11 تیر چطور می‌توانیم پرونده پرسنلی در اکسل درست کنیم؟
در دنیای کسب و کار، مدیریت اطلاعات پرسنلی از موضوعاتی است که بسیار حائز اهمیت محسوب میشود. در واقع نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی از مسائل حیاتی است که تاثیر مستقیم بر کارایی و بهره وری کارمندان دارد. یکی از راهکارهای خوب برای مدیریت این کار، ایجاد یک پرونده پرسنلی در اکسل است.
در این مقاله به شما نحوه ساخت یک پرونده پرسنلی در اکسل را به زبانی ساده و قابل فهم یاد خواهیم داد، تا بتوانید با انجام مراحل ساده ذکر شده، به مواردی مانند سازماندهی و نگهداری اطلاعات پرسنلی، به روز رسانی سریع و آسان اطلاعات، افزایش دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و کاهش خطاهای احتمالی مربوط به نگهداری اطلاعات پرسنلی برسید.میتوانید مقالات بیشتر را در مجله انیگما مطالعه نمایید .
جمع‌آوری اطلاعات پرسنلی
استفاده از پرونده پرسنلی در اکسل یکی از بهترین راه‌ها برای نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی است. ایجاد این پرونده‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات استخدامی پرسنل در یک فایل قابل مدیریت و قابل دسترس باشد و از مشکلاتی مانند ردیابی برگه‌های کاغذی، اشتباهات عملیاتی و بروز خطاهای دیگر در دفترچه‌های مستقل پرهیز شود.
با ایجاد یک پرونده پرسنلی، شما میتوانید اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس، ایمیل و اطلاعات مربوط به استخدام (مانند تاریخ استخدام، شغل و موارد دیگر) را برای هر کارمند در فایلی قابل مدیریت و قابل دسترس داشته باشید.
از طریق این راهکار، شما به سادگی میتوانید پرونده پرسنلی کارمندان خود را مدیریت کنید و در صورت لزوم، به راحتی اطلاعات را به‌روز رسانی کنید.
ایجاد فایل اکسل
در ادامه نحوه ایجاد فایل اکسل و ورود اطلاعات را خواهید آموخت.
-
گام اول: ایجاد عنوان‌های ستون در اکسل
قبل از شروع ورود اطلاعات پرسنلی به پرونده، ایجاد عنوان‌های ستون لازم است. بهتر است که نام، نام خانوادگی، شماره تماس، تاریخ استخدام، پست شغلی و بخش مربوطه را به عنوان ستون‌های پایه برای پرونده پرسنلی ایجاد کنید. البته، این میتواند به میزان نیاز و محدوده کاری سازمان وابسته باشد. برای مثال، در صورتی که بخش ارتباطات و بازاریابی از سازمان دارای کارمندان زیادی است، میتوانید ستون‌های خصوصی به این بخش اختصاص دهید.
یک کارتابل با نام، نام خانوادگی، شماره تماس، تاریخ استخدام، پست شغلی درست کنید.
-
گام دوم: ورود اطلاعات پرسنلی به پرونده
بعد از ایجاد ستون‌های پرونده، باید اطلاعات پرسنلی را به پرونده وارد کنید. جهت این کار، پیشنهاد میشود از کارتابلی استفاده کنید که شامل نام، نام خانوادگی، شماره تماس، تاریخ استخدام، پست شغلی و بخش مربوطه باشد. با به‌روزرسانی اطلاعات پرسنلی کارمندان، شما میتوانید به راحتی به اطلاعات مرتبط با هر یک از کارمندان خود دسترسی داشته باشید.
-
گام سوم: سازماندهی اطلاعات
در این مرحله، پس از ورود اطلاعات پرسنلی به پرونده، باید داده‌ها را سازماندهی کنید. برای سازماندهی داده‌ها میتوانید به تاریخ استخدام، بخش و تیم، پست شغلی و سطح سازمانی کارمندان توجه کنید. در نتیجه، میتوانید به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن به اطلاعات نیازمند دسترسی داشته باشید.
-
گام چهارم: اضافه کردن فیلترها
یکی از ویژگی‌های مفید اکسل، استفاده از فیلترهای مختلف برای مرتب‌سازی و جستجوی اطلاعات است. پس از سازماندهی داده‌ها، با اضافه کردن فیلترهای مختلف به پرونده پرسنلی، میتوانید به راحتی و به سرعت به اطلاعات مربوط به هریک از کارمندان خود دسترسی پیدا کنید. همچنین، میتوانید مجموعه داده‌ها را جستجو کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت فیلتر شده در اکسل جستجو کنید.
-
گام پنجم: به‌روزرسانی اطلاعات
یکی از چالش‌های اصلی در نگهداری پرونده پرسنلی، به روز بودن اطلاعات افراد در پرونده است. برای رفع این چالش، پیشنهاد میشود تا افراد به صورت دوره‌ای اطلاعات شخصی خود را به‌روزرسانی کنند و شما نیز سایر اطلاعات مانند تغییر پست شغلی و بخش مربوطه را دستی به‌روزرسانی کنید. اینکه اطلاعات پرسنلی به‌روز باشد، به‌شما کمک می‌کند تا در هنگام انجام برنامه‌های مختلف مانند برنامه‌ریزی جلسات، توزیع کار و کارتابلی‌ها، با به‌روز بودن اطلاعات مربوط به کارکنان بهتر و کارآمدتر عمل کنید.
به‌روزرسانی اطلاعات کارمندان باعث میشود تا برنامه‌ریزی های کاری بهتر و کارآمدتر باشد.
معرفی فایل‌های اکسل آماده برای ایجاد پرونده پرسنلی مورد استفاده
برای ایجاد پرونده پرسنلی در اکسل، میتوانید از فایل‌های اکسل آماده استفاده کنید که در اینترنت وجود دارند. این فایل‌ها شامل یک پوستر یا یک قالب اصلی برای فایل‌های پرسنلی هستند و می‌توانند به طور موثری در ایجاد پرونده پرسنلی کمک کنند. برخی از ویژگی‌های مشترکی که این فایل‌ها شامل آنها هستند عبارتند از:
1- فضایی برای ذخیره اطلاعات مانند نام کاربر، سمت، شماره تلفن، آدرس، آدرس ایمیل و تاریخ استخدام فرد در سازمان.
2- قالب زیبا و حرفه‌ای با رنگ‌های مناسب برای چشم.
3- برچسب عنوان‌های ستون جهت دسترسی سریع تر به اطلاعات مورد نیاز.
توصیه می‌کنیم که با جستجو در اینترنت، نام فایل‌های اکسل آماده کار در مورد پرونده‌های پرسنلی را بیابید. در مراحل بعدی، میتوانید فایل‌هایی را که بهترین پاسخ به نیازهای شما داشته باشند، انتخاب کنید و در آنها اطلاعات حساس پرسنلی را وارد کنید.
جمع‌بندی نهایی ساخت پرونده پرسنلی در اکسل:
در این مقاله، به نحوه ساخت یک پرونده پرسنلی در اکسل پرداختیم. نگهداری، سازماندهی و مدیریت اطلاعات پرسنلی از مسائل حیاتی در کسب‌وکارها به‌خصوص جهت کارایی و بهره وری کارمندان محسوب میشود. استفاده از یک پرونده پرسنلی در اکسل، به کارفرمایان کمک می‌کند تا در این مورد به‌روز و منظم باشند. دسترسی به اطلاعات مورد نیاز، کاهش خطاها و با پاسخ دهی سریع‌تر نیازهای مرتبط با پرسنل برسند. برای مشاوره بیشتر درباره نحوه ایجاد پرونده پرسنلی در اکسل را در گام‌های ساده میتوانید از منابع انسانی انیگما برای سازماندهی اطلاعات پرسنلی خود استفاده کنید.
