11 شهریور 10 ویژگی مثبت یک نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی
نرم افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی ، ابزاری حیاتی برای برنامه‌ریزی، اجرا و پایش منابع انسانی یک سازمان است. این سیستم‌ها، از جذب نیرو تا ارزیابی عملکرد، فرآیندهای مربوط به کارکنان را ساده، مرتب و کارآمد می‌کندن. با بهره‌برداری از این نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند منابع انسانی خود را بهینه‌سازی کنند.
این بار ما در مجله انیگما، قصد داریم در مورد 10 ویژگی برتر نرم افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی با شما صحبت کنیم. پس همچنان همراه ما باشید.
مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی
نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی (HRMS)، ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و فعالیت‌های مرتبط با کارکنان خود را به‌صورت الکترونیکی مدیریت و نظارت کنند. این نوع نرم‌افزارها ممکن است ویژگی‌های مختلفی داشته باشند، ولی ویژگی‌های رایجی که در بسیاری از این سیستم‌ها مشاهده می‌شود عبارتند از:
1. ثبت داده کارکنان
ثبت داده کارکنان در نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات منابع انسانی به قسمتی اشاره دارد که اطلاعات کارکنان یک سازمان را نگهداری و مدیریت می‌کنند. این قسمت خود از اجزای زیر تشکیل شده‌است:
· ثبت اطلاعات
وقتی یک کارمند جدید به سازمان اضافه می‌شود، اطلاعات پایه‌ای او، مانند نام، نام‌خانوادگی، تاریخ تولد، شماره تماس، آدرس، تاریخ استخدام، شماره پرسنلی و مشخصات شغلی وی در سیستم ثبت می‌شود.
· پایگاه داده
تمام اطلاعات در پایگاه داده مرکزی نگهداری می‌شوند. این پایگاه به مدیریت منابع انسانی امکان دسترسی به اطلاعات کارکنان را می‌دهد و آن‌ها را به‌روزرسانی یا ویرایش می‌کند.
· جست‌وجو و فیلتر کردن
در این سیستم‌ها اغلب؛ امکانات جست‌وجو و فیلتر کردن، وجود دارد.
· امنیت داده‌ها
اطلاعات کارکنان حساس هستند و باید در برابر دسترسی‌های غیرمجاز محافظت شوند. بسیاری از نرم‌افزارهای HRMSویژگی‌های امنیتی دارند که اطمینان حاصل می‌کنند، فقط افراد مجاز به داده‌ها دسترسی پیدا می‌کنند.
ثبت پایگاه داده کارکنان، یکی از ویژگی‌های اساسی نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات کارکنان خود را به‌صورت منظم، مؤثر و امن نگهداری کنند.
2. مدیریت حقوق و دستمزد
مدیریت حقوق و دستمزد به فرآیندها، روش‌ها و سیستم‌هایی اشاره دارد که یک سازمان یا کسب‌و‌کار برای محاسبه، پرداخت و گزارش حقوق، دستمزد و سایر مزایای مالی کارکنان خود از آن استفاده می‌کند. این فعالیت‌ها از جمله مهم‌ترین وظایف بخش منابع انسانی است و باید بادقت و به‌صورت مداوم انجام شوند. مواردی که اغلب؛ در زمینه مدیریت حقوق و دستمزد مطرح می‌شوند به شرح زیر هستند:
- محاسبه حقوق و دستمزد
- پرداخت
- گزارش‌دهی
- کسورات قانونی
- مدیریت مزایای فرعی
- امکانات خودسرویس برای کارکنان
- رعایت مقررات و قوانین
- به‌روزرسانی و تطابق
- پاسخ به پرسش‌ها و مسائل
3. مدیریت غیبت و حضور
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی، مدیریت غیبت و حضور است. این سیستم به مدیریت کمک می‌کند تا با دقت بیشتری از وقت کارکنان خود آگاه شوند و بتوانند به بهره‌وری بهتری دست یابند. موارد زیر جزئیاتی از این نرم‌افزار را در اختیار شما می‌گذارد:
- ثبت حضور
- ثبت غیبت
- تعطیلات و مرخصی‌ها
- گزارش‌دهی
- ارزیابی و تجزیه و تحلیل
- مدیریت اضافه کار
- رعایت قوانین و مقررات
4. سیستم جذب و استخدام
سیستم جذب و استخدام، بخشی از نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با بهره‌وری بیشتر، امور پرسنلی خود را اداره کنند. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند جذب نیروهای جدید را به‌صورت مرتب و موثر انجام دهند.
5. آموزش و توسعه
نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی بخشی نیز دارد که به آموزش و توسعه اختصاص دارد.این بخش شامل موارد زیر است:
- مدیریت دوره‌های آموزشی
- تعیین نیازهای آموزشی
- پورتال آموزشی
- گزارش‌دهی و ارزیابی
- مدیریت مسیر حرفه‌ای
- مدیریت محتوای آموزشی
- ارتباط با سایر سیستم‌ها
آموزش و توسعه؛ یکی از بخش‌های کلیدی در مدیریت منابع انسانی است که به توسعه پتانسیل کارکنان و ارتقاء بهره‌وری و عملکرد سازمانی کمک می‌کند.
6. مدیریت مزایا
مدیریت مزایا، در نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی به موضوعات و فرآیندهای مرتبط با مزایای مالی و غیرمالی کارکنان اشاره می کند. این مزایا ممکن است؛ شامل حقوق و دستمزد، بیمه‌ها، پاداش‌ها، برنامه‌های بازنشستگی و دیگر مزایا باشد. ویژگی‌های مرتبط با مدیریت مزایا در نرم‌افزارهای HR می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
· پایگاه داده مزایا
ایجاد و نگهداری یک پایگاه داده کامل از تمام مزایایی که به کارکنان ارائه می‌شود.
· انتخاب مزایا
اجازه به کارکنان برای انتخاب مزایای مختلف از بین گزینه‌های موجود، براساس نیازها و ترجیح‌های خود.
· تعرفه‌بندی و محاسبات
محاسبه هزینه‌های مرتبط با هر یک از مزایا برای هر کارمند، براساس برنامه‌های موجود.
· گزارش‌دهی و تحلیل
ارائه گزارش‌ها و داده‌های تحلیلی مرتبط با استفاده از مزایا و هزینه‌های مرتبط.
· برنامه‌های بازنشستگی
مدیریت و پیگیری برنامه‌های بازنشستگی مانند صندوق بازنشستگی، برنامه‌های مطابقتی و .. .
· بیمه‌ها
مدیریت برنامه‌های بیمه سلامت، بیمه زندگی، بیمه دندانپزشکی و سایر بیمه‌های مرتبط با کارکنان.
· پاداش‌ها و تشویق‌ها
ارائه، محاسبه و پیگیری برنامه‌های پاداش و تشویق براساس عملکرد.
· پورتال کارکنان
واسطی برای کارکنان تا از طریق آن با تمام مزایا، برنامه‌ها و گزینه‌های موجود آشنا شوند، انتخابات خود را انجام دهند و تغییرات را مشاهده کنند.
7. ارزیابی عملکرد
ازویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی، وجود بخشی در آن است که به ارزیابی عملکرد کارکنان اختصاص دارد. این بخش خود از اجزای زیر تشکیل شده‌است:
- تعریف و تنظیم اهداف
- سنجش و ارزیابی
- بازخورد
- پلان‌ریزی توسعه
- گزارش‌دهی
- تکامل و بهبود فرآیند ارزیابی
8. گزارش‌دهی و تحلیل
در نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM)، بخشی به گزارش‌دهی و تحلیل و ارائه و نمایش داده‌ها اختصاص دارد. همچنین، این اطلاعات به مدیران و تصمیم‌گیران این امکان را می‌دهد که به‌طور موثر تصمیم‌گیری کنند و استراتژی‌های خود را برنامه‌ریزی نمایند.
9. مدیریت ارتباط با کارکنان (Employee Self-Service)
منظور از مدیریت ارتباط با کارکنان، دسترسی کارمندان به اطلاعات شخصی خود است تا بتوانند در صورت لزوم آن‌ها را تغییر دهند یا درخواست‌های مرتبط با منابع انسانی را ارسال کنند.
10. مدیریت ماموریت‌ها
آخرین ویژگی نرم‌افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی، وجود بخشی در آن است که به مدیریت مأموریت‌ها اختصاص دارد. این بخش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌ها، سفرها و مأموریت‌های خارج از محل کار کارکنان را مدیریت و نظارت کنند. ویژگی‌های این بخش شامل موارد زیر هستند:
· تایید و رد
مدیران می‌توانند درخواست‌های مأموریت را تایید یا رد کنند.
· مدیریت هزینه‌ها
رصد و مدیریت هزینه‌های مرتبط با مأموریت، از جمله اقامت، حمل‌و‌نقل و هزینه‌های روزانه.
· گزارش‌ها
ایجاد گزارش‌های مفصل از مأموریت‌ها، از جمله مدت زمان، هزینه‌ها و نتایج.
· ارتباط با سایر ماژول‌ها
ارتباط با نرم افزار سیستم حقوق و دستمزد برای محاسبه اضافه‌کار یا پرداخت‌های مرتبط با مأموریت.
· پیگیری وضعیت
امکان مشاهده وضعیت فعلی مأموریت، ازجمله در حال انتظار برای تایید، تایید شده، در حال انجام یا پایان یافته.
· یادآوری‌ها و اعلان‌ها
ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها به کارکنان یا مدیران در مراحل مختلف مأموریت.
مدیریت مأموریت‌ها در نرم‌افزارهای منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند مأموریت‌ها را به طور کارآمد مدیریت کنند، هزینه‌ها را کنترل کرده و به کارکنان اجازه دهند تا مأموریت‌های خود را با دقت و به‌موقع انجام دهند.
و اما در آخر…
در این مقاله سعی کردیم به 10 ویژگی برتر نرم افزار مدیریت اطلاعات منابع انسانی اشاره کنیم. در صورتی‌که قصد دارید به سازمان یا شرکت خود نظم ببخشید، میتوانید از «نرم افزار مدیریت منابع انسانی انیگما» کمک بگیرید.
انیگما نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.
منبع: resources.workable
