17 اسفند ارزیابی و انتخاب سیستم‌های مدیریت یکپارچه کارکنان در سازمان‌های مختلف
انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان به سازمانها در حل چالش‌های حوزه مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند. از جمله این چالش‌ها می‌توان به پیچیدگی فرآیندهای منابع انسانی، افزایش حجم داده‌ها، افزایش کارایی، اثربخشی و ضرورت انطباق با قوانین و مقررات اشاره کرد.
سیستم‌های مدیریت یکپارچه کارکنان (HRMS) به عنوان ابزاری قدرتمند می‌توانند به سازمانها در غلبه بر این چالش‌ها کمک کنند. در این مقاله از مجله انیگما مزایای استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه و فاکتورهای مهم در انتخاب این سیستم را بررسی خواهیم کرد.
سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان چیست؟
سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان (HRMS) یک نرم‌افزار یا سامانه‌ای است که طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی را در یک سازمان به صورت یکپارچه و اتوماتیک پوشش می‌دهد. این سیستمها از ابزارهای تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT) بهره می‌برند که در بهبود عملکرد و کارایی حوزه منابع انسانی سازمانها نقش به‌سزایی دارد. وظیفه سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان موارد زیر را شامل می شود:
-
مدیریت اطلاعات پرسنلی
ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی مانند اطلاعات شخصی، سوابق تحصیلی، سابقه کاری، حقوق، دستمزد و سایر اطلاعات مرتبط با کارکنان.
-
مدیریت حقوق و دستمزد
محاسبه، پردازش حقوق و دستمزد کارکنان شامل مواردی مانند حقوق پایه، پاداش، بیمه‌ها، کسورات و مزایا.
-
مدیریت زمان و حضور غیاب
ثبت و مدیریت ساعات کاری، مرخصی‌ها، تاخیر و غیبت‌های کارکنان به صورت دقیق و اتوماتیک.
-
ارتباطات سازمانی
فراهم کردن ابزارها برای ارسال و دریافت اطلاعات و پیام‌های مرتبط با سازمان بین کارکنان و مدیران
-
آموزش و توسعه
مدیریت برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای برای کارکنان و رصد پیشرفت آن‌‌ها
-
ارزیابی عملکرد
ارزیابی و پایش عملکرد کارکنان و ارائه گزارش‌های مرتبط به مدیران.
-
مدیریت پرسنلی و استخدام
مدیریت فرآیندهای استخدام، ترک خدمت، انتقال و ترفیع کارکنان.
-
مدیریت فرآیندهای HRMS
پیش بردن فرایندهایی مانند استخدام، onboarding، مدیریت عملکرد، آموزش، توسعه و جبران خسارت
-
تجزیه و تحلیل داده های HRMS
انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان و تجزیه و تحلیل داده‌های HR، درک نیروی کار سازمان و اتخاذ صمیمات آگاهانه‌تر.
-
انطباق با قوانین و مقررات
انتخاب درست سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان به سازمانها در انطباق قوانین و مقررات مرتبط با کارکنان برای اجرای قوانین حقوقی، دستمزد و ایمنی.
بررسی فاکتورهای مهم در انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان
فاکتورهای مهم در انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان چیست؟
انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان در هر سازمان به عوامل متعددی بستگی دارد. بزرگی سازمان، نیازهای آن مجموعه و بودجه از عواملی هستند که مدیران برای یک انتخاب صحیح آن را در نظر می‌گیرند. در ادامه به مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب سیستم HRMS اشاره خواهیم کرد.
شناسایی نیازهای سازمان
اولین قدم در انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان، شناسایی نیازهای سازمان است. این کار با مصاحبه با ذینفعان کلیدی مانند مدیران منابع انسانی، مدیران بخش‌ها و کارکنان انجام می‌شود تا اهداف و الزامات سازمان را به سرانجام برساند.
بررسی گزینه‌های موجود
پس از شناسایی نیازها باید گزینه‌های موجود در بازار بررسی شوند. این کار را می‌توان از طریق جستجوی آنلاین، شرکت در نمایشگاه‌ها، کنفرانس‌ها و صحبت با سایر سازمانها انجام داد تا بتوان اطلاعات مربوط به سیستم‌های مختلف یکپارچه ارزیابی کارکنان را جمع‌آوری کرد.
ارزیابی سیستمها
پس از شناسایی گزینه‌های مناسب سیستم‌های مدیریت یکپارچه باید به طور دقیق ارزیابی شوند. این کار با بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های هر سیستم قیمت، پشتیبانی و خدمات پس از فروش و مراجع مشتریان انجام می‌گیرد.
انتخاب و پیاده‌سازی
پس از ارزیابی دقیق سیستمها باید انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان را انجام و پیاده‌سازی کرد. پیاده‌سازی سیستم HRMS فرآیندی پیچیده است که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و آموزش کارکنان سازمان دارد.
قابلیت انطباق و انعطاف‌پذیری
هنگام انتخاب سیستم یکپارچه مدیریت کارکنان باید قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی برای انطباق با فرآیندهای خاص سازمان را حتما در نظر داشته باشید. از سویی دیگر قابلیت انطباق با تغییرات و نیازهای آینده را هم در این انتخاب لحاظ کنید.
سهولت استفاده و آموزش
سیستم باید از نظر رابط کاربری و استفاده آسان باشد تا نیاز به آموزش زیادی برای کارکنان نداشته باشد و افراد به سرعت بتوانند با آن کار کنند.
امنیت
امنیت اطلاعات در انتخاب سیستم ارزیابی کارکنان بسیار ضروری است چراکه باید داده‌های شخصی کارکنان و اطلاعات مهم سازمان را حفظ و غیرقابل دسترس برای افراد غیر کند.
پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی
وجود پشتیبانی فنی قوی و مداوم از سوی تامین کننده این ابزار ارزیابی و قابلیت به‌روزرسانی سیستم با تغییرات فناوری یکی از مهم‌ترین فاکتورهای انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان است.
هزینه‌ها و بازدهی سرمایه‌گذاری
هزینه‌های پیاده‌سازی، نگهداری و پشتیبانی باید با منافع و بازدهی اقتصادی که سیستم ارائه می‌دهد متناسب باشد.
توانایی گزارش‌دهی و تحلیل
سیستم باید قابلیت تولید گزارش‌های دقیق و تحلیلی را داشته باشد تا مدیران اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را در اختیار داشته باشند.
بررسی مزایای انتخاب و استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان برای کسب و کارها
مزایای انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان برای یک سازمان چیست؟
حال که با فاکتورهای مهم در انتخاب سیستم ارزیابی مدیریت یکپارچه کارکنان آشنا شدید در ادامه مزایای استفاده از این سیستم ارزیابی را برای شما و سازمان‌تان خواهیم گفت.
- بهبود کارایی و اثربخشی
اجرای خودکار فرآیندهای منابع انسانی مانند مدیریت حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، استخدام و آموزش به سازمانها در صرفه‌جویی زمان و هزینه کمک خواهد کرد.
- افزایش دقت و انسجام داده‌ها
ایجاد یک منبع واحد برای اطلاعات مرتبط، به کارکنان سازمانها کمک می‌کند تا از انسجام و دقت داده‌ها اطمینان حاصل کنند.
- بهبود تصمیم‌گیری
ارائه گزارش‌ها، تجزیه و تحلیل‌های دقیق به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و مبتنی بر داده اتخاذ کنند.
- انطباق با قوانین و مقررات
سازمانها با وجود قوانین و مقررات مرتبط با کارکنان مانند قوانین مربوط به حقوق و دستمزد و ایمنی انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان را بهتر می‌توانند انجام دهند.
نتیجه گیری
در این مقاله با فاکتورها و مزایای انتخاب سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان آشنا شدید. برای اطلاعت بیشتر در این زمینه میتوانید از «انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم‌افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
