02 اسفند چالش‌های مرخصی کارکنان، کاهش استرس و افزایش بهره‌وری
چالش‌های مرخصی کارکنان در پی عدم مدیریت به وجود می‌آیند؛ در صورتی که کارکنان و مدیران طبق یک سیستم برنامه‌ریزی شده، برای درخواست و ثبت مرخصی اقدام کنند، این عمل می‌تواند نتایج مثبتی به همراه داشته باشد و با افزایش بهره‌وری برای سازمان‌ها همراه باشد و با کاهش استرس‌های کاری، انگیزه را در کارکنان بیشتر کند.
در ادامه این مطلب از مجله انیگما همراه ما باشید، تا چالش‌ها و رویکردهای پیشگیرانه در مدیریت مرخصی را مورد بررسی قرار دهیم.
بررسی چالش‌های مرخصی کارکنان
چشم‌پوشی از حق مرخصی
جمله “من هیچ وقت مرخصی نمی‌گیرم” را معمولا کارکنانی می‌گویند که به دلایل مختلفی هرگز از حق مرخصی خود استفاده نمی‌کنند. اگرچه این موضوع می‌تواند از دید شرکت مثبت به نظر بیاید، اما زمانی که کارکنان احساس کنند که از حق مرخصی خود به‌طور مناسب استفاده نکرده‌اند، در پی آن مشکلاتی پیش می‌آید و این می‌تواند به کاهش انگیزه اعضای یک تیم منجر شود و سطح استرس کاری را افزایش دهد. در واقع در شرکت‌هایی که سیستم مدیریت مرخصی کارکنان مناسبی وجود ندارد، این مشکلات به وضوح بیشتر خواهد شد.
زمانی که سازمان‌ها و شرکت‌ها به یک سیستم مدیریت مرخصی کارکنان مجهز باشند، همه اعضا از حقوق خود در خصوص مرخصی مطلع می‌شوند. مدیران نیز می‌توانند به کارمندانی که مرخصی نمی‌گیرند، توصیه کنند که از حقوق خود استفاده کنند.
چشم‌پوشی از حق مرخصی
تفاوت فعالیت‌های فرهنگی و اجتماعی کارکنان
چالش های مرخصی کارکنان شامل تاثیراتی می‌شود، که افراد یک مجموعه از تفاوت‌های فرهنگی می‌گیرند. در جامعه امروزی افراد به فعالیت فرهنگی و اجتماعی مختلفی می‌پردازند و این تنوع در محیط کار نیز به وضوح قابل مشاهده است. بر همین اساس نمی‌توان مرخصی و تعطیلات مشترک برای کارکنان در نظر گرفت. در واقع باید رویه‌ای وجود داشته باشد، که مرخصی کارکنان را به عنوان تعطیلات اختیاری، تعیین کند تا در محیط‌های چند فرهنگی، سازمان‌ها نیز بتوانند از حضور کارمندان بهره کافی را ببرند.
عدم توجه به درخواست‌های مرخصی
اگر درخواست‌های مرخصی از طریق راه‌های ارتباطی غیرمرتبط ثبت شوند، ممکن است باعث نادیده گرفتن آن‌ها توسط مدیران شود، یا حتی در مواردی از وجود آن‌ها باخبر نشوند.
فرض کنید یک کارمند درخواست مرخصی را از طریق واتساپ ثبت کند و سپس به اشتباه همه گفتگوها به صورت دو طرفه حذف شوند. حالا اگر مدیر از کارمند بخواهد که مدرکی از درخواست خود داشته باشد، نمی‌تواند ثابت کند که چنین درخواستی داشته است. بنابراین چنین شرایطی می‌تواند مشکلاتی برای کارمند رقم بزند و امکان گرفتن مرخصی از او سلب شود.
در مقابل همین وضعیت می‌تواند به نفع کارمند نیز کار کند. فرض کنید او ادعا کند که مدیر قبل از پاک شدن گفتگو مرخصی را تایید کرده است؛ بنابراین راهی برای اثبات این موضوع باقی نمی‌ماند.
نگهداری سوابق مرخصی
یکی دیگر از چالش های مرخصی کارکنان مرتبط با نگهداری سوابق مرخصی است. به این معنا که حتی در شرکت‌های کوچک با تعداد کارمندان محدود، نگهداری و پیگیری مرخصی‌ها و تعطیلات هر کارمند می‌تواند یک وظیفه مشکل‌ساز و زمان‌بر باشد. این موضوع نشان می‌دهد که نیاز به یک سیستم مدیریت مرخصی به طور دقیق و کارآمد حس می‌شود تا از اشکالات و خطاهای مرتبط با نگهداری سوابق جلوگیری شود.
تغییر در تاریخ‌های مرخصی یا لغو آن ممکن است موجب تکرار کل فرآیند شود. این امر در شرایطی که تاریخ‌های مرخصی به تاریخ پردازش حقوق نزدیک شده باشد، مشکلات بیشتری را به وجود می‌آورد. بنابراین تاکید بر ضرورت یک سیستم مدیریت مرخصی و استفاده از نرم افزارهای گزارش مرخصی، به منظور پیشگیری از این چالش‌ها و افزایش بهره‌وری و دقت در فرآیند مدیریت مرخصی به وضوح اهمیت بالایی دارد.
اهمیت مدیریت مرخصی
مدیریت مرخصی کارکنان از دو دیدگاه اهمیت دارد؛ ضمن اینکه این موضوع تمام زمینه‌های مرتبط با مرخصی کارکنان را شامل می‌شود، که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مرخصی بین تعطیلی
- مرخصی ساعتی
- مرخصی بدون حقوق
- مدیریت زایمان
- مرخصی استعلاجی
- مرخصی ازدواج
اهمیت مدیریت مرخصی از دیدگاه شرکت
از دیدگاه شرکت چالش‌های مرخصی کارکنان و مدیریت آن چندان مهم است، که اگر بیش از 30 درصد کارکنان همزمان تصمیم بگیرند به مرخصی بروند، زیان سنگینی به بار می‌آید. هر چند که گرفتن مرخصی حق قانونی افراد است، اما دستاوردهای شرکت به طور مستقیم از رفتار جمعی کارکنان تاثیر می‌پذیرد، بنابراین باید درخواست‌های مرخصی، به کمک نرم‌افزارهای گزارش مرخصی، از جمله نرم افزارهای انیگما مدیریت شوند، تا حضور حداقل 70 درصد از کارکنان در شرکت در همه اوقات تضمین شود.
اهمیت مدیریت مرخصی از دیدگاه کارمندان
برای کارمندان نیز مدیریت مرخصی به معنای ایجاد تعادل بین کار و زندگی است. بنابراین سازمان‌ها باید یک سیستم مشخص برای پیگیری مرخصی‌ها داشته باشند، تا کارمندان نیز در نحوه مدیریت مرخصی‌های خود موفق عمل کنند.
هر دو دیدگاه شرکت و کارمند در مدیریت و گزارش مرخصی، بر روی درآمد کارمندان و دستاوردهای سازمان، به صورت مستقیم و غیرمستقیم تاثیر می‌گذارند.
جمع بندی نهایی
چالش‌های مرخصی کارکنان با داشتن یک سیستم مدیریت مرخصی به طور کامل قابل حل هستند و به صورت دو جانبه، کارکنان و سازمان‌ها می‌توانند به بهره‌روری و سود بیشتر برسند و کارمندان به کمک رویه‌های مشخص، بین کار و زندگی تعادل لازم را برقرار کنند.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع: Keka
