20 تیر چالشهای مدیریت حضور و غیاب‌ها به روش قدیمی و سنتی
مدیریت حضور و غیاب به روش قدیمی و سنتی، به معنای استفاده از روش‌های دستی و غیراتوماتیک برای ثبت ساعت‌های ورود و خرج و مرخصی کارمندان است. در این روش از ابزارهایی مانند دفترچۀ حضور و غیاب، فرم‌های مخصوص یا جدول‌های اکسل استفاده می‌شود. روش قدیمی حضور و غیاب بدون دستگاه با چالش‌ها و معایبی همراه بوده و در بسیاری از موارد جای خود را به روش‌های حضور و غیاب جدید داده است. در ادامه به بررسی روش‌های سنتی مدیریت حضور و غیاب، چالشهای آن و مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب جدید می‌پردازیم.
مدیریت حضور و غیاب کارکنان در گذشته چگونه بود؟
در گذشته، حضور و غیاب کارکنان به صورت سنتی و دستی انجام می‌شد. در این روش عموماً ساعت‌های ورود و خروج و مرخصی‌ها را در دفترچۀ حضور و غیاب و یا در برگه‌هایی یادداشت یا در فرم‌های کامپیوتری وارد می‌کردند و در پایان ماه مورد محاسبه قرار می‌دادند. روش‌های حضور غیاب قدیمی سختی‌ها و چالشهای خاص خود را داشت که نهایتاً باعث شد روش‌های جدیدی برای مدیریت حضور و غیاب مورد استفاده قرار بگیرد. امروزه در بیشتر شرکت‌ها از نرم افزار حضور و غیاب برای مدیریت مرخصی‌ها و کنترل تردد کارکنان استفاده می‌شود؛ به طوری که در بیشتر موارد حضور و غیاب بدون دستگاه عملاً غیرممکن است.
چالشهای مدیریت حضور و غیاب به روش سنتی و قدیمی
خطاهای انسانی
روش حضور غیاب قدیمی با خطاهای بسیاری همراه بود، مانند اشتباه در ثبت زمان ورود و خروج، تأخیر در ثبت اطلاعات، یا از دست رفتن برگه‌ها و فورم‌ها.
زمانبر بودن
استفاده از روش‌های دستی برای ثبت حضور و غیاب بسیار زمانبر است. مدیران باید زمان زیادی را صرف جمع‌آوری و پردازش اطلاعات کنند و این می‌تواند به تأخیر در دسترسی به گزارش‌ها و عدم تصمیم‌گیریِ به‌موقع منجر شود.
امکان تقلب
در روش حضور و غیاب بدون دستگاه به راحتی امکان تقلب در ثبت اطلاعات وجود دارد، برای مثال افراد می‌توانند ساعت ورود و خروج خود را به صورت نادرست بنویسند و هیچکس نیز متوجه نشود.
نبود امکان رصد و گزارش‌گیری
در روش حضور غیاب قدیمی امکان رصد و بررسی وجود ندارد، در‌حالی‌که سازمان به منظور مدیریت عملکرد کارکنان ممکن است نیاز به بررسی بیشتر داده‌ها و تحلیل گزارش‌ها داشته باشد.
مزایا و معایب حضور و غیاب سنتی
در حضور غیاب قدیمی یا سنتی از روش‌های دستی و کاغذی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج پرسنل استفاده می‌شود. این روش در کنار معایب خود، مزایایی هم دارد که در جدول زیر خلاصه شده است.
مزایای حضور غیاب قدیمی
- ساده بودن
- کم هزینه بودن
- عدم نیاز به تخصص
معایب حضور غیاب قدیمی
- عدم دقت
- زمانبر بودن
- کاهش شفافیت اطلاعات
- عدم امکان بررسی و گزارش گیری
مقایسۀ دو روش حضور و غیاب به روش سنتی و جدید
حضور و غیاب جدید
گفتیم که در روش حضور غیاب قدیمی و سنتی، داده‌ها و اطلاعات روی برگه نوشته یا به صورت دستی در اکسل وارد می‌شوند. امروزه با کمک نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج و مرخصی کارمندان به صورت اتوماتیک و نامحدود در دسترس مدیران قرار دارد. در روش حضور و غیاب جدید از دستگاه‌های تشخیص چهره، ثبت اثر انگشت و ثبت کارت استفاده می‌شود و مدیران هرلحظه می‌توانند اطلاعات را از طریق نرم افزار روی موبایل یا کامیپوتر‌شان دریافت کنند.
نرم افزار انیگما یکی از کارآمدترین برنامه‌ها برای حضور و غیاب کارکنان است که در سال‌های اخیر در شرکت‌ها و سازمان‌های بسیاری مورد استفاده قرار گرفته است.
مزایای روش سنتی
- روش سنتی معمولاً ساده‌تر است و به آموزش و فناوری نیاز ندارد.
- روش سنتی هزینۀ کمی دارد، زیرا نیازی به سیستمهای پیچیده و تجهیزات گران‌قیمت ندارد.
معایب روش سنتی
- دقت ثبت اطلاعات به‌لحاظ دستی بودن پایین است که ممکن است باعث بروز خطاهای بسیار شود.
- پردازش دستی اطلاعات زمانبر است و نیاز به تلاش بیشتری دارد که هزینۀ نیروی انسانی را بالا می‌برد.
- دسترسی به اطلاعات محدود است که تحلیل و ارزیابی صحیح را دشوار می‌کند.
مزایای روش جدید
- سیستمهای اتوماتیک دقت بالایی دارند و براساس فناوری تشخیص چهره، اثر انگشت یا کارت‌های الکترونیکی عمل می‌کنند.
- سیستمهای اتوماتیک قابلیت پردازش سریعتر و مدیریت موثرتر اطلاعات را دارند و نیاز به نیروی انسانی کمتر است.
- اطلاعات دقیق و به‌روز دربارۀ حضور و غیاب کارکنان به‌راحتی قابل دسترسی است که کار بررسی را راحت‌تر می‌کند.
- امنیت اطلاعات در روش اتوماتیک بیشتر است و اطلاعات در سیستم محفوظ می‌ماند.
- در حضور و غیاب جدید امکان تقلب و سوء‌استفاده به‌حداقل می‌رسد.
- نرم افزار حضور و غیاب امکان تحلیل و گزارش‌گیری را دارد. این اطلاعات می‌توانند در تجزیه و تحلیل‌های مدیریتی، محاسبۀ حقوق و دستمزد، برنامه‌ریزی منابع انسانی و ارزیابی عملکرد کارمندان مورد استفاده قرار گیرند.
معایب روش جدید
- سیستمهای حضور و غیاب جدید هزینۀ بیشتری دارند.
- نیازمند آموزش و پیاده‌سازی مناسب هستند تا به‌درستی عمل کنند و آسیب نبینند.
- نیازمند پشتیبانی فنی و کامپیوتری هستند.
برای آنکه در یک نگاه این دو روش را با یکدیگر مقایسه نماییم، پیشنهاد می‌کنیم تا نگاهی به جدول زیر داشته باشید:
سخن پایانی
در گذشته اطلاعات ورود و خروج و مرخصی‌ها به‌طور دستی ثبت می‌شد. امروز استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و اسکنرهای تشخیص چهره و اثر انگشت، باعث بهبود کارایی، دقت و شفافیت در مدیریت حضور و غیاب کارکنان شده و به سازمان‌ها کمک کرده است تا به‌درستی منابع خود را مدیریت کنند و از بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار بهره ببرند.
حضور غیاب قدیمی با مزایا و معایبی همراه است. این روش ساده و کم‌‌هزینه است و به تخصص نیاز ندارد اما با دقت پایین، زمانبر بودن و عدم شفافیت مواجه است. در مقایسه، سیستمهای حضور و غیاب جدید از دقت و سرعت بالایی برخوردارند و امکان دسترسی نامحدود به اطلاعات و تحلیل و تهیۀ گزارش‌های مختلف را فراهم می‌کنند. در صورت نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب، میتوانید از نرم افزار انگیما استفاده کنید.
منبع: https://truein.com/electronic-attendance-system-vs-hardware-less-attendance-system/
