سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان از تئوری تا عمل

09 بهمن سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان از تئوری تا عمل

تئوری سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان و عمل به آن، سازمان را در پیش بردن اهدافی مانند افزایش بهره‌وری کارکنان، کاهش خطاهای انسانی و بهبود عملکرد سازمانی بهتر یاری می‌رساند. همان‌طور که می‌دانید یک سازمان از بخش‌های مختلف تشکیل شده است که در راستای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش می‌کنند.

سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان و ویژگی‌های کاربردی آن را به خوبی در مجله انیگما در مطالب قبلی مورد بررسی قرار داده‌ایم حال هدف از نوشتن این مطلب بررسی تئوری سیستم مدیریتی کارکنان، اجزا و ویژگی‌های آن خواهد بود پس با ما همراه باشید.

تئوری سیستم مدیریت کارکنان چیست؟

سازمان‌ها از اجزای به هم پیوسته‌ای تشکیل شده‌اند که برای رسیدن به اهدافی مشترک تلاش می‌کنند پس برای نایل شدن به این اهداف باید ازمجموعه‌ای قوانین پیروی کنند. در این سال‌ها با روی‌کار آمدن تئوری سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان، کار برای آن‌ها آسان‌تر شده است چراکه می توان آن را به پایه توسعه سازمانی یک مجموعه در نظر گرفت.

تئوری سیستم مدیریت برای آن‌که ارزیابی و اثربخشی بهتری در کل سیستم داشته باشد بر اصول زیر بنا شده است:

• تمرکز بر کارکنان

بر اساس این تئوری کارکنان و افراد حاضر در یک مجموعه، سرمایه‌های اصلی آن محسوب می‌شوند.

• بهبود مستمر

تاکید این تئوری بر بهبود مستمر فرایندهای مدیریت منابع انسانی است.

• یکپارچگی

تئوری مدیریت، یکپارچه‌سازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی می‌کند.

تئوری سیستم مدیریت کارکنان

اجزای تئوری سیستم مدیریت کارکنان شامل چه چیزهایی می شود؟

تئوری سیستم مدیریت کارکنان از اجزا و قسمت‌های مختلفی برای رسیدن به اهداف فرایندهای منابع انسانی تشکیل شده است که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• تئوری‌های مدیریت و نیازمندی‌های سازمان

یکی از مهم‌ترین تئوری‌های سیستم مدیریتی را می توان توسعه سیستم‌های مدیریت یکپارچه کارکنان دانست که نیازمندی‌های سازمان و الزامات آن را مورد بررسی قرار می‌دهد.

• تئوری مدیریت یکپارچه کارکنان

در این بخش ویژگی‌‌های اصلی سیستم مدیریتی یک سازمان مانند اطلاعات پرسنلی، مدیریت عملکرد، حضور‌و‌غیاب، ارتباطات داخلی و خارجی و اهداف سازمان شرح و توضیح داده می‌شود. با این بررسی‌ها راحت‌تر تئوری سیستم مدیریت کارکنان برای یک مجموعه عملی می‌شود.

• HRIS

«HRIS» یا سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان در بهبود عملکرد یک سازمان نقش اساسی دارد چرا‌که از تئوری مدیریت و فناوری اطلاعات بهره می‌برند تا به سازمان‌ها در راستای عملکرد بهتر، مدیریت منابع انسانی و بهبود روابط کارکنان کمک کنند. این سیستم فرایند را از پیاده‌سازی تا استفاده از آن بررسی و به مرحله عمل می‌رساند.

نحوه پیاده سازی تئوری سیستم مدیریت کارکنان به چه صورت است؟

پیاده سازی تئوری سیستم مدیریت کارکنان یک فرایند پیچیده و زمان‌بر در راستای پیش بردن اهداف مدیریتی و منابع انسانی یک مجموعه است. در همین راستا همه ذینفعان باید در آن مشارکت داشته باشند. مراحل اصلی پیاده سازی این تئوری عبارتند از:

۱- بررسی اولیه

در این مرحله از پیاده‌سازی تئوری سیستم مدیریت کارکنان باید نیازو اهداف پیاده‌سازی یک مجموعه مشخص شود. این کار با بررسی و مطالعات بسیار طی چندین سال صورت می‌گیرد. مهم‌ترین نیازهایی که در زمینه مدیریت کارکنان شناسایی و بررسی می‌شود عبارتند از:

• تقویت فرهنگ سازمانی

• بهبود بهره‌وری کارکنان
• افزایش رضایت کارکنان
• کاهش هزینه‌های منابع انسانی

• بهبود ارتباطات و تعاملات کارکنان

پس از این شناسایی نیازها، سازمان باید اهداف پیاده‌سازی سیستم را تعیین کنند. اهداف باید «SMART» باشد. به این معنا که:

• Specific:  خاص و مشخص
• Measurable:  قابل اندازه‌گیری
• Achievable: قابل دستیابی
• Relevant:مرتبط با نیازهای سازمان
• Time-bound: دارای زمان‌بندی مشخص

۲- طراحی سیستم

در این مرحله از تئوری، سیستم بر اساس نیازها و اهداف سازمان طراحی می‌شود. در راستای نائل شدن به این هدف باید متخصصان منابع انسانی و فناوری اطلاعات با یکدیگر همکاری داشته باشند. در طراحی سیستم موارد زیر را حتما لحاظ کنید:

• فرآیندهای مدیریت منابع انسانی: سیستم تئوری مدیریت باید بتواند تمام فرآیندهای مدیریت منابع انسانی را به صورت یکپارچه پشتیبانی کند.
• اطلاعات و داده‌ها: سیستم تئوری مدیریت باید اطلاعات و داده‌های مورد نیاز مدیریت منابع انسانی را جمع‌آوری، ذخیره و پردازش کند.
• امنیت و حریم خصوصی:در تئوری سیستم مدیریت کارکنان، سیستم طراحی‌شده باید از امنیت و حریم خصوصی اطلاعات کارکنان محافظت کند.

۳- استقرار سیستم

در مرحله استقرار سیستم، سیستم باید در راستای تئوری مدیریت کارکنان سازمان پیاده‌سازی ‌شود. این کار با آموزش کارکنان، مدیران و ایجاد زیرساخت‌های لازم صورت می‌گیرد. در پیاده‌سازی و استقرار سیستم حتما موارد زیر را لحاظ کنید:

• آموزش کارکنان:آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از آن
• آموزش مدیران:  آموزش مدیران در مورد نحوه استفاده از آن برای تصمیم‌گیری و مدیریت کارکنان مجموعه
• ایجاد زیرساخت‌های لازم: فراهم کردن زیرساخت‌های لازم برای استفاده از سیستم، سخت‌افزار، نرم‌افزار و شبکه
• بهبود مستمر: در این مرحله، سیستم به طور مستمر باید بهبود داده ‌شود. این کار با دریافت بازخورد از کارکنان، مدیران مجموعه و انجام تغییرات لازم صورت می گیرد. در فرایند بهبود مستمر تئوری سیستم مدیریت کارکنان موارد زیر باید لحاظ شود:
• بازخورد کارکنان برای بهبود سیستم
• بازخورد مدیران برای بهبود سیستم
• تغییرات لازم براساس بازخورد کارکنان و مدیران

پیاده سازی تئوری سیستم مدیریت کارکنان

نتیجه گیری

پیاده‌سازی تئوری سیستم مدیریت کارکنان، فرایندی چالش‌بر‌انگیز است که نیازمند صبر و حوصله بسیار است. با اجرایی کردن این تئوری تا مدت‌ها خیال‌تان از بهره‌وری کارکنان و افزایش بهبود عملکرد سازمان‌تان راحت است. از سیستم‌های مدیریتی یکپارچه بسیاری می‌توان در این راستا استفاده کرد که پیشنهاد ما به شما مراجعه به شرکت معتبر «انیگما» است که در بررسی و حل مشکلات مربوط به مدیریت منابع انسانی، ساختارهای اداری شرکت‌ و مدیریت کارکنان به خوبی شما را راهنمایی می‌کنند.

«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما می‌توانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.

این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.

منبع: Sagepub