چطور مرخصی کارکنان خود را مدیریت کنیم؟

31 خرداد چطور مرخصی کارکنان خود را مدیریت کنیم؟

ایجاد تعادل بین مدیریت مرخصی کارکنان و فعالیت‌های مختلف کسب‌وکار، در ابتدا، شاید به‌نظر دشوار  یا محال به نظر بیاید. اما با اتخاذ سیاست‌های درست، می‌توان این کار را به گونه‌ای انجام داد که هم کارمندان خوشحال و راضی باشند و هم به کسب‌وکارمان آسیبی وارد نشود.

در این مقاله از مجله اینگما قصد داریم، به نحوه مدیریت مرخصی پرسنل‌ اشاره کنیم؛ پس اگر شما نیز این دغدغه را دارید، تا انتهای مقاله همراه‌مان باشید.

مدیریت مرخصی (Leave Management) چیست؟

مدیریت مرخصی یا مدیریت زمان مرخصی، ایجاد یک تعامل سازنده، منصفانه و دقیق، بین اعضای تیم شما و کسب‌وکارتان هست که در عین حفظ شرایط پرسنل، به تجارت شما نیز آسیبی وارد نمی‌کند و کارکنان می‌توانند از انواع مرخصی‌ها همچون تعطیلات، مرخصی استعلاجی (sick leave)، مرخصی در مواقع اضطراری (emergencies leave) و … استفاده کنند و شما نیز براساس خط‌مشی‌ شرکت، دستورالعمل‌ها و قوانین کسب و کار با آن‌ها برخورد می‌‌کنید.

در مدیریت مرخصی کارکنان، 4 بخش مهم را باید در نظر بگیرید که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1. تدوین مجموعه قوانین نیروی انسانی برای حفظ عملکرد کسب‌ و کار شما؛
2. تضمین رعایت قانون کار؛
3. تایید پایبندی به سیاست‌های تجاری؛
4. حفظ رضایت کارکنان.

اگر مالک یا مدیری هستید که تمامی موارد اشاره شده را در نظر می‌گیرید، پیشنهاد می‌شود که یک بخش، به‌عنوان منابع انسانی در شرکت یا سازمان خود راه‌اندازی کنید و مدیریت مرخصی کارکنان را به آن بسپارید.

چند نوع مرخصی در سازمان‌ها و شرکت‌ها وجود دارد؟

به‌منظور مدیریت بهتر مرخصی کارکنان، بهتر است، در قدم اول با انواع مرخصی آشنا شوید:

·  مرخصی با حقوق (PTO)؛

تحقیقات نشان داده که افراد به‌منظور بازدهی بیشتر در کار، نیاز به مرخصی دارند. دادن مرخصی با حقوق یا (Paid Time Off) به کارمندان سخت‌کوش کمک می‌کند تا بین کار و زندگی خود تعادل ایجاد کنند. مرخصی با حقوق، انواع مختلف دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

مرخصی استعلاجی (sick leave)؛

این مرخصی برای مواقعی استفاده می‌شود که فرد یا یکی از اعضای خانواده‌اش بیمار هستند یا نوبت دکتر دارند.

مرخصی سوگواری یا اتفاق‌های تلخ (bereavement leave)؛

• مرخصی که برای مرگ اعضای خانواده درجه یک، شرکت‌ها به کارمندان‌شان می‌دهند تا در مراسم تشییع و تدفین شرکت کنند.
• مرخصی زایمان (maternity leave)؛
• مرخصی زایمان در اواخر بارداری و زایمان به پرسنل داده‌ می‌شود.

·  مرخصی بدون حقوق (leave without pay)؛

همانطور که از نامش پیداست، در این نوع مرخصی، فرد حقوقی در ازای روزهایی که مرخصی می‌رود، نخواهد داشت. اغلب کسب‌و‌کارها، مرخصی با حقوق برای پرسنل خود ندارند و کارمندان در صورت نیاز به مرخصی، حقوقی نخواهند داشت.

به‌منظور مدیریت مرخصی پرسنل خود، باید نوع و میزان مرخصی کارمندان خود را بررسی کنید و مشخص کنید کدام کارمندان بیشتر از ساعت کاری خود، مرخصی می‌گیرند.

مهم‌ترین نکات برای مدیریت مرخصی کارآمد کارکنان

در محیط‌های کاری مدرن، کارمندان به منظور داشتن محیطی شاد و پویا، از شرکت خود انتظار سیاست‌های مدیریتی انعطاف‌پذیر و همدلانه دارند و به دنبال فضایی هستند که مدیران بتوانند به شیوه‌ای موثر با مرخصی‌ کارمندان خود همراهی کنند.

با توجه به این مسئله، بهتراست که در تعامل با مدیریت مرخصی پرسنل خود، به یک سری نکات تسلط کامل داشته باشید که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

1. با قانون کار، آشنایی کامل داشته‌باشید؛

اولین قدم در مدیریت مرخصی کارآمد پرسنل، تسلط کامل بر قوانین کار است. برای اطمینان می‌توانید از یک وکیل که تسلط کامل بر قوانین تجارت نیز دارد، به‌عنوان مشاور در سازمان خود کمک بگیرید.

2. استراتژی‌ها و اهداف کسب‌و‌کار خود را بشناسید؛

پیش از آن‌که بتوانید یک برنامه مدیریت مرخصی جامع کاربرد برای پرسنل خود طراحی و اجرا کنید، ابتدا، باید استراتژی‌ها و اهداف کسب‌و‌کار خود را مشخص کرده‌باشید و به آن‌ها اشراف کامل داشته‌باشید.

3. به‌منظور مدیریت مرخصی کارکنان خود، خط مشی شرکت تان را طراحی کنید؛

از جمله نکات دیگر که در مدیریت مرخصی باید د نظر بگیید، تعیین خط مشی مدیریت مرخصی کارکنان است، برای این تعیین خط مشی موارد زیر را در نظر بگیرید:

• تعطیلاتی که کسب‌و‌کارتان به‌صورت اختصاصی دارد، چیست؟
• انواع مرخصی‌هایی که کارکنان می‌توانند داشته‌باشند. به‌عنوان مثال، مرخصی استعلاجی، استحقاقی و … .
• چگونه شرکت، مرخصی کارکنان را محاسبه می‌کند؟
• نحوه کسر زمان مرخصی در کسب‌و‌کار شما چگونه‌است؟
• اگر کارمندان از تمام مرخصی‌های خود استفاده نکنند، چه اتفاقی می‌افتد؟
• روند درخواست مرخصی در شرکت شما به چه‌صورت است؟

به منظور مدیریت مرخصی کارکنان در قوانین شرکت، مشخص کنید که پرسنل هرچند وقت می‌توانند درخواست مرخصی بدهند.

4. یک کتابچه راهنمای مرخصی آنلاین برای شرکت‌تان طراحی کنید؛

طراحی یک کتابچه آنلاین که در آن دستورلعمل‌ها نوشته شده، یک روش مناسب برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد مسائل مختلف از جمله مرخصی است. اطمینان حاصل کنید که تمامی کارکنان می‌توانند در هرکجا و هر زمان مطالب کتابچه راهنما را مطالعه کنند.

5. در مدیریت منابع انسانی خود، احتمال تغییر شرایط را در نظر بگیرید؛

هرچقدر که برنامه مدیریت منابع انسانی‌تان کامل باشد، باز هم احتمال اشتباه یا تغییر در آن وجود دارد. بنابراین زمانی‌که این فرآیند به اجرا در می‌آید، احتمال تغییر در آن وجود دارد.

6. تغییرات را در اسرع‌وقت به اشتراک بگذارید؛

هنگامی‌که تغییرات ایجاد می‌کنید، مطمئن شوید که به تمامی کارکنان اطلاع‌رسانی می‌شود. می‌توانید کتابچه‌ی راهنمای آنلاین را ویرایش کنید و سپس یک ایمیل بزنید و تمامی کارکنان را متوجه تغییرات کنید.

7. انعطاف‌پذیر باشید.

هر سیاستی که برای کسب‌و‌کارتان در نظر می‌گیرید، باید با کارمندان‌تان سازگار باشد.

چطور با برنامه‌ریزی  موثر می‌توانید، مرخصی پرسنل را مدیریت کنید.

با «نرم‌افزار انیگما» می‌توانید به مدیریت و برنامه‌ریزی مرخصی پرسنل خود بپردازید. این نرم افزار، یک ابزار بسیار مناسب برای مدیریت مرخصی‌ها و ماموریت‌هاست و با کمک آن، کارکنان می‌توانند مرخصی‌شان را در زمان کوتاه با گوشی همراه نیز ثبت کنند.

علاوه‌براین، پرسنل شما برای ثبت ورود و خروج‌شان، مأموریت‌هایی که رفته‌اند، می‌توانند از آن استفاده کنند و هزینه‌هایی که در این رابطه پرداخت کرده‌اند را با مدارک‌شان در این پلتفرم ضمیمه کنند.

این نرم افزار نه تنها به مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و … نظم می‌بخشد، بلکه به مدیران نیز کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن متوجه شوند که کدام کارمند به مأموریت رفته‌است؟ چه کسی مرخصی‌است و … .

و اما در آخر…

در این مقاله سعی کردیم هرآنچه مربوط به مدیریت مرخصی کارکنان به کارتان می‌آید را در اختیار شما بگذاریم.

«انیگما» نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و می‌توانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.

کار با انیگما بسیار ساده و آسان است و آموزش کار با آن، به شیوه‌های مختلف حضوری، آنلاین یا آفلاین در دسترس شماست. ما با کمک تیم پشتیبانی‌مان به شیوه‌های مختلف تلفن ویژه، ایمیل، ارسال تیکت و حضور فعال در تمامی شبکه‌های اجتماعی با کاربران‌مان ارتباط داریم تا در صورت بروز مشکل، در کمترین زمان ممکن، پاسخ‌گوی نیاز شما باشیم.

خلاصه، اگر می‌خواهید با یک پلتفرم ساده و آسان به مرخصی پرسنل خود نظم بخشید و آن را مدیریت کنید، انیگما در خدمت شماست.

منبع: getsling