17 مهر استفاده از نرم‌افزار مدیریت دورکاری چه مزایایی دارد؟
با گسترش روزافزون کار از راه دور، بسیاری از سازمان‌ها در تلاش‌اند تا با به‌کارگیری نرم‌افزار مدیریت دورکاری، بهره‌وری و اثربخشی نیروی کار خود را افزایش دهند. استفاده از این نرم‌افزارها می‌تواند مزایای بسیاری به همراه داشته باشد. افزایش بهره‌وری، بهبود هماهنگی و ارتباطات، کاهش هزینه‌ها و البته تسهیل مدیریت نیروی کار پراکنده ازجمله این مزایا هستند.
در ادامه این مقاله در مجله انیگما به بررسی دقیق‌تر فواید به‌کارگیری نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری می‌پردازیم. پس همراه ما باشید…
مدیریت دورکاری چیست؟
کار از راه دور نوعی قرارداد کاری است که در آن کارمند برای انجام وظایف خود نیازی به مراجعه به مکان خاصی ندارد و می‌تواند کار خود را از منزل یا هر محیط مناسب دیگری انجام دهد. اگرچه با شیوع ویروس کرونا اهمیت دورکاری افزایش یافته است، اما همه مشاغل شامل کار از راه دور نیستند.
روزهایی که مدیران پروژه به پلتفرم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف برای رسیدگی به بخش‌های متفاوت یک پروژه و مدیریت یک تیم نیاز داشتند، گذشته است. رویکرد قدیمی که در آن ممکن است به 10 برنامه مختلف برای مدیریت پروژه‌ها و اعضای تیم نیاز داشته باشید، به عنوان رویکرد فرانکشتاین شناخته می‌شود؛ و خوشبختانه، این یک حالت کار منسوخ است؛ زیرا با نرم افزار مدیریت کار می‌توان یک کانال واضح برای جنبه‌های کار نگه داشت. مکانی که در آن تمام ارتباطات، اسناد، پیوست‌ها و وظایف محول شده در یک مکان متمرکز هستند.
این مکان متمرکز انجام کار را بسیار آسان‌تر می‌کند؛ و همچنین پیگیری اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد و پیشرفت آن‌ها در کجاست. داشتن همه چیز در یک پلت فرم باعث صرفه جویی در زمان، بهبود کارایی و کاهش اشتباهات می‌شود.
مدیریت دورکاری
نرم افزار مدیریت دورکاری چیست؟
نرم‌افزار مدیریت دورکاری (Telework Management Software) به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که به سازمان‌ها در مدیریت و نظارت بر نیروی کار دورکار خود کمک می‌کنند.
قابلیت‌ها و مزایای نرم افزار مدیریت دورکاری عبارت‌اند از:
- ثبت ساعات کاری و حضوروغیاب دورکاران
- امکان ارزیابی عملکرد و بهره‌وری دورکاران
- ارتباطات داخلی، پیام‌رسانی و برگزاری جلسات مجازی
- اشتراک‌گذاری و همکاری روی پروژه‌ها
- امنیت و حفظ حریم خصوصی اطلاعات و داده‌ها
- گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی
- قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی
به‌طور کلی، این نرم‌افزارها ابزار مناسبی برای مدیریت مؤثر نیروی کار دورکار و افزایش بهره‌وری آن‌ها هستند.
چرا به نرم افزار مدیریت نیروی کار از راه دور نیاز دارید؟
چه یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت بزرگ باشید، برای مدیریت کار خود به نیروی کار نیاز دارید. اگر اندازه شرکت بزرگ است و مدیریت کار به صورت دستی امکان‌پذیر نیست، بهتر است برای ساده کردن کسب و کار خود به سراغ نرم افزار مدیریت نیروی کار از راه دور بروید.
این نوع نرم افزار طیف وسیعی از ابزارها و عملکردها را فراهم می‌کند که مدیران را قادر می‌سازد بدون توجه به موقعیت مکانی تیم‌های خود را به طور مؤثر مدیریت و با آن‌ها ارتباط برقرار کنند. نرم‌افزار مدیریت نیروی کار از راه دور همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌ها و وظایف کارکنان راه دور خود را پیگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که همه به‌طور مؤثر کار می‌کنند و ضرب‌الاجل‌های خود را رعایت می‌کنند. این کار وظایف اداری مانند ردیابی زمان، حقوق و دستمزد و مدیریت هزینه را ساده می‌کند و زمان مدیران را برای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک بیشتر آزاد می‌کند؛ بنابراین برای یافتن بهترین ابزار، اجازه دهید ابتدا عواملی را که باید قبل از انتخاب نرم افزار برای کسب و کار خود در نظر بگیرید، درک کنیم.
مشخصات یک نرم افزار مدیریت نیروی کار ایده آل
بیایید به عواملی که می‌توانند بر انتخاب نرم‌افزاری که برای مدیریت نیروی کار از راه دور استفاده می‌شود، نگاهی کنیم. این عوامل ممکن است بسته به اندازه سازمان، صنعت و نیازهای خاص متفاوت باشد. برخی از بارزترین عوامل عبارت‌اند از:
- یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار باید با ابزارها و سیستم‌های دیگر سازگار باشد تا از ارتباط و همکاری یکپارچه بین تیم‌های از راه دور و داخل دفتر اطمینان حاصل شود.
- کاربرپسند بودن: نرم افزار مدیریت نیروی کار از راه دور باید به راحتی قابل استفاده و پیمایش باشد و امکان گردش کار روان و کارآمد را برای مدیران و کارکنان فراهم کند.
- امنیت: با اشتراک گذاری و ذخیره داده‌های حساس به صورت آنلاین، نرم افزار باید دارای ویژگی‌های امنیتی قوی برای محافظت در برابر تهدیدات سایبری و اطمینان از حفظ حریم خصوصی اطلاعات کارکنان باشد.
- مقیاس‌پذیری: نرم افزار باید با نیازهای سازمانی برای مقیاس‌پذیری کسب‌وکار سازگار شود.
- کارکرد: نرم افزار مدیریت نیروی کار از راه دور باید دارای ویژگی‌های لازم برای مدیریت مؤثر کارگران از راه دور باشد، ازجمله ردیابی زمان، مدیریت پروژه و ابزارهای ارتباطی.
- هزینه: نرم افزار باید مقرون به صرفه باشد و بازگشت سرمایه خوبی را برای هر سازمانی فراهم کند.
ویژگی نرم افزار مدیریت دورکاری
جمع‌بندی نهایی مزایای نرم افزار مدیریت دورکاری
به طور کلی، نرم‌افزار مدیریت دورکاری باید نیروی کار راه دور را بهتر مدیریت کند. نرم‌افزار مدیریت دورکاری انیگما طیف وسیعی از ویژگی‌ها را برای کمک به مدیریت نیروی کار از راه دور ارائه می‌دهد، ازجمله ردیابی زمان، مدیریت پروژه، ابزارهای ارتباطی و نظارت بر عملکرد.
با استفاده از این نرم افزار، میتوانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان از راه دور شما سازنده هستند و در جهت اهداف تجاری شما کار می‌کنند.
