تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت مدیریت دورکاری

10 دی تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت مدیریت دورکاری

در عصر دیجیتال، مدیریت دورکاری تبدیل به یک بخش حیاتی و مهم در سازمان‌ها شده‌است. اما؛ چگونه فرهنگ سازمانی می‌تواند بر موفقیت یا شکست مدیریت دورکاری تاثیر بگذارد؟ این مطلب نگاهی عمیق به نقش ارزش‌ها، باورها و رویه‌های سازمانی در شکل‌دهی رویکردهای سیستم مدیریت دورکاری می‌اندازد. برای کشف این تاثیرات و یافتن راه‌های نوآورانه برای افزایش بهره‌وری دورکاری، با ما در مجله انیگما همراه باشید.

نقش فرهنگ سازمانی در انتخاب نرم‌افزار دورکاری

فرهنگ سازمانی نقش کلیدی در انتخاب ابزارها و موفقیت سیستم مدیریت دورکاری دارد. این فرهنگ، مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، و اهداف است که رفتارها و تصمیم‌ها در یک سازمان را شکل می‌دهد. در دنیای دورکاری، موقعیت مکانی دیگر محدود به یک فضای فیزیکی مشخص نیست و فرهنگ سازمانی، تعیین‌کننده اصلی ابزارهایی است که برای همکاری و ارتباط انتخاب می‌کنند.

سازمان‌هایی که فرهنگی متمرکز بر نوآوری و انعطاف‌پذیری دارند، اغلب؛ به سمت ابزارهای دیجیتالی پیشرفته و چندکاره رو می‌آورند. این ابزارها امکانات مختلفی همچون ارتباطات آنی، مدیریت پروژه‌های مجازی، و اشتراک‌گذاری فایل‌ها را در یک پلتفرم واحد ارائه می‌دهند. برای مثال، پلتفرم‌هایی مانند Slack یا Microsoft Teams، که امکانات گفت‌وگو، جلسه‌های ویدیویی و مدیریت وظایف را به صورت یک‌جا و در یک پلتفرم دارند، برای این سازمان‌ها، گزینه‌ای محبوب به حساب می‌آیند.

از سوی دیگر، سازمان‌هایی با فرهنگ سنتی‌تر از ابزارهای ساده‌تر و کاربردی‌تر استفاده می‌کنند که بیشتر روی اساسی‌ترین نیازهای ارتباطی متمرکز است. در این حالت، تمرکز روی استفاده از ایمیل‌ها و سیستم‌های مدیریت پروژه ساده‌تر مانند Basecamp یا Trello متمرکز خواهد بود.

درنهایت، انتخاب ابزار و سیستم مدیریت دورکاری در یک سازمان با نیازهای فنی آن شرکت و فرهنگ و ارزش‌های سازمانی هماهنگی و ارتباط مستقیم دارد. این هماهنگی اطمینان می‌دهد که ابزارهای انتخابی نه تنها به لحاظ فنی کارآمد هستند، بلکه به تقویت فرهنگ سازمانی و افزایش همکاری و ارتباط در تیم نیز کمک می‌کنند.

مدیریت موفق دورکاری، خلاقیت و بهره‌وری را در نیروها به طرز چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

چگونه می‌توانیم همکاری و ارتباط را در محیط دورکاری تقویت کنیم؟

تقویت همکاری و ارتباط در موفقیت مدیریت دورکاری، یک امر حیاتی است. استراتژی‌ها و ابزارهای مختلفی در این راستا وجود دارند که می‌توانند به تیم‌های دورکار کمک کنند. در ادامه لیستی از ابزارها که در موقعیت‌های محتلف در موفقیت مدیریت دورکاری سازمان سهیم هستند را با شما در میان می‌گذاریم:

• برگزاری جلسه‌های مجازی منظم با استفاده از ابزارهای ویدئو کنفرانس مانند Zoom یا Microsoft Teams به اعضای تیم کمک می‌کند که ارتباط چهره‌به‌چهره را حفظ کنند و احساس نزدیکی بیشتری داشته باشند.
• استفاده از برنامه‌های مدیریت پروژه نظیر Asana یا Trello نیز به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف، مهلت‌ها و پیشرفت کارها را روشن و منظم نگه دارند. 
• شبکه‌های اجتماعی داخلی مثل Yammer یا Slack می‌توانند فضایی برای تعاملات غیررسمی و ساخت جامعه‌ای درون سازمانی فراهم کنند، جایی‌که کارمندان می‌توانند دستاوردها را جشن بگیرند و پشتیبانی اجتماعی دریافت کنند.
• نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و حضور و غیاب نیز نقش مهمی در موفقیت مدیریت سیستم دورکاری دارند. این سیستم‌ها به مدیران اجازه می‌دهند تا درک بهتری از حضور، عملکرد و نیازهای تیم خود داشته باشند و به کارمندان نیز اجازه می‌دهند به راحتی زمان‌های کاری، مرخصی‌ها و دیگر موارد مرتبط با منابع انسانی را مدیریت کنند. 

با ترکیب این ابزارها، تیم‌های دورکار می‌توانند به طور مؤثری همکاری کنند و ارتباطات سازنده‌ای داشته باشند.

مدیریت دورکاری چه چالش‌هایی دارد و راهکارهای آن چیست؟

در دنیای دورکاری، چالش‌هایی نظیر احساس انزوا، مدیریت زمان نامناسب و یافتن تعادل میان کار و زندگی شخصی می‌تواند تجربه کاری را برای افراد دشوار سازد. خوشبختانه، راه‌حل‌هایی برای مقابله با این چالش‌ها وجود دارد که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به استفاده از نرم ‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و نرم‌افزارهای حضور و غیاب اشاره کرد.

نرم‌ افزارهای مدیریت منابع انسانی به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد و نیازهای کارمندان را به طور موثرتری رصد و مدیریت کنند. این سیستم‌ها اغلب، دارای امکاناتی برای مدیریت مرخصی کارکنان آموزش و توسعه منابع انسانی، و ارزیابی عملکرد کارکنان هستند و به تقویت انگیزه و حفظ تعادل کاری پرسنل بسیار کمک می‌کنند.

از سوی دیگر، نرم‌افزارهای حضور و غیاب همچون «نرم افزار حضور و غیاب PAS» امکان رصد دقیق زمان کاری کارمندان را فراهم می‌کنند. این ابزارها به کارکنان اجازه می‌دهند تا زمان کاری خود را به طور موثرتری مدیریت کنند، که این امر به کاهش استرس و بهبود تعادل کار-زندگی آن‌ها بسیار کمک می‌کند. 

همچنین، با فراهم کردن امکاناتی برای ثبت زمان ورود و خروج، تیم‌ها می‌توانند بهتر همکاری کرده و فعالیت‌های خود را هماهنگ سازند. این رویکردها به‌طور کلی به بهبود محیط کار دورکاری کمک شایانی می‌کند.

چگونه موفقیت مدیریت دورکاری در یک سازمان تضمین می‌شود؟

با کمک 5 استراتژی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم، می‌توانید در سیستم مدیریت دورکاری پرسنل‌های شرکت‌تان موفق عمل کنید:

۱- تکنولوژی مناسب

استفاده از فناوری در سیستم مدیریت دورکاری، نقش کلیدی دارد ابزارهای مناسب می‌توانند به تیم‌های دورکار کمک کنند تا:

• به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، حتی اگر در مکان‌های مختلف باشند.
• اسناد و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
• پروژه‌ها را مدیریت کنند.
• وظایف را ردیابی کنند.

برخی از ابزارهای فناوری مهم برای سیستم مدیریت دورکاری عبارتند از:

• ابزارهای ویدئو کنفرانس مانند:  Zoom، Google Meet و  Microsoft Teams
• ابزارهای مدیریت کار مانند: Asana، Trello  و Slack
• ابزارهای ذخیره‌سازی ابری همچون: Dropbox، Google Drive  و OneDrive

۲- اولویت ارتباط

ارتباط یکی از چالش‌های اصلی دورکاری است. تیم‌های دورکار باید برای اطمینان از برقراری ارتباط موثر، برنامه‌ریزی و تلاش کنند. برخی از راه‌های بهبود ارتباط در مدیریت دورکاری عبارتند از:

• برگزاری جلسات منظم روزانه ۱۵ دقیقه‌ای ویدیویی و جلسات هفتگی ساختارمند.
• استفاده از ابزارهای ارتباطی موثر مانند ویدئو کنفرانس، چت و ایمیل.
• ایجاد فرهنگ ارتباطی انعطاف‌پذیر.

۳- اعتمادسازی

اعتماد یکی از پایه‌های اصلی موفقیت مدیریت دورکاری است. مدیران تیم‌های دورکار باید برای ایجاد اعتماد بین اعضای تیم، تلاش کنند. برخی از راه‌های ایجاد اعتماد عبارتند از:

• اختیاردادن و انعطاف‌پذیر بودن نسبت به کارکنان، به آن‌ها کمک می‌کند تا احساس ارزش و قدردانی کنند.
• ارائه بازخورد منظم به کارکنان، موجب پیشرفت آن‌ها می‌شود.
• ایجاد یک فرهنگ ارتباط شفاف، به کارکنان کمک می‌کند تا احساس کنند مهم هستند و در جریان امور قرار می‌گیرند.

۴- استفاده از رویه‌های شفاف

استفاده از رویه‌های شفاف، به تیم‌های دورکار کمک می‌کند تا همسو باشند و از سردرگمی جلوگیری می‌کند .برخی از رویه‌های مهم که باید در دورکاری به آن‌ها توجه کنید، عبار‌ت‌اند از:

• شرح وظایف واضح و دقیق، موجب شده تا کارمندان بدانند چه انتظاری از آن‌ها می‌رود.
• فرایند تصمیم‌گیری شفاف، به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند چگونه می‌توانند مشارکت کنند.
• روش‌های حل اختلاف شفاف، به پرسنل کمک می‌کند تا در صورت بروز اختلاف، به طور موثر آن را حل کنند.

۵- فرصت‌های رشد

فرصت‌های رشد، به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و انگیزه‌شان را حفظ کنند.برخی از راه‌های ارائه فرصت‌های رشد به کارمندان دورکار عبارت‌اند از:

• ارائه فرصت‌های آموزش و توسعه
• تشویق به یادگیری مطالب و اطلاعات جدید
• ایجاد فرهنگ قدردانی و احساس ارزشمندی به منظور افزایش انگیزه 

مدیریت دورکاری، کلید رشد و شکوفایی کسب‌وکارها در سال‌های آینده خواهد بود.

واما سخن آخر

موفقیت مدیریت دورکاری، ارتباط مستقیم به استفاده هوشمندانه از ابزارهای دیجیتالی و توجه به فرهنگ سازمانی دارد. نرم‌افزارهای منابع انسانی و حضور و غیاب نقش کلیدی در تقویت همکاری، بهبود مدیریت زمان و حفظ تعادل کار-زندگی دارند.

چنانچه قصد خرید یک پلتفرم جامع و کاربردی در این زمینه دارید، نرم افزار حضور و غیاب انیگما، گزینه مناسبی است.

«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما می‌توانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید. 

این شرکت، 2 نرم افزار مشهور به نام‌های نرم افزار حضور و غیاب PAS و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.

منبع: forbes