09 اسفند نرم افزار حضور و غیاب و انطباق آن با استانداردهای کاری
نرم افزار حضور و غیاب یک ابزار مدیریتی است که برای کارفرمایان و حتی کارکنان نیز بسیار مفید می‌باشد. یک نرم افزار حضور و غیاب خوب باید استانداردهای کاری مد نظر شما را به نحو احسن پشتیبانی کند و امکاناتی برای مدیریت موارد مد نظر شما را فراهم کند. به عنوان مثال، این نرم افزار باید بتواند ساعات کاری و مرخصی‌ها را به صورت دقیق و قابل اعتماد ثبت و طبقه بندی کند. ما در این مطلب به اهمیت نرم افزار حضور و غیاب و انطباق آن با استانداردهای کاری خواهیم پرداخت. برای کسب اطلاعات بیشتر در مجله انیگما همراه ما باشید.
چرا انطباق نرم افزار حضور و غیاب با استانداردهای کاری مهم است؟
نرم افزار حضور و غیاب ابزاری مدرن برای کمک به کارفرمایان می‌باشد تا حضور و غیاب کارکنان را به صورت دقیق و با دسترسی آسان رصد و مدیریت کنند. این نرم افزارها معمولاً از تکنولوژی‌هایی مانند بارکد، کارت‌های پرسنلی، اثر انگشت و یا تشخیص چهره برای ثبت حضور و غیاب استفاده می‌کنند.
انطباق نرم افزار حضور و غیاب با استانداردهای کاری نیز بسیار مهم است. نرم افزار حضور و غیاب باید قابلیت انطباق با این استانداردها را داشته باشد و بتواند اطلاعات مورد نیاز برای رعایت این استانداردها را فراهم کند. استانداردهای کاری می‌توانند شامل مواردی مانند ساعات کاری حداکثر و حداقل، مرخصی‌ها، ساعات اضافه کاری، تعطیلی‌ها و تعطیلات رسمی، مدیریت مرخصی‌های مرضی و ماموریت‌ها، محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس حضور و غیاب، امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی کارکنان و مدیریت انواع مختلف مراحل مرتبط با حضور و غیاب کارکنان باشند.
انطباق نرم افزار حضور و غیاب با استانداردهای کاری بسیار مهم است
در ادامه چند نکته برای انطباق نرم افزار حضور و غیاب با استانداردهای کاری را مطرح می‌کنیم:
· ثبت دقیق حضور و غیاب:
اولین و مهم‌ترین قابلیتی که هر نرم افزار حضور و غیاب باید داشته باشد این است که بتواند امکان ثبت دقیق و صحیح حضور و غیاب کارکنان را فراهم کند، از جمله این موارد می‌توان به ورود و خروج از محل کار، مرخصی‌ها، تعطیلی‌ها و سایر موارد مرتبط اشاره نمود.
· محاسبه حقوق و دستمزد:
یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد باید بتواند بر اساس اطلاعات حضور و غیاب، حقوق و دستمزد کارکنان را به صورت دقیق محاسبه و آن را با استانداردهای مربوطه منطبق کند چرا که در صورت عدم هماهنگی بین استانداردهای کاری وضع شده با نرم افزارهای حضور و غیاب، محاسبه‌ی صحیح حقوق و دستمزد میسر نخواهد شد.
· مدیریت مرخصی‌ها و تعطیلات
این نرم افزار باید امکان مدیریت مرخصی‌ها، تعطیلات و ماموریت‌ها را برای تصمیم گیرندگان سازمان شما فراهم نماید و به صورت دقیق آن‌ها را رصد کند. همچنین نرم افزار باید قادر باشد ساعات کاری کارکنان را رصد کرده و مدیریت کند، از جمله شناسایی ساعات کاری معمولی، اضافه کاری، مرخصی و تعطیلی‌ها.
· امنیت و حریم خصوصی:
یکی از کارکردهای پویا در نرم افزارهای حضور و غیاب این است که شما میتوانید از نظر امنیتی و حفظ حریم خصوصی کارکنان، در نرم افزار حضور و غیاب استاندارهای کاری خود را مطابق با قوانین محلی و مورد نظر خود تعریف نمایید.
· انطباق با استانداردهای محلی و بین‌المللی:
نرم افزار حضور و غیاب شما باید با استانداردهای محلی و بین‌المللی مربوط به ساعات کاری، مرخصی‌ها، حقوق و دستمزد و دیگر موارد مرتبط با حضور و غیاب هماهنگ باشد.
· گزارش‌دهی:
تولید گزارش‌های دقیق و جامع از ویژگی‌های مهم هر نرم افزار حضور و غیاب می‌باشد تا کارفرمایان بتوانند اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را مدیریت و تحلیل کنند. این گزارش‌ها می‌توانند به مدیران هر واحد یا مدیران بالاتر اطلاعات لازم را در خصوص حضور و غیاب کارکنان ارائه دهند.
· انعطاف‌پذیری:
نرم افزار باید قابلیت انطباق با نیازهای ویژه و مختلف کسب و کارها را داشته و امکان سفارشی‌سازی و گسترش داشته باشد.
· هشدارها و یادآوری‌ها:
وقتی که نرم افزار حضور و غیاب استانداردهای کاری را از طریق ارسال هشدارها و یادآوری‌های لازم به کارکنان اطلاع رسانی نماید شما میتوانید با صرف انرژی بسیار کمتر از رعایت این استانداردها و حضور به موقع پرسنل خود اطمینان حاصل کنید. این فرایند به بهبود عملکرد کارکنان و بهینه سازی زمان کارفرمایان و مسئولین حوزه‌ی منابع انسانی منجر خواهد شد.
· اتصال به سیستم‌های دیگر:
نرم افزار شما باید قابلیت اتصال به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM)، حسابداری و سایر سیستم‌های مرتبط را داشته باشد تا اطلاعات به صورت هماهنگ منتقل شوند.
· پشتیبانی از انواع شیفت‌ها:
برخی از کسب و کارها از شیفت‌های چندگانه برای کارکنان خود استفاده می‌کنند، بنابراین نرم افزار حضور و غیابی که در سازمان شما به‌کار گرفته می‌شود باید توانایی پاسخگویی نسبت به انواع مختلف شیفت‌های کاری را داشته باشد؛ شما میتوانید نرم افزار حضور و غیاب و انطباق آن استاندرادهای کاری تعریف شده را متناسب نیازهای شرکت خود سازماندهی کنید.
نکات مربوط به انطباق نرم افزار حضور و غیاب با استانداردهای کاری
سخن پایانی
به طور کلی، نرم افزارهای حضور و غیاب باید به صورت جامع و دقیق با استانداردهای کاری هماهنگ شده باشند تا به مدیران و کارفرمایان کمک کنند تا به بهترین شکل ممکن مدیریت کارکنان را انجام دهند. در یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب شما باید بتوانید استاندارهای کاری سازمان خود را تعریف نمایید تا فرایندهای مرتبط به حضور و غیاب کارکنان شما بدون اختلال و مطابق نیاز شما انجام گردد. ما در این مطلب نرم افزار حضور و غیاب و انطباق آن استانداردهای کاری را بررسی نمودیم. اگر شما قصد تهیه نرم افزار حضور و غیاب را دارید، ما در انیگما بهترین خدمات را به شما ارائه خواهیم داد.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
