بررسی تکنولوژی‌های استفاده شده در نرم افزارهای حضور و غیاب

05 آبان بررسی تکنولوژی‌های استفاده شده در نرم افزارهای حضور و غیاب

نرم افزارهای حضور و غیاب، یکی از ابزارهای مهم در مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها هستند. این نرم‌افزارها، از تکنولوژی‌های مختلفی تشکیل شده‌اند که در مدیریت منابع انسانی بسیار موثر هستند.

امروز ما در مجله انیگما، قصد داریم، درباره تکنولوژی‌های مختلفی که در این پلتفرم‌ها استفاده شده‌است، با شما صحبت کنیم. پس اگر شما نیز کنجکاوید و می‌خواهید در این رابطه بیشتر بدانید، با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید.

نرم‌ افزارهای حضور و غیاب چه کار می‌کنند؟

نرم‌افزارهای حضور و غیاب، وظیفه مدیریت و نظارت بر تردد پرسنل در سازمان‌ها و شرکت‌ها را برعهده دارند. این نرم‌افزارها، به‌صورت خودکار و دقیق، اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کنند و از آن‌ها، گزارش‌ و آمار می‌گیرند. وظایف و کارکردهای اصلی این نرم‌افزارها عبارتند از:

1- ثبت وقت حضور و غیاب

نرم‌افزارهای حضور و غیاب، از دستگاه‌های زمان‌سنجی مانند اثر انگشت، کارت پرسنلی، کد پین، یا اپلیکیشن‌های موبایل برای ثبت تردد کارکنان استفاده می‌کنند.

2- مدیریت تاخیر و غیبت

این نرم‌افزارها، به‌طور خودکار تاخیرها و غیبت‌ها را ثبت کرده و مدیران را مطلع می‌سازند تا اقدام‌های لازم را انجام دهند.

3- محاسبه ساعات کارکنان

از طریق اطلاعات حاصل از ثبت وقت حضور و غیاب، نرم‌افزارها ساعات کاری هرکدام از کارکنان را محاسبه می‌کنند.

4- محاسبه حقوق و مزایا

این نرم‌افزارها، به محاسبه حقوق و مزایا، براساس ساعات کاری و دیگر عوامل مرتبط کمک می‌کنند.

5- مدیریت مرخصی‌ها

کارکنان، می‌توانند از طریق نرم‌افزار درخواست مرخصی دهند و مدیران می‌توانند این درخواست‌ها را تأیید یا رد کنند.

6- گزارش‌گیری

این نرم‌افزارها گزارش‌ها و آمارهای مختلفی از تردد کارکنان تولید می‌کنند که می‌توانند به مدیران و مسئولان منابع انسانی کمک کنند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند.

7- امنیت و دسترسی محدود

این نرم‌افزارها از امنیت و رمزنگاری برای حفاظت از اطلاعات حضور و غیاب استفاده می‌کنند و دسترسی به این اطلاعات را محدود می‌کنند.

8- امکانات مدیریتی

مدیران می‌توانند اطلاعات حضور و غیاب را مدیریت کرده و تغییرات لازم را اعمال کنند.

9- امکان انتقال اطلاعات به سیستم‌های دیگر

بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، قابلیت انتقال اطلاعات به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) و دیگر نرم‌افزارهای مرتبط را دارند.

6 تکنولوژی استفاده‌شده در نرم افزارهای حضور و غیاب

همان‌طور که اشاره شد، نرم‌ افزارهای حضور و غیاب، برای مدیریت تردد کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شوند. این نرم‌افزارها، مجموعه‌ا‌ی از تکنولوژی‌ها و ویژگی‌های مختلف هستند که برای جمع‌آوری، ثبت، تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان از آن‌ها استفاده می‌شود. این فناوری‌ها عبارتند از:

*دستگاه زمان‌سنج

دستگاه‌های زمان‌سنج، ابزارهای الکترونیکی هستند که برای ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها استفاده می‌شوند. این دستگاه‌ها، از تکنولوژی‌های مختلف برای تشخیص و ثبت تردد کارکنان استفاده می‌کنند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1- اثر انگشت (Fingerprint) 

تکنولوژی اسکن اثر انگشت کارکنان، یک ابزار مناسب، برای تشخیص هویت و ثبت تردد پرسنل است که در نرم افزار حضور و غیاب، از آن استفاده می‌کنند.

2- کارت‌های پرسنلی (RFID یا بارکد)

این دستگاه‌ها از کارت‌های خصوصی با تکنولوژی RFID یا بارکد برای شناسایی کارکنان و ثبت حضور و غیاب استفاده می‌کنند.

3- کد پین (PIN)

کارکنان با وارد‌کردن کد پین خصوصی خود به دستگاه زمان‌سنج، ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند.

4- تصویرسازی چهره (Face Recognition)

فناوری تصویرسازی چهره، نیز یکی دیگر از ابزار مناسب برای شناسایی و تایید هویت کارکنان است که در ثبت تردد پرسنل از آن استفاده می‎‌کنند.

5- تکنولوژی GPS

تکنولوژی GPSیکی دیگر از فناوری‌هایی است که در نرم افزارهای حضور و غیاب از آن استفاده می‌کنند. این تکنولوژی، برای کسب‌و‌کارهایی که پرسنل در فضای باز حضور دارند و مدام در حال رفت‌و‌آمد هستند یا فروشگاه‌ها و … کاربرد دارد. در این سازمان‌ها، نرم افزار حضور و غیاب، روی گوشی همراه نصب شده و برای ثبت تردد از آن استفاده می‌شود.

* نرم‌افزارهای تحلیل داده

نرم‌افزارهای تحلیل داده در پلتفرم‌های حضور و غیاب، نقش مهمی ایفا می‌کنند. این نرم‌افزارها از داده‌های جمع‌آوری شده از دستگاه‌های ورود و خروج استفاده می‌کنند و اطلاعات را تجزیه و تحلیل می‌کنند تا به سازمان‌ها اطلاعات مفیدی در مورد ورود و خروج کارکنان بدهند. 

* ارتباطات بی‌سیم (Wireless Communications)

ارتباطات بی‌سیم از تکنولوژی‌های مهمی هستند که در نرم‌افزارهای حضور و غیاب استفاده می‌شوند. این ارتباطات به دستگاه‌های زمان‌سنج کمک می‌کنند تا اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را به سرور مرکزی ارسال کرده و داده‌ها را به‌صورت زنده و به‌روز نگه دارند. 

* امنیت و رمزنگاری

امنیت و رمزنگاری اطلاعات تردد پرسنل، به دلیل آنکه شامل اطلاعات شخصی و حساس کارکنان و سازمان‌هاست، در نرم‌ افزارهای مدیریت حضور و غیاب اهمیت بسزایی دارند و باید به شدت از آن‌ها حفاظت شود.

* اتوماسیون فرایندها

یکی دیگر از تکنولوژی‌هایی که در نرم افزارهای حضور و غیاب از آن استفاده می‌شود و اهمیت بسزایی نیز دارد، اتوماسیون فرایندها هستند. اتوماسیون فرایندها در نرم‌افزارهای حضور و غیاب، کارایی و دقت نرم‌افزارها را در مدیریت حضور و غیاب کارکنان، بالا می‌برند و به سازمان‌ها امکان مدیریت بهتر منابع انسانی و پرسنل را می‌دهند.

* گزارش‌گیری

گزارش‌گیری یکی دیگر از اجزای بسیار مهم و حیاتی نرم‌افزارهای حضور و غیاب است.تکنولوژی‌های مختلفی برای گزارش‌گیری دقیق و موثر در این نوع نرم‌افزارها وجود دارد. در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

1- گزارش‌گیری واقعی زمان (Real-Time Reporting) 

این تکنولوژی به کاربران این امکان را می‌دهد که در زمان واقعی به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی پیدا کنند. این اطلاعات به‌صورت فوری، به‌روزرسانی می‌شوند و مدیران به سرعت از آن‌ها آگاهی پیدا می‌کنند.

2- گزارش‌های سفارشی (Custom Reports) 

نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کاربران این امکان را می‌دهند که گزارش‌های سفارشی بسازند و اطلاعات مورد نیاز خود را در آن‌ها جای دهند. این تکنولوژی، انعطاف‌پذیری در ایجاد گزارش‌ها را ارتقاء می‌بخشد.

3- گزارش‌های تحلیلی (Analytical Reports) 

تکنولوژی تحلیل‌داده در نرم‌افزارهای حضور و غیاب، به تولید گزارش‌های تحلیلی از داده‌های تردد پرسنل کمک می‌کند. این گزارش‌ها به مدیران این امکان را می‌دهند تا الگوهای حضور و غیاب کارکنان را تشخیص دهند و تصمیم‌گیری‌های بهتری اتخاذ کنند.

4- گزارش‌های مالی (Financial Reports) 

این تکنولوژی به تولید گزارش‌های مالی مرتبط با حضور و غیاب کمک می‌کند. این گزارش‌ها، اطلاعاتی مانند ساعات کاری، مرخصی‌ها، تأخیرها و اضافه‌کاری‌ها را برای اهداف مالیاتی و مدیریتی ارائه می‌دهند.

5- گزارش‌های مرتبط با قوانین (Compliance Reports) 

Compliance Reports تکنولوژی‌های مرتبط با قوانین کار هستند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا گزارش‌هایی مطابق با قوانین کار از نرم افزارهای حضور و غیاب بگیرند.

6- داشبوردهای تحلیلی (Analytical Dashboards) 

داشبوردهای تحلیلی به مدیران این امکان را می‌دهند تا با داده‌های حضور و غیاب به‌صورت گرافیکی و تحلیلی آشنا شوند و به سرعت، تصمیم‌های اجرایی بگیرند.

و اما در آخر…

در این مطلب از مجله انیگما، سعی کردیم شما را با انواع تکنولوژی‌ها که در نرم‌افزارهای حضور و غیاب به‌کار گرفته می‌شود، آشنا کنیم. اگر به دنبال یک نرم‌افزار کارآمد، با کارایی ساده و قیمت منصفانه هستید، نرم افزار مدیریت انیگما، انتخاب مناسبی است. 

«انیگما» نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و می‌توانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.