03 آبان مزایا و معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان چیست؟
نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان، ابزارهایی تکنولوژی هستند که به سازمان‌ها در امر ارزیابی عملکرد کارکنان تأثیر بسزایی دارند. این نرم‌افزارها، معایب و محاسنی دارند که در این مطلب از مجله انیگما، قصد داریم به مهم‌ترین مزایا و معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان اشاره کنیم. پس همچنان، تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
9 مزیت برتر استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان
در این قسمت به بررسی مهم‌ترین مزایای نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌پردازیم:
۱- ساختارمندی فرآیند
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد کارکنان، اجرای مدون ارزیابی به‌طور ساختارمند است. این روزها با رشد روزافزون تکنولوژی، سازمان‌ها، به جای اعتماد به روش‌های نسبی و غیررسمی، می‌توانند با اطمینان از یک فرآیند استاندارد و تکرارپذیر روند فعالیت خود را نظم بخشند و از آن به بهترین شکل ممکن، بهره‌برداری کنند.
۲- تحلیل داده‌ها
از جمله، مزایای نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان امکان تحلیل داده‌هاست، مدیران می‌توانند الگوها، نقاط ضعف و قوت و تحلیل عملکردهای‌شان را در طول زمان مشاهده کنند. این امر، در بهبود تصمیم‌گیری و هدف‌گذاری بسیار موثر بوده و درواقع؛ یک گام بزرگ اساسی در این مسیر محسوب می‌شود.
۳- سازگاری با نیازهای سازمانی
قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی نیز از جمله مزایای نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان به حساب می‌آید که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا معیارها، فرم‌ها و گزارش‌های ارزیابی را براساس نیازهای خود تنظیم کنند.
۴- ارتقاء تعامل و ارتباط
نرم‌افزارها می‌توانند فرآیند ارزیابی را تبدیل به یک فرآیند تعاملی کنند، جایی‌که کارکنان و مدیران به‌صورت مداوم و در زمان حقیقی با هم ارتباط دارند.
۵- قابلیت دسترسی آنلاین
با قابلیت‌های مبتنی بر وب، کارکنان و مدیران می‌توانند از هر نقطه‌ای با دسترسی به اینترنت به سیستم دسترسی پیدا کنند، این امر از جمله مزایای نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان، است که به افزایش انعطاف‌پذیری و حضور موثر آن‌ها بسیار کمک می‌کند.
۶- کاهش خطاهای انسانی
با خودکارسازی فرآیند ارزیابی، احتمال خطاهای ناشی از واردات دستی و تفاسیر غیرمنسجم به‌طرز فاحشی، کاهش می‌یابد.
۷- صرفه‌جویی در زمان
نرم‌افزارها، امکان جمع‌آوری، مرتب‌سازی و گزارش‌دهی اطلاعات را در زمان کمتری فراهم می‌کنند.
۸- یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر
بسیاری از نرم‌افزارهای ارزیابی، قابلیت ادغام با سیستم‌های HRM، ERP یا سایر نرم‌افزارهای مدیریتی را دارند، این امر موجب، تبادل اطلاعات و بهره‌برداری متقابل می‌شود.
۹- ارتقاء شفافیت
استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان، موجب افزایش شفافیت و اعتماد کارکنان می‌شود.
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان بسیار متنوع و گسترده است. سازمان‌ها با کمک این نرم‌افزارها می‌توانند، فرایندهای خود را بهبود ببخشند، منابع‌شان را بهینه‌سازی کنند و با دقت بیشتری به ارزیابی و توسعه کارکنان خود بپردازند.
مهم‌ترین معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان
پس از آنکه درباره مزایای استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان صحبت کردیم، نوبت آن است که مهم‌ترین معایب آن‌ها را نیز با شما بررسی کنیم.
* هزینه بالا
تهیه، نصب و پشتیبانی از نرم‌افزارها می‌تواند هزینه‌بر باشد. همچنین، هزینه‌های جاری مانند به‌روزرسانی‌ها و اشتراک‌های ماهانه را نیز باید در نظر بگیرید.
* نیاز به آموزش
کارکنان و مدیران باید برای استفاده از نرم‌افزار، آموزش ببینند که این امر، ممکن‌است؛ زمان‌بر و هزینه‌بر باشد.
* محدودیت‌های نرم‌افزاری
از جمله معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان، می‌توان به محدودیت آن‌ها در اجرای تمام خواسته‌های سازمان دانست.
* وابستگی به تکنولوژی
در صورتی‌که مشکلات فنی یا قطعی در سیستم پیش بیاید، فرآیند ارزیابی ممکن است؛ تعطیل شود. این مسئله، یکی دیگر از معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان محسوب می‌شود. چون کارکنان و مدیران به آن وابسته می‌شوند.
* کاهش ارتباط انسانی
با وجود این نرم‌افزارها، افراد تعامل کمتری با هم خواهند داشت و به نوعی ارتباطات انسان‌ها با هم، بسیار محدود خواهد شد.
* مسائل امنیتی
یکی از بارزترین معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان، ایراد در مسائل امنیتی است که در زمان خرید باید به آن توجه ویژه داشت.
* نیاز به‌روزرسانی مداوم
در کنار مزایای به‌روزرسانی مداوم نرم‌افزارها، معایبی نیز این مسئله دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به مواردی همچون افزایش هزینه جاری، ایجاد وقفه‌های موقت در دسترسی به پلتفرم، آموزش‌های پیاپی و مجدد، مشکل در سازگاری با سیستم‌های دیگر، اشاره کرد که همگی در زمره معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان محسوب می‌شود.
درنهایت، در حالی‌که، نرم‌افزارهای ارزیابی کارکنان می‌توانند مزایای متعددی برای سازمان‌ها داشته‌باشند، استفاده بهینه از آن‌ها نیازمند توجه به موارد فوق و ارتقاء استراتژی‌های مدیریتی است.
و اما در آخر…
در این مطلب سعی کردیم به مزایا و معایب نرم‌افزار ارزیابی کارکنان اشاره کنیم. چنانچه برای شرکت خود به دنبال یک نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی کارآمد و حرفه‌ای هستید، «نرم افزار انیگما»، انتخاب مناسبی است.
انیگما، نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.
منبع: smallbusiness
