هر آنچه باید درباره نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان بدانید

08 مرداد هر آنچه باید درباره نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان بدانید

نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان ابزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد یک کارمند را ارزیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که اهداف کارکنان با اهداف بخش یا شرکت همسو هستند. از این ویژگی‌ها می‌توان برای ارزیابی عملکرد، برنامه‌های بهبود، پیشرفت شغلی و مذاکرات حقوق استفاده کرد. سیستم‌های نرم افزار مدیریت عملکرد توسط بخش منابع انسانی نظارت می‌شود. آنها در زیر چتر سیستم‌های مدیریت استعداد قرار می‌گیرند. منابع انسانی به مدیران و کارکنان در استفاده از نرم افزار آموزش می‌دهد.

اهداف نرم افزار مدیریت عملکرد چیست؟

به عنوان نسل بعدی نرم‌افزار منابع انسانی، سیستم‌های مدیریت عملکرد به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا ضمن ارائه بازخورد و پشتیبانی به کارکنان، به اهداف مدرن نظارت مستمر بر عملکرد بپردازند. نرم‌افزار مدیریت عملکرد می‌تواند کمک‌های فردی به یک تیم و همچنین توانایی آن تیم برای دستیابی به اهداف تجاری را ردیابی کند، در نتیجه عملکرد را به نتیجه نهایی شرکت گره می‌زند.
بهبود مشارکت کارکنان یکی دیگر از اهداف نرم افزار مدیریت عملکرد است. یک کارمند می‌تواند اهداف فعلی عملکرد فردی و پیشرفت آنها در جهت تحقق آنها را ببیند. این شامل تلاش‌های ردیابی در پروژه‌های خاص است. مدیران عملکرد فردی را در برابر اهداف اندازه گیری می‌کنند و کارکنان ایده بهتری از جایگاه خود پیدا می‌کنند.

مزایا و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت عملکرد چیست؟

برای مدیران، نرم افزار مدیریت عملکرد به فرآیند خسته کننده بررسی سالانه پایان سال خاتمه می‌دهد. اما در مقابل، ابزارهای مدیریت عملکرد برای بهترین نتایج مستلزم استفاده مداوم هستند و ارتباط منظم بین کارکنان و مدیران را تشویق می‌کنند.
یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم‌های عملکرد، بازخورد 360 درجه است که نه تنها ورودی‌های سرپرست کارمند، بلکه همتایان و زیردستان را نیز شامل می‌شود.
این سیستم‌ها از داشبورد برای بررسی سریع و مشترک استفاده می‌کنند. آنها می‌توانند عملکرد فردی و همچنین عملکرد پروژه و تیم را گزارش کنند. این سیستم‌ها همچنین ممکن است شامل رتبه بندی کارکنان باشد.
یک برنامه مدیریت عملکرد موثر باید با ابزارهای دیگر – به ویژه تجزیه و تحلیل نیروی کار – تعامل داشته باشد. به عنوان مثال، داده‌ها را می‌توان در مقابل گزارش سیستم‌های مدیریت مالی و سیستم‌های مدیریت عملکرد فروش تجزیه و تحلیل کرد.
یک تیم کارآمد می‌تواند نتایج عالی داشته باشد. اندازه تیم شما هر چه باشد، بهره وری آنها تعیین کننده موفقیت کسب و کار شما خواهد بود.

اگرچه حضور در برنامه A در طول هفته برای 8 تا 10 ساعت غیرممکن است، یک کارمند باید بتواند حتی در چند ساعت ارزش ایجاد کند. از این رو تعامل و نظارت بر کارکنان برای تعیین عواملی که آنها را برمی‌انگیزد یا بی انگیزه می‌کند ضروری است.

چرا نظارت بر بهره وری کارکنان بسیار مهم است؟

ارزیابی عملکرد می‌تواند به نفع سازمان و افرادی باشد که در آنجا کار می‌کنند. با تغییر بسیاری از دفاتر به سمت سیستم‌های کاری ترکیبی، نیاز به نظارت بر گردش کار افزایش یافته است، و همچنین موانع راه نیز افزایش یافته است. بررسی‌های منظم و ابزارها می‌توانند خروجی تلاش‌های تیم و زمان لازم برای دستیابی به اهداف خاص را ارزیابی کنند. نرم‌افزار مدیریت عملکرد همچنین می‌تواند به مدیران کمک کند بهره‌وری را اندازه‌گیری کنند و در صورت بروز انسداد از بین بروند.
مدیران می‌توانند دلایل تولید پایین را تعیین کرده و راه حل‌هایی ارائه دهند. هدف این است که مشتریان را راضی نگه دارید، کارکنان را با انگیزه نگه دارید و کسب و کار را به خوبی اجرا کنید. ناکارآمدی کار می‌تواند مسائل مختلفی را در سبک کار، سبک مدیریت یا شرایط کاری به وجود آورد.توجه به چنین مسائلی مستلزم بررسی و نظارت دقیق تر است. راه‌حل‌ها می‌توانند قدرت کارمندان فعلی را افزایش دهند و به افزوده‌های جدید کمک کنند تا به خوبی با محیط کار سازگار شوند. همچنین به مدیر این امکان را می‌دهد که بداند کارمندان چگونه و در چه شرایطی بهترین کار را انجام می‌دهند.

مزایای نظارت بر بهره وری کارکنان

نظارت بر بهره وری کارکنان همچنین می‌تواند به مدیریت کمک کند تا تعداد افراد مورد نیاز برای یک کار یا پروژه خاص را بداند. به عنوان مثال، یک گزارش مشتری باید ظرف یک هفته ارسال شود و تیم سه نفره تنها 40 درصد آن را تا چهارشنبه تکمیل کرده است. مدیر می‌داند که افراد بیشتری برای پاسخگویی به مشتری خاص مورد نیاز هستند و برای استخدام نامزدهای بیشتر یا گنجاندن افراد بیشتری در تیم، نیاز دارند.
ارزیابی به افزایش سالانه نیز کمک می‌کند. کارمندی که نتایج مورد نظر را تولید می‌کند و می‌تواند به زمان بندی‌ها برسد، به راحتی قابل تشخیص است و بر این اساس جایزه دریافت می‌کند. انصاف را در سیستم کاری تضمین می‌کند. با مدیریت عملکرد از بهره وری در محل کار اطمینان حاصل کنید.

1. تعیین انتظارات

از آنجایی که نتایج اولیه عملکرد یک کسب و کار را اندازه گیری نمی‌کند، انتظارات مبهم نمی‌تواند عملکرد یک کارمند را اندازه گیری کند. تعیین اهداف تیمی کوتاه مدت و بلند مدت می‌تواند به کارکنان کمک کند تا بهره وری را حفظ کنند و به موقع ارائه دهند.

2. شمارش وظایف، نه دقیقه

مقدار کار انجام شده توسط یک کارمند را اندازه گیری کنید، نه زمانی را که آنها در مقابل صفحه نمایش صرف کرده اند. برخی از افراد ممکن است چند ساعت طول بکشد تا یک کار را انجام دهند، در حالی که برخی ممکن است آن را در طول روز پخش کنند. اهمیت دادن به وظایف به دست آمده به رسیدن به اهداف کمک می‌کند.

3. بازخورد سازنده بدهید

کارمندان علاقه مند هستند که بدانند چه کاری را می‌توانند بهتر انجام دهند و روی چه چیزی باید کار کنند. انتقاد و تعریف سازنده می‌تواند تقویت مثبت را تضمین کند و کمک کند تا وظایف بیشتری را از لیست کارها حذف کنید. بازخورد و قدردانی مداوم باعث افزایش کارایی می‌شود.

4. پیگیری زمان

بله، وظایف تکمیل شده باید در نظر گرفته شود، اما پیگیری مهارت‌های مدیریت زمان آنها نیز ضروری است. این به این دلیل است که یک کارمند ممکن است بیش از حد معمول طول بکشد تا یک فعالیت ساده را انجام دهد و مانع از بهره وری کل تیم شود. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا تعداد ساعت‌هایی را که برای دستیابی به فعالیت‌های خاص یا زمان انجام یک کار خاص طول می‌کشد، تعیین کنید.

5. پیگیری زمان دیجیتال

تا زمانی که یک کارمند مدیر رسانه‌های اجتماعی نباشد، سایت‌های اجتماعی می‌توانند آنها را از کار منحرف کنند. حواس پرتی نیز می‌تواند به صورت موج سواری دیجیتال باشد. پیگیری استفاده از چنین فعالیت‌هایی می‌تواند به شما کمک کند رفتار کارکنان را درک کنید و بر اساس آن عمل کنید.

6. روی کیفیت تمرکز کنید

هنگام اندازه گیری نکات ذکر شده در بالا، مهم است که به یاد داشته باشید که کیفیت بر کمیت ترجیح داده می‌شود. اگر کارمندان زمان بیشتری را برای تولید کار با کیفیت بهتر صرف کنند، باید به آنها پاداش داده شود زیرا تلاش‌های انجام شده برای رسیدن به کار بیشتر است.

7. به طور منظم به روز کنید

یک سیستم به روز رسانی منظم برای کارکنان ایجاد کنید تا چرخه تولیدی خود و دیگران را اندازه گیری کنید. این کار تیمی را تضمین می‌کند و به شما کمک می‌کند تا میزان پیشرفت آنها را نظارت کنید. اختلافات در نمودار بهره وری همچنین به شما کمک می‌کند تا مشکلات موجود در مسیر را درک کنید و متناسب با آن اقدام کنید.

8. همه چیز را مستند کنید

جدول زمانی هر کار را دنبال کنید. به روز رسانی روزانه با تاریخ‌های ذکر شده می‌تواند به حفظ ثبات در وظایف کمک کند. تعیین ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند به کارمندان کمک کند تا در راستای آنها کار کنند و زمان خود را مدیریت کنند.

اصول کلیدی یک نرم افزار مدیریت عملکرد

در یک سیستم مدیریت عملکرد، هدف کارفرمایان باید شناسایی الگوهای هر کارمند و چرخه تولید باشد. این می‌تواند به شما در ارزیابی عملکرد و پاداش دادن به کارمندان برای وظایف مناسب کمک کند. قدردانی و پاداش دادن به کارمندان برای یک کار خاص برای تشویق اجرای همان رفتار و کمک به حفظ ثبات مفید است.
با این حال، اندازه‌گیری و ردیابی هر کارمند می‌تواند دشوار باشد. با تغییر زمان‌ها و فناوری‌ها، ابزارهای مختلفی – مانند نرم افزار مدیریت عملکرد – برای کمک به مدیریت چنین فعالیت‌هایی توسعه یافته اند. این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌های مختلفی هستند که می‌توان از آن‌ها بر اساس نیازهای تجاری استفاده کرد. می‌توانید از نرم‌افزاری استفاده کنید که به شما و کارمند کمک می‌کند کار را ردیابی کرده و در حین فعال کردن ارتباط، پیشرفت را دنبال کنید.

سیستم‌های هوشمند راه حل‌های هوشمند و ارزش عالی تری ایجاد می‌کنند. بنابراین، مهم است که نرم افزاری را انتخاب کنید که با کار شما هماهنگ باشد. قبل از اینکه به بهترین نرم افزار موجود در بازار بپردازیم، بیایید در مورد اصول نرم افزار مدیریت عملکرد خوب صحبت کنیم که می‌تواند برای شما و کارمندان شما مفید باشد.

1. این به تعیین معیارهای واضح و مختصر کمک می‌کند.

نرم افزاری که پیچیدگی را در اندازه گیری موفقیت ترویج نمی‌کند باید ترجیح داده شود. چنین سیستمی به شما این امکان را می‌دهد که روی نتایج تمرکز کنید و به شما در تعیین معیارهای موفقیت کمک می‌کند.

2. یک سیستم خودکار ایجاد می‌کند

یک سیستم هوشمندانه که مبتنی بر هوش مصنوعی است می‌تواند به ردیابی بهتر وضعیت‌ها کمک کند. سیستمی که می‌تواند به تنظیم یادآورهای منظم و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد هر کارمند کمک کند، به شما کمک می‌کند تا بهتر مدیریت کنید.

3. به اشتراک گذاری دستاوردها و اهداف را امکان پذیر می‌کند

نرم افزاری که به کارکنان اجازه می‌دهد دستاوردها و اهداف موفق خود را با همتایان خود به اشتراک بگذارند، می‌تواند به تشویق بهره وری کمک کند. بازخوردها و کمک‌های منظم از تیم‌ها و بخش‌های دیگر می‌تواند حس همبستگی را در کار ایجاد کند و فرهنگ مثبت را ترویج کند.

4. به کارمندان اجازه می‌دهد خود ارزیابی کنند

نرم‌افزاری که می‌تواند ابزارها و پرسشنامه‌های ارزیابی را فراهم کند، به کارکنان کمک می‌کند تا عملکرد و پیشرفت خود را پیگیری کنند. این منجر به احساس مالکیت وظایف می‌شود و مسئولیت پذیری وظایف را تشویق می‌کند. زمانی که کارمند بتواند پیشرفت خود را ارزیابی کند، روی رشد خود تمرکز خواهد کرد.

5. به ایجاد اهداف دوره ای کمک می‌کند

یک سیستم با چندین ویژگی برای تعیین اهداف یا وظایف می‌تواند به کارکنان کمک کند تا کارهای خود را پیگیری کنند. هنگامی‌که کارمندان یاد می‌گیرند که از آنها چه انتظاری می‌رود، می‌توانند وظایفی را بر روی سیستم برای ردیابی پروژه‌ها و زمان تکمیل آنها تنظیم کنند. این همچنین به مدیران کمک می‌کند تا وضعیت وظایف مختلف محول شده را مشاهده کنند.

6. ارزیابی کارکنان را برای مدیران و کارفرمایان آسان تر می‌کند

این نرم افزار باید با ارائه اطلاعات کامل در مورد کار آنها در یک صفحه، ارزیابی کارکنان را برای مدیران آسان تر کند. این نرم افزار باید جمع آوری، ذخیره و ردیابی عادات کاری کارکنان را آسان تر کند.

ساده‌سازی سیستم‌های کاری شما به کاهش زمان صرف شده برای ردیابی دستی همه چیز کمک می‌کند. سیستم‌های متعددی برای انتخاب وجود دارد، اما بهترین نرم افزار همه ویژگی‌های فوق را ارائه می‌دهد و به روش‌های مختلف به شما کمک می‌کند.

BambooHR

BambooHR یک نرم افزار ارزیابی عملکرد است که به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا بر اساس پاسخ‌های هر کارمند، بررسی‌های دقیقی ایجاد کند. با استفاده از این ابزار می‌توانید ارزیابی‌ها را برنامه ریزی کنید و کار و روحیه تیمی‌کلی کارمند را بررسی کنید.
BambooHR به بخش و مدیران کمک می‌کند تا گزارش پیشرفت کارمندان را با شبکه‌های ارزیابی موجود در یک صفحه مشاهده کنند. این نرم افزار به شما امکان می‌دهد بازخورد جمع آوری کنید و پیشرفت‌های شغلی کارمند را برجسته کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا گزارش پیشرفت شرکت را برای اندازه گیری پیشرفت و ایجاد اهداف بیشتر استخراج کنید. این ابزار همچنین به مدیران کمک می‌کند تا انگیزه کارکنان و دیدگاه شرکت را درک کنند.

PerformYard

نرم افزار PerformYard برای تسهیل فرآیندهای منابع انسانی از طریق ارزیابی رسمی و گزارش دهی ایجاد شده است. مانند نرم افزار قبلی، به شما این امکان را می‌دهد که سیستم را مطابق با سازمان خود راه اندازی کنید.
این یک سیستم بازخورد و متمرکز بر عملکرد است که به دریافت نظرات و بررسی‌های منظم از کارمندان کمک می‌کند. این نرم افزار به کارکنان اجازه می‌دهد تا اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه خود را مدیریت کنند و به کارفرمایان کمک می‌کند تا این اهداف را پیگیری کرده و بر اساس عملکرد خود بازخورد ارائه دهند. این امکان را به شما می‌دهد تا قبل از ارزیابی پایان سال گزارش‌ها را تهیه کنید و از نتایج مطلوب کارمندان اطمینان حاصل کنید.

Trakstar

همانطور که آنها در وب سایت خود می‌گویند، Trakstar به کارمندان نشان می‌دهد که “خوب” چگونه به نظر می‌رسد. این نرم افزار یکی از بهترین‌ها در صنعت است و برای ارزیابی کارکنان بسیار مورد اعتماد منابع انسانی و مدیران است.
ابزارها و ویژگی‌های ارائه شده توسط نرم‌افزار به کارمندان کمک می‌کند تا درگیر شوند و چرخه‌های بررسی به موقع را کامل کنند. این به کارکنان شما کمک می‌کند تا با قرار گرفتن در راس اهداف خود در سازمان ارزش ایجاد کنند و آنها را تشویق می‌کند تا از طریق نتایج گسترده عملکرد بهتری داشته باشند.
کارفرمایان می‌توانند بخش‌های شرح شغل ایجاد کرده و انتظارات تیم‌ها را در نرم افزار تعیین کنند. این به ایجاد فرآیندهای سریع‌تر با هشدارها و اعلان‌ها کمک می‌کند و تلاش‌های منابع انسانی را کاهش می‌دهد. این نرم افزار کارمند و کارفرما را با بررسی‌های منظم و بازخورد از هر دو طرف راضی نگه می‌دارد.

ChartHop

ChartHop به چرخه‌های بررسی عملکرد کمک می‌کند تا کارمندان را قادر سازد تا به عنوان یک تیم رشد کنند.
این پلتفرم به شما امکان می‌دهد سوالات بررسی عملکرد را بر اساس نیازهای سازمان شخصی سازی و تنظیم کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند تا در مورد عملکرد و رشد کارکنان خود فکر کنید. داده‌های ایجاد شده از تجزیه و تحلیل شما را قادر می‌سازد تا اهدافی را برای دفعات بعد تعیین کنید و سطوح عملکرد را ارزیابی کنید.

Eloomi

یک سیستم ارزیابی عملکرد، Eloomi به کارمند در کاریابی، ارزیابی و آموزش کمک می‌کند. این ابزار به شما کمک می‌کند ویدیوهای مهارت‌های خاص را کاوش کنید و در حین کار بیاموزید، نظرسنجی‌های انطباق را کامل کنید، چک لیست‌های روزانه ایجاد کنید، نظرسنجی‌ها را پر کنید و نتایج خود را با تیم به اشتراک بگذارید.
با Eloomi، کارکنان می‌توانند پیشرفت خود را با وظایف و مهارت‌ها اندازه گیری کنند و با مدیران در مورد بازخورد و امتیازات ارتباط برقرار کنند. رابط برای دسترسی آسان تر به مهارت‌های مرتبط هدایت می‌شود و افراد را تشویق می‌کند تا روی خودشان کار کنند. نه تنها این، شما گزینه آماده سازی را دریافت می‌کنید که به شما کمک می‌کند برای بررسی بعدی خود مطمئن شوید.

AssessTeam

AssessTeam یک راه عالی برای ارزیابی عملکرد 360 درجه یک کارمند است. این یک نرم افزار نصب آسان است که از طریق تلفن همراه نیز قابل دسترسی است.
این سیستم امکان ارزیابی ساده مهارت‌ها و ثبات شما را به عنوان کارمند یک سازمان از طریق ابزارهای ردیابی و مدیریت فراهم می‌کند. بخش منابع انسانی این قابلیت را دارد که فرآیندها را مطابق با ارزش‌های شرکت تغییر دهد و بر اساس تعامل کارکنان با این ارزش‌ها بازخورد ارائه دهد. این نرم افزار به کارکنان این امکان را می‌دهد که به بازخورد حسگرهای مختلف از جمله مدیران سایر بخش‌ها دسترسی داشته باشند.
این نرم افزار یک راه عالی برای ایجاد انتظارات از کارمندان جدید و قدیمی است. از طریق روش ارزیابی 30-60-90 خود، به شما امکان می‌دهد پیشرفت یک کارمند را در فواصل زمانی منظم پیگیری کنید. داده‌های ارائه شده توسط نرم افزار را می‌توان با عملکرد صنعت و عملکرد کلی شرکت مقایسه کرد.

Culture Amp

نرم افزار مدیریت عملکرد Culture Amp کل شرکت را با ارزش‌ها و اصول هماهنگ نگه می‌دارد. این به کارکنان کمک می‌کند تا اهداف و انتظارات خود را در یک مرحله تشخیص دهند.
همانطور که از نامش پیداست، در جهت ایجاد فرهنگ بازخورد و پیشرفت کار می‌کند. بررسی‌ها و پیگیری مداوم انگیزه و توسعه کارکنان به توانمندسازی تیم‌ها و افزایش عملکرد کمک می‌کند. برای تشویق روحیه تیمی بین مدیر و کارمند ارتباط برقرار می‌کند. کارفرما همچنین قادر است اهداف تعیین شده توسط کارمند را ارزیابی کند.

Lattice

همچنین Lattice برای تشویق و ایجاد انگیزه در کارکنان در سراسر بخش‌ها ایجاد شده است. Lattice به مدیریت کمک می‌کند تا از کارکنان خود حمایت کند و به پیشرفت آنها در شرکت کمک کند.
با به‌روزرسانی‌ها و اهداف منظم نرم‌افزار، Lattice به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا اهداف را بدانند و انتظارات را تعیین کنند. این به تیم‌ها کمک می‌کند تا دستور کارها را تنظیم کنند و جلسات را با یکدیگر هماهنگ کنند. مدیران تشویق می‌شوند که با کارمندان بررسی کنند و جلساتی را برای بررسی با آنها تنظیم کنند. با ویژگی‌های قابل مشاهده تحسین و بازخورد، این نرم‌افزار تیم‌ها را تشویق و آماده انجام وظایف می‌کند. کارمندان می‌توانند عملکرد فردی و تیمی را دنبال کرده و به رشد آنها کمک کنند.

Traitify

Traitify از علم و فرمت‌های مبتنی بر بصری برای ارزیابی کارکنان استفاده می‌کند. این یک راه عالی برای شخصی سازی تجربیات مدیران استخدام و مربیان استخدام شده است.
این نرم افزار با نرم افزارهای موجود در لیست متفاوت است زیرا به شما امکان می‌دهد به دنبال شغل باشید. این به بخش منابع انسانی اجازه می‌دهد تا نامزدها را ارزیابی کند و بازخورد گسترده تری ارسال کند. همچنین با جمع آوری اطلاعات و اسناد کارمند در یک مکان به فرآیند استخدام سریعتر کمک می‌کند.
از طریق این نرم افزار مدیران می‌توانند از عملکرد بالا در بین تیم‌ها اطمینان حاصل کنند. بازخورد منظم به رشد شخصیت کارکنان و رشد کلی تیم کمک می‌کند. یکی از بهترین ویژگی‌های این نرم افزار ابزارهای ارزیابی soft-skills است که به شما کمک می‌کند شخصیت خود را درک کنید و روی خودتان کار کنید.

نتیجه
با هر نرم افزاری که تصمیم به استفاده از آن دارید، به یاد داشته باشید که شفافیت و تشویق برای حفظ کارمندان ضروری است. یک کارمند با انگیزه و انگیزه بالا با هر ارزیابی عملکرد بهتری خواهد داشت. ابزارهای مدیریتی همچنین می‌توانند با کمک به کارفرمایان در تغییر سبک مدیریت خود با بازخورد، به آنها کمک کنند.

 

منابع:
https://geekflare.com/performance-management-software/
https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/definition/performance-management-software