مزایای اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان

12 آذر مزایای اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان

کارکنان ستون اصلی یک سازمان موفق هستند. یک تجارت پرسود، شباهت زیادی به یک خانه نوساز دارد که پا‌یه‌های قوی و محکم (کارمندان سازمان) دارد. پرسنل با وظیفه‌شناسی و انجام کار درست، اسباب موفقیت شرکت را فراهم می‌کنند.

استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در این مسیر، همراه نیروهای خود باشند و از سوی دیگر به جای کاغذبازی‌های کسالت‌بار، زمان را صرف کارهای بهتری برای شرکت کنند.

مجله انیگما، در این مطلب قصد دارد به مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در سازمان‌ها اشاره کند. پس همچنان تا انتهای مطلب همراه ما باشید.

10 مزیت انوماسیون حضور و غیاب

در این بخش، به 10 مزیت اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم:

۱- مدیریت گردش کار بدون سروصدا

یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب هوشمند، سهولت در مدیریت جریان کار است. کارفرما، می‌تواند به‌صورت واضح و آشکار تردد کارکنان، درخواست‌های مرخصی، درخواست‌های اضافه کاری و … را مشاهده کند.

فعالیت‌های وقت‌گیری همچون اختصاص وظایف به‌صورت دستی، ردیابی تغییرات شیفت و … می‌تواند با کمک چند کلیک نظارت و اختصاص داده شود. علاوه‌بر‌این، یک سیستم حضور و نظارت می‌تواند جریان کاری را برای تخصیص دارایی‌ها و سایر منابع مفید فراهم کند.

۲- محیط کار بدون کاغذ

با استفاده از یک سیستم تردد حرفه‌ای، مسیر کاغذبازی به طرز چشم‌گیری کمتر می‌شود و از طریق سرورهای میزبان مدیریت می‌شوند. یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر (cloud)، در کاهش هزینه‌های کلی کمک زیادی می‌کند.

۳- ردیابی سریع

اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان، به ردیابی زمانی و مکان فعلی کارکنان از طریق GPS و برچسب‌های جغرافیایی (GEO tagging) اشاره دارد. با استفاده از این فناوری مدرن، شما می‌توانید مکان کارکنان خود را به‌صورت لحظه‌ای ردیابی کرده و ضبط کاملی از جلسات آن‌ها با مشتریان و غیره داشته‌باشید. افزون‌بر ردیابی GPS، شما می‌توانید با استفاده از (GEO fencing) به‌صورت خودکار حضور کارمند را به محض ورود در محدوده دفتر کار ثبت کنید.

نرم افزار حضور و غیاب، زمان حضور و تردد کارکنان، ساعات کاری و درخواست‌های مرخصی آن‌ها را کنترل می‌کند.

۴- داده‌های قابل اعتماد

با کمک اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان‌ها، شما می‌توانید از هزینه‌های زیاد اجتناب کنید. افزون‌براین، داده‌های شما دقیق، مستند، بدون اشتباه و خطاهای انسانی خواهند بود و روی کارایی و بهره‌وری تمرکز دارند.

یک سیستم مرکزی حضور و غیاب، داده‌ها را به‌صورت واقعی ردیابی می‌کند و در نتیجه خطر سرقت زمانی را کاهش می‌دهد. علاوه‌براین، باوجود این سیستم، می‌توان مطمئن بود که هیچ کارمندی امکان تقلب در آن ندارد.

۵- افزایش بهره‌وری

اولین عاملی که مانع از سودآوری هر سازمانی می‌شود، بهره‌وری پایین است. بنابراین، یک تجارت موفق بر پایه حداکثر بهره‌وری و حداقل خطا بنا شده‌است. با استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر، شما می‌توانید از کارهای دستی مانند به‌روزرسانی ساعات کار کارکنان کاسته و روشی ساده اما مؤثر؛ برای پردازش حقوق و دستمزد خود استفاده کنید.

شما با ورود اطلاعات دستی به سیستم، میانگین ۵ ساعت در روز، بیشتر از آنچه که به دست می‌آورید، از دست می‌دهید. بنابراین، پیاده‌سازی یک سیستم حضور و غیاب خودکار می‌تواند این ساعات را به ۲۰ دقیقه کاهش دهد و بیش از ۴ ساعت را برای تمرکز بر سایر مسئولیت‌ها در اختیار شما بگذارد.

۶- حفظ فرهنگ شرکت

بسیاری از سازمان‌ها ممکن است؛ این را ندانند، اما ایجاد یک فرهنگ قوی سازمانی یکی از نادرترین مزایای اتوماسیون حضور و غیاب خودکار است. دسترسی کارکنان به داده‌های خود، بدون دخالت نفر سوم، موجب ایجاد جوی گرم و شاد همراه با اعتماد و اطمینان می‌شود.

با وجود سیستم تردد خودکار، کارکنان به تمامی اطلاعات لازم مانند موجودی مرخصی، تعداد روزهایی که به تعطیلات رفته‌اند، ساعات ترددشان، دسترسی دارند و می‌توانند با توجه به اطلاعات، برنامه‌ریزی خود را انجام دهند.

۷- شخصی‌سازی شده و انعطاف‌پذیر

در زمان‌های کنونی، یک کارفرما در حال انجام همه کارها برای سازگاری با محیط اطراف است. باافزایش محیط‌های کاری ترکیبی حضوری و دورکاری، شما باید شرایطی ایجاد کنید که کارمندان دورکار، احساس نکنند از محیط کار جدا افتاده‌اند.

یک سیستم حضور و غیاب خودکار، حضور کارکنان شما را با استفاده از اپلیکیشن‌های موبایل، برنامه‌های کامپیوتری، دستگاه‌های بیومتریک، دستگاه‌های تشخیص چهره و … ثبت می‌کند و پرسنل دورکار احساس دورماندن و … نخواهند داشت.

۸- مقرون به‌صرفه

به نظر شما، چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب می‌تواند هزینه‌ها را کنترل کند؟ مشکلاتی مانند غیبت‌های بی‌دلیل، تأخیر در پرداخت اضافه‌کاری، زدن کارت حضور برای دیگران و … می‌توانند با حذف ثبت تردد به شیوه سنتی از بین بروند. 

فناوری مدرن برای حضور کارکنان امکان هرگونه دستکاری در داده‌های ذخیره شده را غیرممکن می‌سازد که نتیجه آن، ایجاد یک محیط کاری صادقانه و مقرون به‌صرفه است. علاوه‌بر‌این، این سیستم در حذف هرگونه خطا در پرداخت حقوق کمک خواهد کرد که یک صرفه‌جویی هزینه بزرگ محسوب می‌شود.

۹- دسترسی آسان به گزارش‌ها

داده‌ها، پادشاه هر سازمانی محسوب می‌شوند. شما برای تحلیل رشد شرکت خود، به داده‌های دقیق نیاز دارید، همانطور که برای نظارت بر کارکنان خود به داده‌های دقیق نیاز دارید. با استفاده از یک سیستم خودکار، شما می‌توانید انواع گزارش‌های مرتبط با مالیات‌ها، حضور و غیاب، اضافه‌کاری و … را تولید کنید. تمام گزارش‌های فعالیت‌های منابع انسانی سازمان شما به صورت خودکار تولید می‌شوند و شما می‌توانید تنها با چند کلیک به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

۱۰- ادغام آسان

یکی دیگر از فواید اتوماسیون حضور و غیاب، یکپارچه‌سازی آسان نرم افزار حضور و غیاب با سایر تجهیزات الکترونیک همچون دستگاه بیومتریک، دستگاه تشخیص چهره و … است. یک سیستم حضور و غیاب خودکار، زمان ورود و خروج را از سیستم بیومتریک شما ثبت می‌کند. این کار موجب حذف سنتی تردد شما شده و در زمان صرفه‌جویی زیادی می‌کند. 

از سوی دیگر با اتصال راحت نرم‌افزار تردد پرسنل با سایر پلتفرم‌های شرکت همچون، حقوق و دستمزد و … خرید نرم‌افزار حضور و غیاب به‌صرفه خواهد بود.

نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب برای ساده‌سازی و دقت بیشتر در ردیابی زمان کار کارمندان، به‌ویژه در مدیریت نیروی کار دورکار، انتخابی حیاتی است. این نرم‌افزار به صرفه‌جویی در زمان منابع انسانی و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

و اما در آخر

در این مطلب سعی کردیم؛ درباره مزایای استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان با شما سخن بگوییم و در این رابطه شما را با 10 مزیت آن آشنا کردیم. درنهایت؛ اگر به دنبال خرید یک نرم‌افزار جامع، به‌صرفه با کارایی بالا و راحت هستید،(PAS) گزینه مناسبی است. 

نرم افزار حضور و غیاب PAS یکی از 2 محصول شرکت «انیگما» است که می‌توان آن را به دستگاه حضور و غیاب سازمان متصل و برای تردد پرسنل از آن استفاده کرد. البته این تنها ویژگی این محصول کارآمد نیست و این پلتفرم منحصربه‌فرد، قابلیت نصب روی گوشی را نیز دارد و با نصب آن، می‌توان تردد خود و پرسنل را با آن مدیریت کرد. از سوی دیگر، ویژگی نهایی و جالب این اپلیکیشن، قابلیت استفاده آن به هر دو صورت و همزمان، یعنی اتصال به دستگاه و استفاده روی گوشی همراه است. برای کسب اطلاعات بیشتر کافی است، با ما تماس بگیرید.

منابع: zimyo