13 شهریور چطور از سامانه کنترل تردد در شرکت‌مان استفاده کنیم؟
سامانه کنترل تردد به‌عنوان یکی از بخش‌های اصلی در سیستم‌های مدیریت منابع انسانی به‌طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد. در دنیای امروز که تکنولوژی در هر جنبه از زندگی حرف اول را می‌زند، استفاده از این سامانه‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با دقت بیشتری حضور، غیاب، تاخیر، مرخصی و حتی ساعات اضافه‌کار کارکنان خود را پیگیری و مدیریت کنند. از سوی دیگر، در جهانی که به دنبال کارآمدی و بهره‌وری بالا است، این سامانه‌ها باعث می‌شوند تا منابع انسانی با کارآیی بهتری مدیریت شوند.
ما این‌بار در مجله انیگما، سعی داریم درباره سیستم کنترل تردد، ویژگی‌ها و مدیریت حضور و غیاب پرسنل و … با شما صحبت کنیم. پس همراه ما باشید.
منظور از سامانه کنترل تردد چیست؟
سامانه کنترل تردد به سیستم‌هایی گفته می‌شود که به‌منظور مدیریت، نظارت و کنترل ورودو‌خروج افراد، خودروها یا هر نوع جریان دیگر از یک نقطه‌به‌نقطه دیگر (مانند درها، تونل‌ها، پارکینگ‌ها، مراکز تجاری، مؤسسات و …) استفاده می‌شوند. این سیستم‌ها می‌توانند از طریق کارت‌های مغناطیسی، کدهای PIN، تشخیص چهره، اثر انگشت و یا تکنولوژی‌های RFID و NFC کار کنند.
مهم‌ترین ویژگی‌های سامانه کنترل تردد
- تشخیص هویت افراد یا خودروها در ورودی‌ها و خروجی‌ها.
- ثبت سیستم کنترل ورود و خروج افراد.
- محدودیت تردد براساس زمان، تعداد، هویت و دیگر فاکتورها.
- گزارش‌دهی و آنالیز داده‌ها برای بررسی الگوهای تردد.
- افزایش امنیت با محدود کردن دسترسی به مناطق حساس.
- استفاده از تکنولوژی‌ها مانند کارت‌های الکترونیکی، تشخیص چهره، تشخیص اثر انگشت و دوربین‌های تشخیص پلاک خودرو.
به‌طور مثال، در یک سازمان یا شرکت، سامانه کنترل تردد می‌تواند کمک کند تا مدیریت دقیق‌تری روی حضور و غیاب کارمندان داشته باشد و یا در پارکینگ‌های بزرگ، می‌توان با استفاده از آن تعداد خودروهای وارد شده یا خارج شده را ثبت و مدیریت کرد.
چگونه باید مدیریت کنترل حضور و غیاب کارکنان را انجام داد؟
مدیریت کنترل حضور و غیاب کارکنان یکی از موارد مهم در مدیریت منابع انسانی است. برای این کار، میتوانید از روش‌ها و تکنیک‌های مختلف زیر استفاده کنید:
استفاده از سامانه‌های الکترونیکی
- سامانه‌های کنترل تردد مانند کارت‌خوان‌ها، تشخیص چهره یا اثر انگشت برای ورود و خروج کارکنان.
- نرم‌افزار‌های مدیریت حضور و غیاب که اطلاعات حضور، تاخیر، مرخصی، ساعات اضافه کار و غیره را ثبت و گزارش می‌دهد.
تعریف و ارتقاء سیاست‌ها و رویه‌ها
- تعیین ساعت کاری ثابت.
- تعریف سیاست‌های مرخصی و تعطیلات.
- تعریف و آگاهی‌رسانی در مورد عواقب تاخیر یا غیبت غیرمجاز.
فرهنگ‌سازی و آموزش
- افزایش آگاهی کارکنان نسبت به اهمیت پایبندی به زمان‌های کاری.
- برگزاری جلسات آموزشی و کارگاه‌های توانمندسازی.
بازخورد و ارتباط با کارکنان
- دریافت نظرات و پیشنهادات کارکنان در مورد بهبود سیاست‌ها و رویه‌ها.
- ارائه بازخورد به کارکنان در مورد رفتارها و عملکرد آن‌ها.
انعطاف‌پذیری
در نظر گرفتن امکاناتی مانند کار از راه دور، ساعات کاری ثابت یا روزهای کاری متغیر برای کارکنان با شرایط خاص.
پاداش و تشویق
- ارائه پاداش‌ها یا مزایا به کارکنانی که به‌طور مداوم حضور به‌موقع دارند و غیبت نمی‌کنند.
- ترفیع یا ارتقاء براساس عملکرد و حضور منظم.
پیگیری و اقدامات تنبیهی
در صورت غیبت‌های زیاد یا سرپیچی از سیاست‌های تعیین شده، اقدامات تنبیهی مناسب را انجام دهید.
بررسی دوره‌ای
ارزیابی و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها و اطلاعات مرتبط با حضور و غیاب برای بهبود مستمر.
استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب به شکل موثر و پیاده‌سازی دقیق و منضبط آن با توجه به نیازها و شرایط کارکنان، موجب ایجاد محیطی مثبت و تعاملی در سازمان یا شرکت می‌شود.
نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب کارکنان چیست و چگونه به شما در سازمان‌ها کمک می‌کند؟
نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب کارکنان یک ابزار دیجیتال است که به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به حضور و غیاب، تاخیر، مرخصی‌ها، ساعات اضافه‌کار و سایر موارد مرتبط با زمان‌بندی و حضور پرسنل را به طور خودکار یا نیمه‌خودکار ثبت، مدیریت و گزارش کنند.
ویژگی‌ها و قابلیت‌های اصلی این نوع نرم‌افزارها اغلب؛ شامل موارد زیر است:
1. ثبت ورود و خروج
اتصال به دستگاه‌های کنترل تردد مانند کارت‌خوان‌ها، دستگاه‌های تشخیص چهره یا اثر انگشت.
2. مدیریت مرخصی‌ها
ثبت و پیگیری درخواست‌های مرخصی، تعطیلات و ماموریت‌ها.
3. گزارش‌دهی
ارائه گزارش‌های مختلف مانند گزارش حضور و غیاب ماهانه، ساعات کاری اضافه یا نقص ساعات کاری.
4. ساعت‌های اضافه‌کار
ثبت و مدیریت ساعات اضافه‌کار و تایید آن‌ها.
5. تقویم کاری
تعریف تقویم‌های کاری مختلف برای گروه‌ها و افراد مختلف.
6. یادآوری‌ها و اطلاع‌رسانی
ارسال اطلاع‌رسانی‌ها و یادآوری‌ها به کارکنان و مدیران مرتبط.
7. انعطاف‌پذیری
امکان تعریف و تغییر ساعات کاری، وقت استراحت، ساعات اضافه و غیره.
8. امنیت
اطمینان از امنیت داده‌ها و دسترسی‌های مختلف برای گروه‌ها و افراد مختلف.
با استفاده از این نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند به‌راحتی و با دقت بالا عملکرد کارکنان خود را پیگیری کنند، همچنین می‌توانند به‌راحتی با افرادی که مدام تاخیر یا غیبت زیاد دارند، برخورد کنند و درنهایت؛ باعث افزایش بهره‌وری و کارایی در سازمان شوند.
فواید استفاده از سامانه‌های کنترل تردد
استفاده از سامانه‌های کنترل تردد برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان، پرسنل یا حتی میهمانان در سازمان‌ها و موسسات، فواید متعددی دارد. در زیر به برخی از این فواید اشاره می‌کنیم:
- دقت و صحت بالا: سامانه‌های کنترل تردد با دقت ثبت می‌کنند که چه زمانی یک فرد وارد یا خارج شده‌است.
- کاهش خطاهای انسانی: نسبت به سیستم‌های دستی مانند کارت حضور و غیاب، این سامانه‌ها کمتر دچار خطاهای انسانی می‌شوند.
- افزایش بهره‌وری: با اینکه کارکنان می‌دانند حضور و غیاب آن‌ها ثبت می‌شود، میل به رعایت زمان‌های کاری افزایش می‌یابد.
- سهولت در گزارش‌دهی: امکان استخراج گزارش‌های دوره‌ای یا موردی از حضور و غیاب، تاخیر و ساعات اضافه‌کار.
- کاهش هزینه‌ها: نیاز به وسایل فیزیکی مانند کارت‌های حضور و غیاب، هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
- امنیت بیشتر: سامانه‌ها می‌توانند از ورود افراد غیرمجاز به فضاهای خاص جلوگیری کنند.
- انعطاف‌پذیری: قابلیت تعریف ساعات کاری، تعطیلات، ساعات اضافه و سایر تنظیمات براساس نیاز سازمان.
- پیوستگی با سیستم‌های دیگر: امکان ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی مانند حقوق و دستمزد یا مدیریت منابع انسانی.
- کاهش تقلب: به‌ویژه در سامانه‌هایی که با تشخیص چهره یا اثر انگشت کار می‌کنند، امکان تقلب مانند زدن کارت برای فرد دیگر کاهش پیدا می‌کند.
- مدیریت بهتر مرخصی‌ها و ماموریت‌ها: سامانه‌ها می‌توانند درخواست‌ها و تاییدهای مرخصی یا ماموریت را به‌صورت دیجیتال مدیریت کنند.
استفاده از سامانه‌های کنترل تردد، موجب افزایش نظم و انضباط در سازمان‌ها شده و از سوی دیگر به کارکنان این اطمینان را می‌دهد که حقوق و منافع آن‌ها نیز به‌طور دقیق و بدون تبعیض حفظ می‌شود.
و اما در آخر…
در این مقاله سعی کردیم، درباره سامانه کنترل تردد، ویژگی‌های مهم آن، سیستم کنترل ورود و خروج افراد و … با شما صحبت کنیم. چنانچه، مجموعه شما نیاز به یک نرم‌افزار مناسب برای کنترل تردد پرسنل خود دارد، پیشنهاد می‌کنیم از «نرم افزار مدیریت منابع انسانی انیگما» کمک بگیرید.
«انیگما» نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید. کار با انیگما بسیار ساده و آسان است و آموزش کار با آن، به شیوه‌های مختلف حضوری، آنلاین یا آفلاین در دسترس شماست.
