03 بهمن فرایند‌ها و اتوماسیون اداری در دورکاری
اتوماسیون اداری در دورکاری زودتر از آن‌چه که افراد فکرش را می‌کردند جای خود را در ادارات و شرکت‌ها باز کرد. شیوع بیماری کرونا دلیلی بر استفاده از نرم افزار مدیریت در دورکاری و بردن فضای کاری به سمت دیجیتال شد. در لغت «اتوماسیون» به استفاده از فناوری برای کارهای اداری اشاره دارد.
حال با گسترش فناوری و تکنولوژی استفاده از اتوماسیون اداری برای مدیریت فرایندهای کاری در دورکاری بسیار متدوال شده است. در مجله انیگما به خوبی این موضوع و دیگر چالش‌های مرتبط با استفاده از ابزارهای دورکار را توضیح داده‌ایم حال در این مقاله اتوماسیون اداری، مزایا و چالش‌های آن را در دورکاری بررسی خواهیم کرد.
اتوماسیون اداری در دورکاری چیست؟
اتوماسیون اداری همان طور که در بالا به آن اشاره کردیم به استفاده از فناوری برای افراد دورکار در یک شرکت یا اداره اشاره دارد. آن‌ها با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دورکاری فرایند کاری خود را در شرایط دورکاری به بهترین شکل انجام می‌دهند. فناوری اتوماسیون در بهترین حالت به ارجاعات سازمانی و مکاتبات الکترونیکی در دورکاری کمک کرده است. با این‌حال در ادامه مزایا و چالش‌های استفاده از اتوماسیون اداری در دورکاری را برایتان نام خواهیم برد.
انواع اتوماسیون های اداری در فرایند دورکاری افراد
اتوماسیون اداری در تعریفی تخصصی‌تر ترکیبی از سخت‌افزار ونرم افزار کامپیوتری در بستر شبکه است که برای فعالیت‌های تجاری و ارتباطی مورد استفاده قرار می‌گیرد. تهیه متون ارتباطات نوشتاری و برنامه‌ریزی استراتژیک که قبلا به صورت دستی انجام می‌گرفته است حال با کمک اتوماسیون اداری، فرایند انجام آن با سرعت بیشتری صورت می‌گیرد.
اتوماسیون اداری به انواع مختلفی تقسیم می‌شود که هر یک از آن‌ها به بهرهوری سازمان و کاهش خطاهای آن کمک می‌کند و استفاده از آن‌ها در دورکاری ضروری است.
انواع اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به انواع مختلفی تقسیم می‌شود که فرایند دورکاری را برای افراد در مشاغل کوچک و سازمان‌‌های بزرگ بسیار راحت کرده است. از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- انتشارات الکترونیکی
- نرم‌افزارهای انتشار محتوا
- سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)
۲- ابزارهای ارتباطی و همکاری الکترونیکی
- نرم افزار کفرانس‌های ویدیویی
- پست الکترونیکی
- پست صوتی
- فکس
۳- مدیریت اداری
- ProcessMaker
۴- پردازش تصویر و ذخیره اسناد
- نویسه‌خوان نوری
- تشخیص شخصیت هوشمند (Intelligent Character Recognition)
مزایای اتوماسیون اداری در دورکاری چیست؟
اتوماسیون اداری یک ابزار حیاتی در افزایش و بهرهوری کارها محسوب می‌شود که با دانستن مزایایش به اهمیت آن در فرایند دورکاری پی خواهید برد. این مزایا عبارتند از:
افزایش بهره وری
اتوماسیون ادری در فرایند دورکاری به کارکنان در انجام سریع‌تر و کارآمدتر کارها کمک می‌کند که در نتیجه منجر به مواد زیر می‌شود:
- افزایش بهرهوری کارکنان
- افزایش بهرهوری سازمان
- انجام فعالیت‌ها در فضای مجازی
کاهش هزینه ها
یکی از مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها کاهش هزینه‌های عملیاتی است که نتایج زیر را در طولانی‌مدت با خود به همراه دارد:
- کاهش خطاهای فردی و سازمانی
- انجام کارهای با کیفیت‌تر نسبت به قبل
تسهیل در همکاری
از دیگر مزایای اتوماسیون اداری در دورکاری تسهیل شدن کارها برای کارمندان یک شرکت یا سازمان است. به این معنا که کارمندان دورکار با کارمندان حاضر به راحتی می‌توانند در ارتباط باشند. در این فرایند کار کردن با ابزارهایی مانند ذخیره‌سازی ابری و گردش اسناد میسر می‌شود که موارد زیر را به دنبال دارد:
- مدیریت اسناد
- دسترسی آسان به اطلاعات
- دسترسی آسان به اسناد مشترک
مدیریت ارتباطات
با وجود اتوماسیون اداری در دورکاری ، کارکنان دورکار و افراد حاضر در سازمان مشکلی برای برقراری ارتباط با یکدیگر ندارند چراکه افراد دورکار از جدیدترین نرم‌افزارها برای تعامل و برقراری ارتباطات موثر با یکدیگر استفاده کنند:
- استفاده از نرم‌افزارهای کنفرانس ویدیویی
- استفاده از چت‌بات‌ها
- به کارگیری پیام‌رسان‌های فوری
مدیریت پروژه
گاهی افراد در فرایند کاری خود با مدیریت کردن پروژه‌های خود به مشکل برمی‌خورند به ویژه افرادی که به صورت دورکار فعالیت خود را پیش می‌برند. استفاده از اتوماسیون اداری در دورکاری به ین افراد کمک خواهد تا با ابزارهای موجود در فضای دیجیتال کار خود را راحت‌تر پیش ببرند. این ابزارها عبارتند از:
- نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
- تقویم آنلاین
- مدیریت زمان
چالش های استفاده از اتوماسیون اداری در دورکاری
به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات در دوران کرونا به اوج خود رسید. شاید برایتان جالب باشد که بدانید استفاده از این ابزار با تمام مزایا و نکات مثبتی که در بالا گفته شد، در ابتدا چالش‌های بسیاری برای مدیران و افراد سازمان‌ها به وجود آورد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
- امنیت داده ها
- تطابق با قوانین ومقررات
- نیاز به آموزش و پشتیبانی
- به کارگیری فناوری‌های جدید
ابزارهای زیادی در دورکاری برای تسهیل در کارها و مدیریت پروژه، ذخیره‌سازی و موارد دیگر می‌توان استفاده کرد.
مهم ترین ابزارهای کاربردی سازمان ها در دورکاری
استفاده از نرم‌افزارهای دورکاری به کاهش خطاهای سازمانی، افزایش بهرهوری و درآمد سازمان منجر می‌شود پس لازم است که با مهم‌ترین آن‌ها آشنا شوید:
۱- نرم افزار مدیریت پروژه که شامل موارد زیر می‌شود:
- Smartsheet
- بیس کمپ
- ترلو
- Jira
۲- نرم افزارهای ارتباطی جهت مکالمه و ارسال پیام در زمان دورکاری شامل موارد زیر است:
- Zoom
- Microsoft Teams
- Skype:
- google meet
۳- نرم افزارهای ذخیره سازی ابری در فرایند دورکاری در فرایند دورکاری شامل موارد زیر است:
- Google Drive
- Dropbox
- Mega
۴- نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه که بهترین آن‌ها عبارت است:
- Evernote
- Instapaper
۵- ابزارهای کنترل تردد کارکنان از راه دور
- Time Doctor
- DeskTime
- Clockify
- نرم‌افزار حضور و غیاب PAS
۶- ابزارهای مدیریت کارهای شخصی را می‌توان این‌گونه دسته‌بندی کرد:
- RescueTime
- Google Keep
- Habitica
جمع‌بندی نهایی
اتوماسیون اداری در فرایند دورکاری مهم‌ترین عنصر محسوب به حساب می‌آید چراکه به افزایش بهرهوری سازمان، کاهش خطاهای فردی و هزینه‌های سازمان بسیار کمک می‌کند. در این راستا با مراجعه به شرکت معتبر «انیگما» میتوانید مشکلات و مسائل مربوط به مدیریت منابع انسانی، ساختارهای اداری شرکت، افزایش رضایت شغلی و مدیریت زمان را در زمان دورکاری کارکنان‌تان بهبود ببخشید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم‌افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
