06 آذر 9 نکته برای هماهنگی و ارتباط تیم‌های دورکاری
هماهنگی تیم‌ها همواره ارزشمند هست، اما؛ وقتی اعضا از هم دورند و به اصطلاح دورکار هستند، اهمیت این موضوع دوچندان می‌شود. در این مطلب از مجله انیگما قصد داریم، درباره روش‌های ارتباط تیم های دورکاری صحبت کنیم و شما را با 10 نکته در این رابطه، آشنا سازیم تا هماهنگی تیم‌های دورکاری با یکدیگر دوچندان شود. پس تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
چگونه می‌توان ارتباط تیم های دورکار را افزایش داد؟
همانطور که اشاره شد، انجام کار تیمی همواره مهم و ارزشمند است. در این قسمت به 10 نکته در رابطه با ارتباط و هماهنگی اعضای تیم‌ها اشاره می‌کنیم:
۱- اهداف تیم را واضح و روشن تعریف و مشخص کنید.
تعیین رابطه هدفمند، شفاف و روشن موجب بهبود ارتباط تیم های دورکاری با یکدیگر می‌شود. همواره یادتان باشد، اعضای تیم وقتی می‌توانند بهترین خودشان در کار باشند، که هدفی برای آن داشته‌باشند و از سوی دیگر، هر دو طرف ماجرا، یعنی اعضای تیم و مدیر یا سرپرست، درک یکسانی از کار و ماجرا داشته باشند. شفافیت، نه تنها موجب افزایش اعتماد دو طرف می‌شود، بلکه هماهنگی تیم‌های دورکار را با هم بیشتر می‌کند.
۲- یک برنامه ارتباطی تنظیم کنید.
یکی دیگر از شیوه‌های موثر برای برقراری ارتباط تیم های دورکاری، تعیین زمان‌های مشخص برای جلسات دوره‌ای و منظم است. وقتی شما با اعضای دورکار خود جلسات منظم دارید، بهتر میتوانید با هم هماهنگ رفتار کنید.
۳- از ابزارهای ارتباطی مناسب استفاده کنید.
در دنیای دیجیتالی این روزها، برای افزایش ارتباط تیم های دورکاری با هم، نرم‌افزارهای ارتباطی، گامی بزرگ و موثر هستند. نرم‌افزارهای ارتباطی باید امکانات مختلف همچون چت، برقراری تماس‌های ویدئویی و به اشتراک‌گذاری فایل داشته باشند تا اعضای دورکار بتوانند برای انجام کار تیمی بهتر از آن‌ها استفاده کنند.
تشویق به ارتباط باز و صادقانه می‌تواند به ایجاد محیطی امن و همکاری‌محور کمک کند و هماهنگی بین اعضای تیم های دورکار را بهتر سازد.
۴- فضای تیم های دورکار نباید خیلی جدی باشد
ارتباط تیم های دورکاری در فضاهای غیررسمی و اجتماعی، موجب افزایش اعتماد و جوی سازنده برای انجام کار تیمی می‌شود و روابط اعضا را با هم قوی‌تر می‌سازد و اعضا با هم احساس نزدیکی بیشتر می‌کنند.
۵- وظایف اعضای دورکار را مشخص کنید.
تنظیم انتظارات واضح مانند ساعات کاری، پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و پیام‌ها، می‌تواند به جلوگیری از سوءتفاهمات کمک کند و ارتباط تیم های دورکاری را با هم بهتر سازد.
۶- فرهنگ سازمانی مثبت را تقویت کنید.
فرهنگ سازمانی که بر ارتباط باز و صادقانه، احترام متقابل و حمایت تیمی تأکید دارد، می‌تواند به تقویت ارتباط در تیم‌های دورکاری کمک زیادی کند.
۷- از ابزارهای مدیریت پروزه کمک بگیرید.
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Trello برای ردیابی پیشرفت و وظایف کمک می‌کند تا اعضای تیم بتوانند به راحتی با هم همکاری کنند و هماهنگی بین اعضای تیم نیز افزایش می‌یابد.
۸- آموزش‌های مناسب به اعضای تیم ارائه دهید.
از آنجاکه اعضای تیم همگی دورکار هستند، با ارائه آموزش‌های لازم در رابطه با ابزارهای دیجیتال و تکنیک‌های موثر، میتوانید تیم را به ابزار کارآمدتر مجهز کنید و هماهنگی تیم های دورکاری را دوچندان کنید.
۹- محیطی پویا برای بازخورد مستمر ایجاد کنید.
اعضای تیم را تشویق کنید تا به شما بازخورد و پیشنهاد دهند و فضای کاری پویایی ایجاد کنید.
بهترین نرم افزارهای مدیریت دورکاری، چه ویژگی‌هایی دارند؟
ارتباط و هماهنگی در تیم های دورکاری اغلب؛ از طریق نرم‌افزارهای مخصوص صورت می‌گیرد. این نرم‌افزارها به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا فارغ از موقعیت جغرافیایی اعضا، به‌صورت مؤثری با یکدیگر در تماس باشند. در اینجا به برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و ابزارهایی که این نرم‌افزارها باید داشته‌باشند، اشاره می‌کنیم:
* امکان تماس ویدئویی و صوتی
امکان برقراری جلسات ویدئویی و صوتی به تیم‌ها این فرصت را می‌دهد تا در زمان مشخص و از پیش تعیین شده با هم ارتباط برقرار کنند.
* چت و پیام‌رسانی
نرم افزار مدیریت دورکاری باید امکان چت و ارسال پیام‌های متنی فوری داشته‌باشد تا اطلاعات مورد نیاز را اعضا بتوانند با هم سریع به اشتراک بگذارند.
* مدیریت پروژه و وظایف
ابزارهای مدیریت پروژه به اعضای تیم اجازه می‌دهند تا وظایف را تعیین، توزیع و پیگیری کنند.
* به اشتراک‌گذاری فایل و همکاری
نرم افزار مدیریت دورکاری باید امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را به اعضای تیم‌ها دهد تا نیروها بتوانند همزمان روی آن‌ها کار کنند و ارتباط اعضای تیم با یکدیگر بهتر شود و درنهایت هماهنگ‌تر با هم کار کنند.
* تقویم و برنامه‌ریزی
یک نرم افزار مدیریت دورکاری کاربردی، باید تقویم داشته باشد تا با آن بتوان جلسات و برنامه‌های تیم را هماهنگ و زمان‌بندی‌ها را مدیریت کرد.
* امنیت و حریم خصوصی
با توجه به اینکه، اعضا بخشی از اطلاعات خصوصی خود را در این پلتفرم‌ها قرار می‌دهند، نرم افزارهای مدیریت دورکاری باید به مسائل مربوط به امنیت و حفظ حریم خصوصی توجه ویژه داشته‌باشند.
توجه به تعادل بین کار و زندگی شخصی و احترام گذاشتن به حریم خصوصی اعضای تیم به حفظ سلامت روانی و انگیزه آن‌ها کمک می‌کند.
و اما سخن آخر
ارتباط و هماهنگی در تیم های دورکاری مستلزم استفاده از ابزارهای دیجیتالی برای تماس‌های ویدئویی، چت و مدیریت پروژه است. برگزاری جلسات منظم، ایجاد فرهنگ باز و شفاف، و توجه به تعادل کار و زندگی شخصی به حفظ ارتباط مؤثر و سلامت روانی تیم کمک زیادی می‌کند. تقویت مهارت‌های ارتباطی و تشویق به بازخورد فعال نیز برای افزایش کارایی و همکاری در تیم‌های دورکاری ضروری است.
اگر به دنبال یک نرم‌افزار جامع و به صرفه برای افزایش ارتباط و هماهنگی تیم های دورکار هستید، نرم افزار حضور و غیاب (PAS) گزینه مناسبی است.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، 2 نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع: processgroup
