23 تیر بهترین روش‌ها برای کنترل تردد کارمندان چیست؟
کنترل تردد کارمندان به مدیران کمک می‌کند تا ضمن تامین امنیت محل کار، عملکرد کارکنان را بسنجند و در جهت افزایش بهره‌وی سازمان اقدام کنند. دستگاههای حضور و غیاب آنلاین با ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل می‌توانند موقعیت مکانی کارمندان و ساعات حضور آنان، مرخصی‌ها و تاخیرها را محاسبه کنند که این داده‌ها در پرداخت حقوق و دستمز، پاداش و برنامه‌ریزی‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. دستگاههای کنترل رفت و آمد کارکنان دارای قابلیت گزارش‌گیری هستند و در مدیریت عملکرد کارکنان و توسعۀ سازمان به مدیران کمک میکنند. در ادامه به بحث دربارۀ لزوم کنترل رفت و آمد کارکنان و روش‌های مدیریت ورود و خروج پرسنل می‌پردازیم.
مهم‌ترین علل کنترل تردد پرسنل
کنترل ورود و خروج کارمندان به دلایل زیر حائز اهمیت است:
حفظ امنیت
با کنترل ترد پرسنل می‌توان از ورود افراد غیرمجاز به محیط‌های خاص جلوگیری کرد و تهدیدهای امنیتی را کاهش داد.
ثبات و نظم سازمانی
با کنترل ورود و خروج کارمندان می‌توان از اینکه کارمندان در ساعت مقرر در محل کار حاضر می‌شوند اطمینان یافت.
برآورد زمان کارکرد
با کنترل تردد کارمندان می‌توان زمان حضور و غیاب و ساعات کار آنان را ارزیابی کرد.
جلوگیری از تقلب و سوءاستفاده
کنترل تردد کارمندان از طریق محدود کردن دسترسی به منابع یا امکاناتی خاص، می‌تواند مانع از تقلب و سواستفاده از سازمان شود.
ایجاد تعاملات بهتر
با کنترل ورود و خروج کارمندان، مدیران می‌توانند با تکیه بر اطلاعات، زمان‌های مناسبی را برای جلسات و نشست‌های گروهی تعیین کنند و تعاملات بین اعضای گروه را بالا ببرند.
بهترین روش‌های مدیریت و کنترل تردد کارمندان
برای کنترل تردد پرسنل می‌توان از این ابزار و روش‌ها استفاده کرد:
اسکنرها
اسکنرهای اثرانگشت و تکنولوژی تشخیص چهره از جمله سیستم‌های حضور و غیاب الکترونیکی هستند که کارایی بسیاری در شرکتها و سازمانها دارند. این دستگاه‌ها دارای نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین هستند و مدیران با دسترسی به این برنامه‌ها عملکرد کارکنان را می‌سنجند.
مزایا:
- ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل
- ثبت خودکار و دسترسی هم‌زمان به‌دلیل آنلاین بودن
- امکان گزارش‌گیری از برنامه
- سهولت استفاده و ایمنی اطلاعات
معایب:
- عدم ثبت ورود و خروج پرسنل در صورت خرابی دستگاه، قطعی برق یا اختلال اینترنت
- عدم دسترسی به داده‌ها در صورت اختلال شبکه
- امکان حذف اطلاعات در صورت عدم تهیۀ بکاپ یا اختلال سیستم
کارتهای تردد
استفاده از کارتهای تردد راهی موثر برای کنترل رفت و آمد کارکنان است. هر کارمند مجهز به یک کارت است که با قراردادن بر روی دستگاه کارت‌خوان، ورود و خروج او ثبت می‌شود.
مزایا:
- ثبت دقیق زمان و مکان تردد پرسنل
- هزینۀ کمتر
معایب
- ضرورت همراه داشتن کارت
- هزینۀ صدور کارت یا صدور کارت المثنی در صورت مفقودی
- امکان تقلب و استفادۀ پرسنل از کارتهای یکدیگر
نظارت تصویری
استفاده از سیستم‌های نظارت تصویری می‌تواند به مدیران کمک کند تا حضور و غیاب کارمندان را کنترل کنند. نصب دوربین‌ها در محل‌های استراتژیک مانند ورودی‌ها، کارگاه‌ها و مناطق حساس، امکان ضبط تصاویر و بررسی آنها در صورت نیاز را فراهم می‌کند.
مزایا:
- فعالیت‌های پرسنل به‌طور قطعی قابل رصد و پیگیری خواهد بود.
معایب
- هزینۀ بالای نصب دوربین
- وجود نقاط کور
- امکان از کار افتادن دوربین‌ها
- محدودیت ذخیرۀ اطلاعات و عدم دسترسی به اطلاعات قدیمی‌تر
سیستم‌های هوشمند مکان‌یابی
سیستم‌های هوشمند مکان‌یابی بر اساس فناوریهای مانند جیپیاس، به مدیران در کنترل رفت و آمد کارکنان کمک میکنند. می‌توان از طریق نصب برنامه‌هایی بر روی گوشی همراه پرسنل، تردد آنها را در داخل سازمان پیگیری کرد.
مزایا
- مکان‌یابی دقیق پرسنل
- ثبت زمان‌های ورود و خروج
معایب
- هزینۀ استفاده از دستگاههای جیپیاس
- امکان خطای داده‌ها یا عدم ثبت اطلاعات در صورت قطعی شبکه یا همراه نداشتن گوشی موبایل
استفاده از هریک از روش‌های فوق به مدیران در کنترل ورود و خروج کارمندان یاری می‌رساند. مدیران می‌توانند برای کنترل رفت و آمد کارکنان از نرم افزار انیگما استفاده کنند. استفاده از نرمافزارهای مدیریت حضور و غیاب، امکان ثبت و پیگیری ورود و خروج کارمندان را فراهم می‌کند. این نرم‌افزارها علاوه بر ثبت دقیق زمان تردد پرسنل، امکان مدیریت مرخصی‌ها را فراهم میکنند و همچنین گزارش‌های مختلفی را در اختیار مدیران قرار می‌‌دهند. از آنجا که این شبکۀ اطلاعات به‌صورت آنلاین است، مدیران از هر نقطه به آن دسترسی خواهند داشت.
خرید دستگاه کنترل تردد پرسنل
سازمانها و شرکتها می‌توانند با استفاد از دستگاه‌ها و نرمافزارهای کنترل تردد، نسبت به کنترل ورود و خروج کارمندان اقدام کنند. چنانچه قصد خرید این تجهیزات را دارید میتوانید نرمافزار و دستگاههای مربوطه را از شرکت انیگما سفارش بدهید. تنها کافی است با ما تماس بگیرید!
سوالات متداول
یک سیستم مدیریت تردد پرسنل باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
یک سیستم مدیریت تردد پرسنل برای انجام وظایف خود به چندین ویژگی نیاز دارد:
- قابلیت شناسایی دقیق هویت افراد، با استفاده از اثر انگشت، تشخیص چهره، کارتهای هوشمند و غیره
- قابلیت ثبت زمان حضور و غیاب
- امکان تهیۀ گزارش از داده‌ها
- امنیت و حفاظت اطلاعات در برابر افراد غیرمجاز
- قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها از جمله سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و سیستم‌های حسابداری و حقوق و دستمزد
- پشتیبانی فنی و سخت‌‌افزاری و به‌روزرسانی نرمافزار
- سهولت استفاده
آیا هزینۀ خرید نرم افزارهای کنترل تردد کارمندان زیاد است؟
هزینۀ خرید نرمافزارهای کنترل رفت و آمد کارکنان می‌تواند بسته به عوامل مختلفی از جمله ویژگی‌ها، امکانات، محدودیت‌ها و نیازهای سازمانی متفاوت باشد. علاوه بر هزینۀ خرید نرمافزار، هزینه‌های دیگری نیز می‌تواند وجود داشته باشد، از جمله:
- هزینۀ نصب و پیکربندی
- هزینۀ تامین سخت‌افزارهای مورد نیاز
- هزینۀ آموزش پرسنل
- هزینۀ پشتیبانی و به‌روزرسانی دستگاه
- هزینۀ تعمیر و نگهداری دستگاه
بهترین نرم افزار برای کنترل تردد کارمندان کدام است؟
شرکت انیگما بهترین نرمافزارهای موجود برای کنترل ورود و خروج کارمندان را در اختیار شرکتها و سازمانها قرار میدهد. شما میتوانید نرمافزار موردنظر خود را پس از بررسی نیازهای خود و برآورد هزینه از شرکت انیگما تهیه کنید.
آیا استفاده از دستگاههای کنترل تردد پرسنل راحت است؟
بله، استفاده از دستگاههای کنترل تردد پرسنل بهطورکلی راحت است. دستگاههای کنترل ورود و خروج پرسنل از فناوریهای پیشرفتهای مانند اثر انگشت، کارتهای هوشمند، تشخیص چهره، و جیپیاس استفاده میکنند. در طراحی دستگاههای کنترل تردد پرسنل، تلاش شده تا رابط کاربری تا حد امکان ساده باشد.
آیا دستگاههای کنترلگر تردد کارمندان عمر و ماندگاری خوبی دارند؟
عمر مفید و دقت عمل دستگاههای حضور و عیاب آنلاین به عوامل مختلفی مانند کیفیت ساخت، نوع و شرایط استفاده، و نگهداری دستگاه بستگی دارد. درصورتی‌که دستگاههای کنترل تردد پرسنل به‌درستی مورد استفاده قرار گیرند می‌توانند سال‌ها به‌خوبی عمل کنند.
