27 شهریور چطور از سیستم مدیریت دورکاری در شرکت‌ها استفاده کنیم؟
سیستم مدیریت دورکاری به ارگانیزاسیون‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های کارکنانی که از مکان‌های دوردست کار می‌کنند، به بهترین شکل ممکن نظارت و ارزیابی شود. در دنیای امروز، با گسترش فناوری و تغییر نیازهای کاری، دورکاری به یک گزینه ضروری برای بسیاری از شرکت‌ها تبدیل شده‌است. با استفاده از این سیستم‌ها، شرکت‌ها می‌توانند تعاملات، پروژه‌ها و فعالیت‌های کارکنان را به صورت مرکزی مدیریت کنند و بهره‌وری و ارتباط بین اعضاء تیم را به حداکثر برسانند.
دورکاری چیست؟
پیش از آن‌که درباره سیستم مدیریت دورکاری صحبت کنیم. ابتدا لازم است، بدانیم به‌طورکلی، دورکاری چیست؟ سپس درباره سیستم مدیریت دورکاری به صحبت بپردازیم.
منظور از دورکاری، که گاهی به آن «کار از راه دور» یا «کار در منزل» نیز می‌گویند، انجام وظایف و فعالیت‌های شغلی در مکانی خارج از محل اصلی کار، مانند منزل، کافه‌ها، فضاهای کار اشتراکی یا هر مکان دیگر است که به اینترنت اتصال دارد.
در دورکاری، کارمندان می‌توانند به منابع و ابزارهای شرکت از طریق اتصالات اینترنتی دسترسی داشته باشند و با همکاران، مدیران و مشتریان ارتباط برقرار کنند.
دورکاری می‌تواند به صورت جزئی (برخی از روزها در هفته) یا به‌صورت کامل (همه روزهای هفته) اتفاق بیافتد.
چرا شرکت‌ها باید از سیستم‌های مدیریت دورکاری استفاده کنند؟
استفاده از سیستم‌های مدیریت دورکاری برای شرکت‌ها می‌تواند مزایای متعددی داشته باشد. در زیر به برخی از اسباب و دلایل استفاده از این سیستم‌ها می‌پردازیم:
· افزایش بهره‌وری
با افزایش کارایی در ارتباطات و کاهش وقت‌های از دست رفته به خاطر حمل و نقل و جابه‌جایی، کارمندان می‌توانند تمرکز بیشتری روی وظایف خود داشته باشند.
· کاهش هزینه‌ها
با کاهش نیاز به فضاهای فیزیکی، هزینه‌های اجاره، برق، آب و غیره کاهش پیدا می‌کند. همچنین، هزینه‌های مرتبط با حمل‌و‌نقل کارمندان نیز کمتر می‌شود.
· جذب و نگهداری استعدادها
امکان دورکاری اغلب؛ برای استخدام و نگهداری استعدادهای برتر جذاب است، به‌ویژه، زمانی‌که این افراد در مناطق دوردست یا کشورهای دیگر زندگی می‌کنند.
· تعادل بین کار و زندگی
دورکاری به کارمندان اجازه می‌دهد تا تعادل بهتری بین زندگی شخصی و حرفه‌ای خود برقرار کنند.
· پایداری محیط زیست
با کاهش حمل‌و‌نقل روزمره، انتشار گازهای گلخانه‌ای ناشی از حمل‌و‌نقل کاهش می‌یابد، که این موضوع به حفاظت از محیط‌زیست کمک می‌کند.
· مدیریت بهتر منابع
سیستم‌های مدیریت دورکاری به مدیران امکان می‌دهد تا کارکرد و فعالیت کارمندان را به‌صورت زنده و از راه دور پیگیری کنند.
· انعطاف‌پذیری
در مواقع بحرانی مانند شیوع بیماری‌های ویروسی یا وقوع حوادث طبیعی، امکان ادامه کار به‌صورت دورکاری موجب می‌شود، شرکت‌ها قادر به ادامه فعالیت‌های خود باشند.
· گسترش دسترسی جغرافیایی
با استفاده از سیستم‌های مدیریت دورکاری، شرکت‌ها می‌توانند با مشتریان، شریک‌های خود یا کارمندان‌شان در مناطق مختلف جغرافیایی ارتباط برقرار کنند.
· کاهش استرس و خستگی
کاهش زمان حمل‌و‌نقل و امکان کار در محیط آرام‌تر، می‌تواند به کاهش استرس و خستگی کارمندان منجر شود.
· تکنولوژی و نوآوری
با استفاده از سیستم‌های مدیریت دورکاری، شرکت‌ها می‌توانند از آخرین تکنولوژی‌ها و نوآوری‌ها بهره‌برداری کنند.
استفاده از سیستم‌های مدیریت دورکاری برای شرکت‌ها، می‌تواند منجر به تحولات مثبت و پایداری طولانی مدت در سازمان‌ها شود.
راهنمای استفاده از سیستم‌های مدیریت دورکاری در شرکت‌ها
با استفاده مناسب از سیستم‌های مدیریت دورکاری، شرکت‌ها می‌توانند بهره‌وری، ارتباطات و رضایت کارمندان را افزایش دهند. از این راهنما میتوانید به‌عنوان سرآغاز، کارتان را شروع کنید و درنهایت، براساس نیازهای خاص شرکت خود تغییراتی در آن ایجاد کنید. پس همچنان همراه‌مان باشید.
1. نیازهای شرکت‌تان را مشخص کنید.
پیش از انتخاب یک سیستم، نیازها و خواسته‌های شرکت خود را تعیین کنید. به‌طور مثال: آیا نیاز به پیگیری زمان کاری کارمندان، یا ارتباطات ویدئویی دارید؟
2. نرم‌افزار مناسب برای دورکاری انتخاب کنید.
بر اساس نیازهای تعیین شده، نرم‌افزار یا سیستم مناسب را انتخاب کنید. بسیاری از سیستم‌ها قابلیت‌های مختلفی دارند، پس بهتر است با چند مورد از آن‌ها آزمایش کنید.
3. سیستم مدیریت دورکاری را به کارمندان خود آموزش دهید.
پس از نصب و راه‌اندازی سیستم، در مورد چگونگی استفاده از آن به کارمندان خود آموزش دهید.
4. حواس‌تان به تنظیمات امنیتی سیستم‌های دورکاری باشد.
اطمینان حاصل کنید که تنظیمات امنیتی سیستم به درستی پیکربندی شده و داده‌ها و ارتباطات به‌طور مناسب رمزگذاری می‌شوند.
5. سیستم‌های دورکار ی را پیگیری و ارزیابی کنید.
بطور دوره‌ای عملکرد سیستم و کارایی کارمندان را پیگیری و ارزیابی کنید. از ابزارهای گزارش‌گیری سیستم برای این منظور استفاده کنید.
6. ارتباطات منظم برقرار کنید.
با توجه به اینکه دورکاری می‌تواند احساس انزوا بوجود آورد، از سیستم برای ایجاد ارتباطات منظم و متناسب با کارمندان استفاده کنید.
7. سیستم دورکاری را به‌روزرسانی کنید.
به تنظیمات و به روزرسانی‌های سیستم دقت کنید. از اینکه نرم‌افزار یا سیستم به روز است، اطمینان حاصل کنید.
8. حواس‌تان به سیستم پشتیبانی نرم‌افزار دورکاری باشد.
در صورت بروز مشکلات یا نیاز به پشتیبانی، با تیم پشتیبانی نرم‌افزار تماس بگیرید. بسیاری از سیستم‌ها خدمات پشتیبانی 24/7 دارند.
9. فرهنگ دورکاری را پیاده‌سازی کنید.
به کارمندان کمک کنید تا فرهنگ و رویه‌های دورکاری را درک کند و بپذیرد. از سیستم برای ایجاد و تقویت این فرهنگ استفاده کنید.
10. به بازخوردها توجه کنید.
به بازخورد کارمندان در مورد سیستم و فرآیندهای دورکاری گوش کنید و براساس آن بهبود‌های لازم را ایجاد کنید.
چگونه سیستم مدیریت دورکاری را در شرکت خود پیاده‌سازی کنیم؟
حال که با مراحل راهنمای استفاده از سیستم مدیریت دورکاری در شرکت آشنا شدیم، وقت آن رسیده که درباره پیاده‌سازی سیستم مدیریت دورکاری در شرکت‌ها با هم بیشتر حرف بزنیم. پیاده‌سازی سیستم مدیریت دورکاری در شرکت، یک امر چالش‌برانگیز است که ممکن است، اجرای دقیق آن به‌راحتی میسر نباشد. در اینجا چند مرحله کلیدی برای پیاده‌سازی چنین سیستمی را در شرکت با هم مرور خواهیم کرد:
· تحقیق و انتخاب نرم‌افزار دورکاری مناسب
پیش از هر چیز، نیازمندی‌ها و اهداف خود را بشناسید و بر اساس آن به دنبال نرم‌افزار یا سیستمی بگردید که بهترین مطابقت را با نیازهای شرکت شما داشته باشد.
· پیاده‌سازی تیم تحقیق
یک تیم از افراد ماهر و آگاه از فناوری و نیازهای شرکت را انتخاب کنید تا در فرآیند پیاده‌سازی نرم‌افزار کمک کنند.
· آموزش
همان‌طور که اشاره شد، پس از نصب سیستم، جلسات آموزشی برای کارکنان استراتژیک برگزار کنید تا با ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم آشنا شوند.
· پیکربندی و سفارشی‌سازی
هر شرکت نیازهای مخصوص به خود را دارد. از قابلیت‌های سفارشی‌سازی نرم‌افزار برای تطابق با فرآیندهای شرکت خود استفاده کنید.
· تست
پیش از راه‌اندازی کامل، یک دوره تست را اجرا کنید تا از کارکرد سیستم در شرایط واقعی اطمینان حاصل کنید.
· ارتباطات
برقراری ارتباط منظم با کارکنان در مورد تغییرات، به‌روزرسانی‌ها و فرآیندهای جدید مهم است.
· پشتیبانی
مطمئن شوید که به خدمات پشتیبانی دسترسی دارید. در صورت بروز مشکل یا سوال، در اولین فرصت به پشتیبانی مراجعه کنید.
· بازخورد
بعد از راه‌اندازی، بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید. این بازخوردها می‌تواند در بهبود و اصلاح سیستم مفید باشد.
· به‌روزرسانی و نوآوری
فناوری و نیازها با زمان تغییر می‌کنند. مطمئن شوید که سیستم شما همواره به‌روز است و با نیازهای جدید شرکت سازگار می‌شود.
· تقویت فرهنگ دورکاری
از طریق آموزش‌ها، وبینارها و جلسات، فرهنگ و فلسفه دورکاری را در بین کارکنان ترویج کنید.
مهم‌ترین نکات در بررسی بهترین نرم‌افزارهای سیستم مدیریت دورکاری
هنگام انتخاب یک ابزار مدیریتی برای دورکاری، چندین شرط و معیار باید مد نظر قرار دهید تا شرکت‌ها بهترین انتخاب را داشته باشند. در زیر به شرایط و معیارهای کلیدی برای انتخاب چنین ابزاری پرداخته شده‌است:
1. بررسی امنیت داده‌ها
از آنجا که نرم‌افزار مدیریت دورکاری، یک ابزار است که افراد از راه دور اطلاعات شرکت و … را در آن وارد می‌کنند، باید ابزاری انتخاب شود که از لحاظ سیاست‌ها و فناوری‌های امنیتی معتبر و بروز باشد تا داده‌های سازمان و کارکنان در مقابل تهدیدات احتمالی محافظت شوند.
2. پشتیبانی و سرویس
سیستم پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش مهم هستند. شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که این سیستم دورکار در صورت مواجهه با مشکلات فنی یا نیاز به راهنمایی، پشتیبانی سریع و موثر دارد و در دسترس است.
3. انعطاف‌پذیری و تطابق
ابزار باید قابلیت تطابق با نیازها و فرآیندهای شرکت و همچنین امکان تغییر و سفارشی‌سازی را داشته باشد.
4. رابط کاربری دوستانه
یک رابط کاربری ساده و قابل فهم کمک می‌کند تا کارکنان سریع‌تر با ابزار آشنا شوند و از آن استفاده کنند.
5. قابلیت تعامل با سایر سیستم‌ها
ابزار انتخابی باید با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگر مورد استفاده در شرکت سازگار باشد.
6. هزینه
بودجه و هزینه‌های مرتبط با خرید، نصب، آموزش و نگهداری ابزار باید در نظر گرفته شود.
7. ویژگی‌های کلیدی
ویژگی‌ها مانند چت زنده، اشتراک صفحه نمایش، ویدئو کنفرانس، مدیریت وظایف، گزارش‌سازی و دیگر امکانات مرتبط با دورکاری.
8. نظرات و بازخوردها
بررسی نظرات کاربران و ارزیابی‌های موجود می‌تواند نقطه نظرات و تجربیات واقعی کاربران را نسبت به ابزار مورد نظر نشان دهد.
9. پایداری و قابلیت اعتماد
ابزار باید پایدار و معتبر باشد، به ویژه زمانی‌که تعداد بالای کاربران به‌طور همزمان از آن استفاده می‌کنند.
10. آموزش و منابع
امکانات آموزشی مانند ویدئوها، مقالات راهنما و پایگاه دانش برای کمک به کاربران جدید.
هنگام انتخاب ابزار مدیریت دورکاری، پیشنهاد می‌شود شرکت‌ها از پیش‌تست‌ها و دوره‌های آزمایشی استفاده کنند تا از عملکرد و ویژگی‌های ابزار در شرایط واقعی مطمئن شوند.و اما سخن آخر درباره سیستم مدیریت دورکاری
در این مقاله سعی کردیم درباره سیستم مدیریت دورکاری، نکات مهمی را با شما در میان بگذاریم و در این رابطه، از راهنمای استفاده از سیستم‌های مدریت دورکاری نیز کمک گرفتیم.
در صورتی‌که به دنبال انتخاب نرم‌افزار مناسب برای سیستم مدیریت دورکاری هستید، «نرم افزار مدیریت منابع انسانی انیگما» انتخاب مناسبی است.
«انیگما» نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.
