11 بهمن امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب از مهم‌ترین ارکان اصلی در اتوماسیون اداری و منابع انسانی محسوب می‌شود که عملکرد کارکنان و افزایش بهره‌وری آن‌ها را محاسه می‌کند. ثبت دقیق حضور و غیاب کارکنان، میزان مرخصی، اضافه‌کاری، حقوق و دیگر موارد از مهم‌ترین وظایف این نرمافزار به حساب می‌آید که ارزیابی کارکنان را برای مدیر آسان‌تر کرده است.
با توجه به اهمیت اطلاعات ثبت‌شده‌ای مانند حضور و غیاب، میزان حقوق و اضافه‌کار بحث امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب کارکنان مطرح می‌شود که در صورت سرقت این اطلاعات، تبعات منفی برای سازمان در برخواهد داشت. در مجله انیگما به خوبی موضوعات مرتبط با فراید مدیریت منابع انسانی توضیح داده شده است که میتوانید آن‌ها را بخوانید. حال در این مقاله شما را با نرم افزار حضور و غیاب، امنیت نرم افزار، چالش و راه‌کارهای آشنا خواهیم کرد.
اهمیت نرم افزار حضور و غیاب
با وجود نرمافزار حضور و غیاب دیگر شاهد خطاها و محاسبات اشتباه سازمانی در ثبت تردد کارمندان نخواهید بود. دستگاه حضور و غیاب باید زمان ورود و‌خروج کارکنان را ثبت کند در حالی که نرم افزار حضور و غیاب آن را پردازش و محساب می‌کند تا اطلاعات دقیق‌‌تری از میزان دستمزد، اضافه‌کاری، مرخصی و دیگر موارد در یک ماه برای کارمندان یک سازمان به دست بیاید. از مهم‌ترین مزایای استفاده از آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دقت و سرعت
- سادگی و کارایی
- قابلیت گزارش‌گیری
نرم افزار حضور و غیاب چه قسمت هایی را شامل می شود؟
۱- اطلاعات پایه و اولیه
- مشخصات شرکت
- انواع استخدام‌ها
- تقویم و روزهای تعطیل
- تعریف شیفت‌های کاری
- حداقل و حداکثر اضافه‌کاری
- اطلاعات و مشخصات پرسنلی
۲- ویرایش و محاسبات
- ثبت، حذف و ویرایش ترددها
- ثبت ماموریت و مرخصی‌ها
- انجام محاسبات
۳- تهیه خروجی و گزارش‌گیری
- تهیه فایل خروجی حقوق و دستمزد
- تهیه گزارش ماموریت، مرخصی و غیبت
- تهیه گزارش‌های متنوع کارکرد فردی و گروهی به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه
قسمت‌های نرمافزار حضور و غیاب
انواع نرم افزارهای حضور و غیاب
نرمافزار حضور و غیاب براساس عوامل مختلفی تقسیم می‌شود که در ادامه به رایج‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
نرم افزار بر اساس نوع دستگاه
رایج‌ترین نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر استفاده از دستگاه، عبارتند از:
- نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر کارت
استفاده از کارت‌های شناسایی مانند کارت‌های مغناطیسی یا کارت‌های NFC
- نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر بیومتریک
استفاده از ویژگی‌های بیومتریک مانند اثر‌انگشت، عنبیه چشم یا صدای کاربر
نرم افزار حضور و غیاب بر اساس محل نصب
از دیگر طبقه‌بندی‌های نرم‌افزارها می‌توان به تقسیم‌بندی بر اساس محل نصب نرم افزار حضور و غیاب اشاره کرد که موارد زیر را شامل می‌شود:
- نرم افزارهای حضور و غیاب تحت وب
نصب و استفاده از طریق وب
- نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز
نصب و استفاده روی سیستم‌عامل ویندوز
- نرم افزار حضور و غیاب تحت نرم افزارهای سیستم عاملی
نصب و استفاده روی گوشی‌های هوشمند
از دیگر نرم‌افزارهای حضور‌و‌غیابی که سازمان‌ها برای به خطر نیفتادن امنیت داده‌های کارمندان‌شان براساس نیاز، بودجه و تعداد کارکنان استفاده می‌کنند عبارتند از:
- نرم افزار حضور وغیاب ساده
- نرمافزار حضور‌و‌غیاب پیشرفته
- نرمافزار حضور‌و‌غیاب مبتنی بر هوش مصنوعی
عدم امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب چه تبعاتی را برای سازمان به همراه دارد؟
این روزها اهمیت امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب، مدیران را متوجه آن کرد تا تبعات زیر را برای کارکنان به همراه نداشته باشد:
- سرقت اطلاعات غیرمجاز
سرقت اطلاعاتی مانند اسم، فامیلی، میزان دریافتی حقوق و شماره کارت منجر به اخاذی و کلاه‌برداری می‌شود.
- سرقت اطلاعات مالی
هکرها با در اختیار داشتن اطلاعات مالی افراد می‌توانند برای اهدافی مانند جعل اسناد یا سو‌استفاده از منابع مالی سازمان از آن استفاده کنند.
- تخریب وجهه سازمان
عدم امنیت داده‌ها نرم افزار حضور و غیاب در یک سازمان منجر به تخریب وجهه آن سازمان در نزد کارکنان، مشترین و شرکای تجاری آن خواهد شد.
راه‌های افزایش امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب چیست؟
مدیران منابع انسانی برای بالابردن امنیت در استفاده از این نرمافزار باید راه‌کارهایی را برای آن درنظر بگیرند تا وجهه سازمان نزد کارمندان و شرکای تجاری‌شان خراب نشود. مهم‌ترین راه‌کارهایی که می‌توان برای آن پیشنهاد داد عبارتند از:
- انتخاب یک نرم افزار معتبر
انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب از یک شرکت مطمئن، با سابقه داشتن یک تیم توسعه قوی و پشتیبانی امنیت نرم افزار
- به روز نگه داشتن نرم افزار
به روزرسانی نرم افزارهای حضور‌و‌غیاب شامل رفع اشکلات امنیتی، بهبود عملکرد، شناسایی و رفع آسیب‌پذیری‌ها
- استفاده از رمزهای عبور قوی
استفاده از رمزنگاری و رمزهای عبور قوی شامل هشت کاراکتر، ترکیبی از اعداد، حروف بزرگ و کوچک
- احراز هویت دومرحله ای
ارسال یک کد تائید برای ورورد به حساب کاربری علاوه بر رمز عبور
- رمزنگاری داده‌ها
استفاده از فناوری رمزنگاری برای حفاظت اطلاعات در حین انتقال و ذخیره آن‌ها
- آموزش کارکنان
آموزش کارکنان در رابطه با تهدیدات امنیتی، نحوه شناسایی و گزارش آن‌ها
راه‌های افزایش امنیت داده‌ها نرمافزار حضور و غیاب
نرم افزارهای خارجی برتر حضور و غیاب سازمان‌ها
از بهترین نرم افزارهای خارجی که می‌توان برای حضور‌و‌غیاب کارکنان یک سازمان استفاده کرد، عبارتند از:
- TimeCamp
- Factorial
- Jibble
- Nowsta
- Synerion
نتیجه گیری
امنیت نرم افزار حضور و غیاب و داده‌های آن مهم‌ترین دغدغه‌ای است که مدیران سازمان باید به آن بپردازند. به کار بردن نرم‌افزارهای امنیتی علاوه بر پیشگیری از چالش های گفته‌شده در بالا به افزایش سرعت و دقت در گزارش‌گیری هم کمک می‌کند. پیشنهاد ما به شما مراجعه به شرکت معتبر «انیگما» است تا در بررسی و حل مشکلات مربوط به مدیریت منابع انسانی، معرفی نرم افزارهای حضورو غیاب و پشتیبانی‌های مرتبط با آن، راهنمایی‌تان کنند.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرمافزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع خارجی: Medium
