27 تیر نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارمندان یکی از روش‌های رایج در مدیریت منابع انسانی است. این دستگاه‌ها در ورودی ساختمان‌ها نصب می‌شوند و با استفاده از فناوری‌های مختلف مانند اثر انگشت، کارت‌های تردد و تشخیص چهره، زمان ورود و خروج پرسنل به شرکت را ثبت می‌کنند. ثبت دقیق و اتوماتیک ورود و خروج مزایای بسیاری دارد و موجب نظم بیشتر سازمانی، سهولت در مدیریت کارکنان و تسریع در پرداخت حقوق و دستمزد می‌شود. اما پیش از آن‌که سازمان بتواند از اطلاعات دستگاه حضور و غیاب پرسنل استفاده کند باید به‌نحوی داده‌ها را تخلیه کند. در ادامه با روش‌های تخیلۀ اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب و مزایای استفاده از این دستگاه‌ها آشنا می‌شوید.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب پرسنل
دستگاه حضور و غیاب پرسنل با داشتن مزایایی که در ادامه می‌خوانید در سازمان‌های مختلف به‌منظور مدیریت عملکرد کارکنان و افزایش بهره‌وری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم حضور و غیاب آنلاین در محاسبۀ ساعات کار و مرخصی و بررسی عملکرد منابع انسانی بسیار کارآمد است.
دقت بالا
دستگاه حضور و غیاب کارمندان به‌صورت دقیق زمان حضور و غیاب کارکنان را ثبت می‌کند. در این حالت نیازی نیست نگران خطاهای انسانی در ثبت مشخصات پرسنل و زمان ورود و خروج باشید.
صرفه‌جویی در زمان
در سال‌های گذشته ساعت‌های ورود و خروج به‌صورت دستی بر روی کاغذ ثبت می‌شد. با وجود دستگاه حضور و غیاب پرسنل و با بی‌نیاز شدن از ثبت دستی، در منابع و زمان صرفه‌جویی می‌کنید.
افزایش امنیت
استفاده از فناوری‌های شناسایی در دستگاه حضور و غیاب، امنیت سازمان را بالا می‌برد و جلوی تقلب در ثبت اطلاعات را می‌گیرد.
امکان گزارش‌گیری و تحلیل
بعضی از دستگاه‌ها قابلیت گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات را دارند. گزارش‌هایی که از دستگاه حضور و غیاب استخراج می‌شود، به مدیران در برنامه‌ریزی، پرداخت حقوق و دستمزد و پاداش، اعطای مرخصی و نظیر آن کمک می‌کند.
تخلیۀ اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب
راه‌های استخراج اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب پرسنل
تخلیۀ اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب
نحوۀ تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب کارمندان ممکن است بسته به نوع سیستم و تکنولوژی مورد استفاده متفاوت باشد. در ادامه، روش‌های معمول برای تخلیۀ اطلاعاتِ نرم افزار حضور و غیاب را شرح می‌دهیم:
استفاده از USB
برخی از مدل‌های دستگاه حضور و غیاب دارای پورت USB هستند که کار استخراج اطلاعات را آسان می‌کند. کافی است فلش خود را به این دستگاه متصل کنید و از طریق منوی دستگاه، اطلاعات را بر روی فلش منتقل کنید. با زدن فلش به کامپیوتر میتوانید اطلاعات را به رایانۀ خود انتقال بدهید.
اگر فلش در اختیار ندارید راه دیگر این است که از یک کابل یو‌اس‌بی استفاده کنید و با استفاده از آن دستگاه و کامپیوتر را به‌یکدیگر متصل کنید. در این حالت میتوانید اطلاعات را به‌طور مستقیم از دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر خود انتقال دهید.
استفاده از کارت حافظه
دستگاه حضور و غیاب کارمندان ممکن است دارای فضای ذخیره‌سازی داخلی یا درگاه کارت حافظه باشد. در این صورت میتوانید کارت حافظه را از دستگاه جدا کرده و به کامپیوتر خود متصل کنید تا اطلاعات را به‌راحتی از کارت استخراج کنید.
استفاده از شبکه
اگر دستگاه حضور و غیاب کارمندان دارای نرم افزار مدیریت و قابلیت اتصال به وای‌فای باشد، میتوانید از طریق اینترنت به‌صورت آنلاین و نامحدود به اطلاعات دستگاه دسترسی داشته باشید. در این حالت اطلاعات بدون دخالت و به‌طور اتوماتیک بر روی سرور منتقل می‌شوند و شما از طریق نرم افزار حضور و غیاب یا صفحات وب به اطلاعات دسترسی خواهید داشت.
استفاده از بلوتوث
برخی از دستگاه‌ها از فناوری بلوتوث پشتیبانی می‌کنند. در این حالت با استفاده از اتصال بلوتوث بین دستگاه و کامپیوتر خود میتوانید از طریق نرم افزار حضور و غیاب اطلاعات را تخلیه کنید.
آیا تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب آسان است؟
بله، تخلیۀ اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب معمولاً فرآیندی ساده و بی‌دردسر است. با این حال، باید توجه داشت که روند تخلیۀ اطلاعات ممکن است بسته به نوع دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب و روش اتصال به سیستم مدیریت در محیط کار شما متفاوت باشد. در برخی موارد، این کار ممکن است نیازمند دانش فنی یا تجربه باشد.
سخن آخر
سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب از روش‌های رایج در مدیریت منابع انسانی است. این سیستم‌ها با استفاده از فناوری‌های مختلف مانند اثر انگشت، کارت‌های مخصوص و تشخیص چهره، به کسب‌و‌کارها کمک می‌کنند تا حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت دقیق و اتوماتیک ثبت کنند. استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارمندان می‌تواند به بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری سازمان کمک کند. با این حال، در اجرای موفق این سیستم‌ها، نیاز به پشتیبانی فنی و تخصصی، آموزش مناسب کارکنان و قوانین لازم برای محفاظت از اطلاعات خصوصی کارمندان دارید. همچنین نیاز دارید تا اطلاعات را به‌نحو صحیح از دستگاه تخلیه کنید.
در صورتی که دستگاه شما دارای قابلیت اتصال USB باشد، به‌راحتی میتوانید به کمک یک فلش یا کابل اطلاعات را به کامپیوتر منتقل کنید. در برخی مدل‌ها اطلاعات بر روی کارت حافظه ذخیره می‌شود که با جداکردن کارت حافظه و متصل کردن آن به کامپیوتر، اطلاعات در اختیار شما خواهد بود. برخی دستگاه‌ها همراه با نرم‌افزار مدیریت عرضه می‌شوند. در این حالت با نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر خود و اتصال آنلاین به دستگاه امکان دسترسی به اطلاعات وجود دارد. بعضی از مدل‌ها هم مجهز به تکنولوژی بلوتوث هستند و از طریق اتصال بین دستگاه و کامپیوتر میتوانید اطلاعات را به سیستم خود منتقل کنید. اگر قصد استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را دارید میتوانید با شرکت انیگما تماس بگیرید و از کارشناسان فروش مشاوره دریافت کنید.
