19 تیر مهم‌ترین ویژگی‌های استفاده از نرم افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب
یک سیستم جامع و کاربردی نرم افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا بهتر بتوانید، ساعات کار کارکنان خود را کنترل کرده و اطمینان حاصل کنید که هیچ‌گونه نقصی در آن وجود ندارد.
پلتفرم‌های جامع و کاربردی مدیریت کنترل حضور و غیاب متعددی در این‌باره وجود دارد که در کنار ارزیابی نیروها، در پرداخت حقوق و دستمزد نیز به‌کار گرفته می‌شوند.
اگر قصد خرید نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب دارید، پیشنهاد می‌شود، پیش از خرید، با ما در وبلاگ مجله انیگما، همراه شوید تا درباره مهم‌ترین ویژگی‌های آن، اطلاعات کاملی در اختیارتان بگذاریم.
نرم افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب چیست؟ مدیریت کنترل حضور و غیاب
پیش از آن‌که، درباره نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب صحبت کنیم، ابتدا باید بدانیم، منظور از مدیریت کنترل حضور و غیاب یا (Attendance Management System) چیست؟
هر راه‌حلی که به نظارت بر زمان سپری شده کارمند در دفتر کمک می‌کند را سیستم مدیریت کنترل حضور و غیاب یا Attendance Management System می‌گویند.
جالب است بدانید، وقتی صحبت از سیستم مدیریت کنترل حضور و غیاب می‌شود، لزوما درباره یک ابزار دیجیتال صحبت نمی‌کنیم. ثبت به‌صورت کاغذی، پر کردن صفحات اکسل با ساعت‌ها و تاریخ‌های ورود و خروج، نیز سیستم مدیریت کنترل حضور و غیاب هستند اما از نوع قدیمی آن.
این روزها باتوجه به این‌که، تکنولوژی به‌سرعت در حال پیشرفت است و تمامی پرسنل در محل کار نیستند و برخی از آن‌ها، ممکن است، دورکار باشند یا شرکت‌ها گسترده‌تر و بزرگ‌تر شده‌اند و حجم نیروها نیز زیاد شدهاست، استفاده از نرم‌افزارهای اختصاصی، بسیار کارگشاست.
انعطاف‌پذیر‌بودن، یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب است که به کارفرما اجازه ایجاد فهرست و کارهای مختلف در پلتفرم می‌دهد.
سخنی کوتاه درباره انواع نرم افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب
پیش از آن‌که درباره خرید نرم‌افزارهای مدیریت کنترل حضور و غیاب صحبت کنیم، باید بدانیم که انواع آن چیست؟
این نرم‌افزار، دو نوع مختلف دارد که عبارتند از:
- مدلی که در فضای ابری فعالیت نمی‌کند و پرسنل از فضای شخصی، به‌طورمثال منزل، امکان دسترسی به آن ندارد.
- نرم‌افزارهایی که تحت وب هستند و به اصطلاح به آن‌ها نرم‌افزارهای ابری می‌گویند.
ویژگی‌های مهم در انتخاب نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب
فرقی نمی‌کند که چه نوع نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب می‌خواهید بخرید، ویژگی‌هایی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم در هر دو نوع باید وجود داشته‌باشد:
1. امکان ثبت ساعت ورود و خروج؛
ثبت ساعت ورود و خروج، یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب است. کارمند شما باید بتواند ورودش به سازمان را اعلام کند، برای زمان‌های استراحتش برنامه‌ریزی کند و در پایان ساعت کاری، خروجش را ثبت کند.
بنابراین مهم‌ترین و درواقع، واجب‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار جامع و کاربردی مدیریت کنترل حضور و غیاب، داشتن زمان ثبت ورود و خروج در آن است.
2. مدیریت مرخصی‌های کارمندان؛
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب، داشتن این قابلیت است که به پرسنل بابت روز از دست رفته، هشدار بدهد تا برایش غیبت ثبت نشود یا این قابلیت را داشته‌باشد که کارمند مرخصی ساعتی از آن بگیرد.
3. قابلیت ادغام با سایر سیتم‌های مدیریتی؛
قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی، از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب است که به شما کمک می‌کند، بدون داشتن 4 ماژول مدیریت منابع انسانی، تنها از یک ابزار کارآمد و حرفه‌ای استفاده کنید.
بنابراین در خرید پلتفرم مدیریت کنترل حضور و غیاب، دقت کنید که این قابلیت را داشته‌باشد.
4 ماژول اساسی و مهم مدیریتی عبارتند از:
- حضور و غیاب (AM)؛
- حقوق و دستمزد (PM)؛
- مدیریت منابع انسانی (HR)؛
- مدیریت ارتباط با مشتری یا (CRM).
4. گزارش‌گیری؛
نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب، باید بتواند گزارش‌ها، تجزیه و تحلیل‌های متناسب ارائه دهد. با وجود قابلیت گزارش‌گیری در این نرم‌افزار، شما میتوانید دیدگاه بهتری درباره ساعت ورود و خروج و … کارکنان خود داشته‌باشید.
5. داشتن تقویم؛
یک پلتفرم مدیریت کنترل حضور و غیاب؛ باید تقویمی داشته‌باشد که با تقویم‌های دیجیتالی Outlook، Google و … همگام‌سازی شده‌باشد.
6. حضور و غیاب بیومتریک؛
یکی از قابلیت‌های بسیار خوبی که برخی از نرم‌افزارهای مدیریت کنترل حضور و غیاب دارند، سیستم بیومتریک است.
سیستم بیومتریک، سبک جدیدی از حضور و غیاب است که در آن افراد هنگام ورود و خروج، باید اثر انگشت یا چهره، صدا یا چشم خود را در سامانه به ثبت برسانند.
درواقع، برای ثبت ورود و خروج افراد، از مشخصات یکتایی آن‌ها استفاده می‌شود.
دستگاه‌های بیومتریک برای شناسایی و ثبت تردد پرسنل، از مشخصات فردی، همچون اثر انگشت، عنبیه، کف‌دست و … استفاده می‌کنند.
7. قابلیت ثبت درخواست کارکنان؛
گاهی اوقات، وقتی عجله داریم، ممکن است فراموش کنیم، ساعت ورود یا خروج خود را ثبت کنیم. یک پلتفرم کاردرست، به پرسنل کمک می‌کند تا ساعت ورود و خروجی که فراموش کرده‌اند را ثبت کنند و پس از موافقت مدیر یا سرپرست مربوطه، آن تغییرات اعمال شود.
در واقع امکان تصحیح در پلتفرم، یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب است که باید در آن پیش‌بینی شده‌باشد.
8. قابلیت پشتیبانی از موبایل و دسترسی به فضای ابری؛
تکنولوژی فضای ابری یا (cloud)، به کارفرما اجازه می‌دهد که حضور کارکنانش را ردیابی کند و به داده‌های پرسنل خود از هرکجا و هرزمان دسترسی دارد و در صورت تأخیر، غیبت یا زودتر آمدن به کارمندان هشدار می‌دهد.
نرم‌افزارهایی که قابلیت پشتیبانی از گوشی همراه دارند به کارکنان دورکار کمک می‌کنند تا به‌صورت دقیق به ثبت حضور و خروج خود بپردازند.
از جمله ویژگی‌های مهم نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب، امن بودن آن‌ها و حفاظت از داده‌های کارکنان به‌طور کامل است.
9. قابلیت سفارشی‌سازی سیستم؛
سفارشی کردن سیستم حضور و غیاب، یک راه کارآمد و حرفه‌ای، برای افزایش کارایی پلتفرم در محیط‌های مختلف است. این ویژگی به ساده‌سازی فرآیندها، کاهش مصرف کاغذ و ردیابی دقیق‌تر کارمندان بسیار کمک می‌کند.
سفارش‌سازی به محیط‌های مختلف اجازه می‌دهد تا پلتفرم سیستم حضور و غیاب را مطابق با خواسته‌ها و نیاز خود تغییر و تنظیم کنند.
همچنین به کارمندان نیز این اجازه را می‌دهد تا از راه دور بر خروج و ورود خود دسترسی داشته‌باشند.
10. کاربر پسندبودن.
در نهایت، سیستم‌هایی مدیریت کنترل حضور و غیاب، باید کاربرپسند باشند و کارمندان با هر میزان مهارت اولیه کامپیوتر، بتواند با آن‌ها کار کنند.
و اما در آخر…
در این مقاله سعی کردیم به مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت کنترل حضور و غیاب اشاره کنیم.
«نرم افزار انیگما» یک نرم افزار کارآمد و حرفه‌ای در همین رابطه است که می‌تواند خدمات مختلف به شما ارائه بدهد. این نرم‌افزار، نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد.
نرم افزار انیگما، قابلیت سفارش‌سازی دارد و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.
کار با انیگما بسیار ساده و آسان است و آموزش کار با آن، به شیوه‌های مختلف حضوری، آنلاین یا آفلاین در دسترس شماست.
ما با کمک تیم پشتیبانی‌مان به شیوه‌های مختلف تلفن ویژه، ایمیل، ارسال تیکت و حضور فعال در تمامی شبکه‌های اجتماعی با کاربران‌مان ارتباط داریم تا در صورت بروز مشکل، در کمترین زمان ممکن، پاسخ‌گوی نیاز شما باشیم.
منبع: spiceworks
