14 بهمن راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل
نرم‌افزار اکسل یک برنامۀ بسیار کاربردی و ساده جهت ساخت پرونده‌های پرسنلی است که میتوانید از آن استفاده کنید. برای این کار باید با این نرم‌افزار آشنایی داشته باشید و با استفاده از راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل راهکارهایی را جهت ساخت پرونده‌ها به کار ببرید. در مجلۀ انیگما راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل را در اختیارتان قرار می‌دهیم تا برای سازمان‌دهی و نگهداری پرونده‌ها از آن استفاده کنید.
چرا باید از اکسل برای مدیریت پرونده‌های پرسنلی استفاده کرد؟
ساخت و مدیریت پرونده پرسنلی در اکسل دارای مزایایی است که به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم. پس از آن راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل را در اختیارتان قرار می‌دهیم تا بتوانید از اکسل برای ساخت پرونده و مدیریت اطلاعات استفاده کنید.
سازمان‌دهی اطلاعات با اکسل
با استفاده از اکسل میتوانید اطلاعات پرسنلی را در محیطی سازمان‌یافته و قابل مدیریت نگه دارید. میتوانید برای هر کارمند یک صفحۀ جدید ایجاد کنید و مشخصات شخصی، سوابق شغلی، مهارت‌ها، ارزیابی عملکرد و غیره را در ستون‌ها و ردیف‌ها قرار دهید.
دسترسی و جستجوی آسان
قابلیت جستجو در اکسل به شما امکان می‌دهد به سرعت و با دقت پرونده‌ها را بر اساس معیارهای مختلفی مانند نام، شمارۀ پرسنلی یا سمت پیدا کنید.
تحلیل و گزارش‌دهی
میتوانید داده‌های پرسنلی را تحلیل کنید و گزارش‌های مربوط به مواردی مانند تعداد کارمندان در هر بخش، میانگین حقوق و مزایا، تاریخ استخدام و غیره را تهیه کنید تا بتوانید تصمیمات بهتری در مورد منابع انسانی بگیرید.
ضروت استفاده از راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل
قابلیت همکاری
اکسل امکان همکاری بر روی پرونده‌های پرسنلی را فراهم می‌کند. میتوانید پرونده‌های پرسنلی را در فضای اشتراکی قرار داده و به چندین نفر اجازۀ دسترسی و ویرایش همزمان را بدهید.
مجموعۀ این دلایل ضرورت استفاده از راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل را برجسته می‌کنند. حالا که از مزایای استفاده از اکسل در مدیریت پرونده‌ها مطلع شدید، بد نیست که راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل را نیز بخوانید:
راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل
با استفاده از راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل میتوانید پرونده‌ها را به‌طور موثر و سازمان‌یافته مدیریت کنید و برای سادگی و بهره‌وری بیشتر، از قالب‌ها و الگوهای آماده استفاده کنید. در این بخش راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل را از طریق چند راهکار ساده در اختیارتان قرار می‌دهیم.
1. ساختار پرونده‌ها:
برای هر کارمند، یک صفحۀ جدید در فایل اکسل ایجاد کنید.
- بر روی صفحۀ پرسنلی هر کارمند، اطلاعات شخصی، اطلاعات تماس، سوابق شغلی، مهارت‌ها، آموزش‌ها، ارزیابی عملکرد، مرخصی‌ها، حقوق و مزایا، و غیره را ثبت کنید.
- از قالب‌های مناسب برای هر بخش استفاده کنید تا پرونده‌های پرسنلی آراسته باشند.
2. برچسب‌گذاری ستون‌ها:
برای هر ستون اطلاعات یک برچسب مناسب قرار دهید. مثلاً «نام کامل»، «شمارۀ تلفن»، «تاریخ استخدام» و غیره.
- برچسب‌گذاری مناسب به شما کمک می‌کند پرونده‌های پرسنلی را به راحتی مرتب و جستجو کنید.
مدیریت منابع انسانی به کمک راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل
3. فیلترها و مرتب‌سازی:
استفاده از قابلیت فیلترها در اکسل به شما امکان می‌دهد پرونده‌های پرسنلی را بر اساس معیارهای مختلفی مانند نام، تاریخ استخدام، سمت و غیره فیلتر کنید.
- میتوانید پرونده‌ها را بر اساس ستون‌های مختلف مرتب کنید، مانند تاریخ استخدام یا حروف الفبا.
4. جستجو:
با استفاده از قابلیت جستجو میتوانید به سرعت پرونده‌های پرسنلی را بر اساس نام، شماره تلفن و غیره جستجو کنید.
- میتوانید از قابلیت جستجوی پیشرفتۀ اکسل استفاده کنید تا جستجوهای پیچیده‌تری انجام دهید.
5. نسخۀ پشتیبان:
تهیۀ نسخۀ پشتیبان از پرونده‌ها به شما امکان می‌دهد در صورت بروز هرگونه خطا یا از بین رفتن اطلاعات، دسترسی به نسخۀ قبلی داشته باشید. پشتیبان‌ها را در محلی امن ذخیره کنید، مانند درایو خارجی یا سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری.
6. محدودیت دسترسی با رمز گذاری:
برای اطمینان از حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات پرسنلی، بهتر است دسترسی به پرونده‌های پرسنلی را محدود کنید. برای این کار میتوانید پرونده‌های پرسنلی را رمزگذاری کنید.
7. پشتیبانی از مستندات:
برای هر پروندۀ پرسنلی، میتوانید اسناد مربوطه را به شکل الحاقی به فایل اکسل ذخیره کنید، مانند رزومه، تصاویر، مدارک تحصیلی و غیره. این کار به شما امکان می‌دهد تمام اطلاعات مرتبط با هر کارمند را یکجا نگهداری کنید.
آنچه خواندید راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل بود و مدیران و کارفرمایان می‌توانند با استفاده از این راهکارها پرونده‌های پرسنلی را به سهولت مدیریت کنند و نظم ببخشند. امیدواریم استفاده از این راهنمای جامع پرونده‌های پرسنلی در اکسل باعث بهبود روند عملکرد سازمان شما در مدیریت منابع انسانی شود.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم‌افزار مشهور به نام‌های «نرم‌افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم‌افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع: fitsmallbusiness
