14 اسفند تغییرات نرم افزار حضور و غیاب از سیستم های دستی تا اتوماسیون
تغییرات نرم افزارهای حضور و غیاب از گذشته تا به امروز در سازمان‌ها مشهود است. از دیرباز حضور‌و‌غیاب کارکنان دغدغه‌ی صاحبان کسب و کارها بوده است تا جایی که آن را به صورت دستی انجام می‌دادند.
بزرگ‌تر شدن کسب‌و‌کار در این نرم‌افزارها کم‌کم تغییراتی به وجود آورد که آن را تبدیل به یک ابزار کارآمد کرد. در این مقاله از مجله انیگما تاریخچه مختصری از نرم افزارهای حضور و غیاب، تغییرات کلیدی نرم افزارهای حضور و‌غیاب و مزایای استفاده از آن را بیان خواهیم کرد.
تاریخچه مختصری از نرم افزارهای حضور و غیاب
نرم‌افزار حضور و غیاب، ابزارهایی هستند که برای مدیریت و نظارت بر حضور و غیاب کارکنان در محیط کار استفاده می‌شوند. این نرم‌افزارها از دهه‌های گذشته تا به امروز سیر تکاملی را طی کرده‌اند که در ادامه تاریخچه مختصری از تغییرات نرم‌افزارهای حضور و غیاب را خواهیم گفت:
نرم افزارهای حضور و غیاب در دهه ۱۹۸۰
سیستم‌های حضور و غیاب اولیه در دهه ۱۹۸۰ شامل کارت‌های حضور‌و‌غیاب فیزیکی یا سیستم‌های ساده دستی بوده است که از طریق فرم‌های کاغذی مدیریت می‌شدند. در این دهه حضور‌و‌غیاب کارکنان معمولا به صورت محلی در سازمان‌ها صورت می‌گرفت.
نرم افزارهای حضور و غیاب در دهه ۱۹۹۰
با پیشرفت تکنولوژی در این دوره، مدیران شاهد تغییرات نرم افزارهای حضور و غیاب اولیه در سازمان خود بودند. این نرم‌افزارها امکاناتی مانند ثبت حضور و غیاب و محاسبه ساعات کاری را برای آنها فراهم کرد.
نرم افزارهای حضور غیاب در دهه ۲۰۰۰
از دیگر تغییرات نرم افزارهای حضور و غیاب در دهه ۲۰۰۰ می‌توان به نرم‌افزارهای حضور‌و‌غیاب آنلاین اشاره کرد که امکاناتی مانند ثبت حضور و غیاب آنلاین، گزارش‌گیری در زمان واقعی و ارتباط مستقیم با سیستم‌های مدیریت منابع انسانی را فراهم می‌کردند.
نرم افزارهای حضور و غیاب در دهه های ۲۰۱۰ به بعد
پیشرفت فناوری‌های شناسایی بیومتریک مانند اثرانگشت، شناسایی چهره منجر به تغییرات نرم افزار حضور و غیاب شد. این تغییرات امکاناتی مانند شناسایی خودکار، کاهش خطاها، تقلب‌ها و افزایش امنیت را برای سازمان فراهم می‌کردند.
تغییرات نرم‌افزارهای حضور و غیاب از گذشته تا به حال
تغییرات نرم افزار حضور و غیاب شامل چه چیزهایی می شود؟
از گذشته تا کنون تغییرات نرم‌افزار حضور‌و‌غیاب سیر تکاملی را طی کرده است که تبدیل به یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت منابع انسانی تبدیل شده است. تغییرات ابزارهای نرم‌افزاری مرتبط با این حوزه سیستم‌های دستی ساده تا پلتفرم‌های اتوماتیک پیشرفته را شامل می‌شود که در ادامه به مهمترین آنها اشاره خواهیم کرد.
تکامل از سیستم‌های دستی
در آغاز سیستم‌های حضور و غیاب به صورت دستی اداره می‌شدند که شامل استفاده از کارت‌های حضور، فرم‌های حضور و غیاب دستی و سیستم‌های اطلاعاتی ساده بودند که توسط کارمندان اداره پرمی‌شدند. این سیستم‌ها اغلب با چالش‌هایی مانند خطاهای انسانی، امکان نفوذ و زمان‌بر بودن روبه‌رو بودند.
راه‌کارهای نرم‌افزاری اولیه
با پیشرفت فناوری، سیستم‌های نرم‌افزاری برای مدیریت حضور و غیاب به بازار آمدند. این ابزارها اغلب شامل برنامه‌های کامپیوتری ساده بودند که امکاناتی مانند ثبت حضور و غیاب، محاسبه ساعات کاری و گزارش‌گیری را فراهم می‌کردند. این سیستم‌ها تا حدی کارایی و دقت را افزایش دادند اما هنوز با محدودیت‌هایی هم‌چون نیاز به ورود دستی اطلاعات و قابلیت‌های محدود روبرو بودند. پس سازمان‌ها باز هم به دنبال تغییرات نرم افزار حضور و غیاب بودند.
تکامل به سیستم‌های اتوماتیک
پیشرفت فناوری و ظهور تکنولوژی‌هایی مانند شناسایی اثرانگشت و سیستم‌های RFIDمنجر به تغییرات نرم افزار حضور و غیاب شد. این سیستم‌ها دیگر به شکل اتوماتیک تر و دقیق‌تری کار می‌کردند. این ابزارها امکاناتی مانند شناسایی خودکار، گزارش‌گیری لحظه‌ای و ارتباط بیشتر با سایر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی را فراهم می‌کردند. این تکنولوژی‌ها باعث افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهبود امنیت در محیط کار شدند.
اتوماسیون
یکی از مهمترین تغییرات نرم افزار حضور و غیاب اتوماسیون فرآیند ثبت حضور و غیاب است. در گذشته این کار به صورت دستی انجام می‌شد اما امروزه با استفاده از دستگاه‌های کارت ساعت، تشخیص چهره، اثر انگشت و تلفن‌های هوشمند می‌توان به صورت خودکار حضور و غیاب را ثبت کرد.
گزارش‌دهی
نرم‌افزارهای جدید حضور و غیاب امکانات گزارش‌دهی قوی را فراهم می‌کنند که با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان گزارش‌های دقیقی از ساعات کارکرد، اضافه کاری، مرخصی، غیبت و سایر موارد مربوط به حضور و غیاب کارکنان تهیه کرد.
قابلیت‌های جانبی
از دیگر تغییرات نرم افزار حضور و غیاب می‌توان به محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی‌ها، کنترل تردد و حتی نظارت بر عملکرد کارکنان اشاره کرد که به صورت دقیق و کامل ارائه می‌کنند.
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب در کسب‌و‌کارها و سازمان‌های بزرگ
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب
استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب مزایای بسیاری برای کسب و کارها دارد که به در ادامه مهمترین آنها را نام خواهیم برد:
- افزایش دقت و سرعت
ثبت خودکار حضور و غیاب، خطاهای انسانی را کاهش و سرعت پردازش اطلاعات را افزایش می‌دهد.
- بهبود نظارت
با استفاده از گزارش‌های دقیق نرم‌افزارحضور و غیاب می‌توان بر عملکرد کارکنان نظارت دقیق‌تری داشت.
- کاهش هزینه ها
استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کاهش هزینه‌های مربوط به مدیریت زمان و حضور و غیاب کارکنان کمک کند.
- افزایش رضایت کارکنان
استفاده از این نرم‌افزارها افزایش رضایت کارکنان از طریق شفافیت در محاسبه حقوق، دستمزد و مدیریت مرخصی‌ها را در بردارد.
نتیجه گیری
تغییرات نرم‌افزارهای حضور و غیاب در طول زمان تکامل یافته و از سیستم‌های دستی ساده به ابزارهای قدرتمند و اتوماتیک تبدیل شده‌اند. تغییرات نرم افزار حضور و غیاب مزایای بسیاری برای کسب و کارها در طول زمان داشته‌اند و به آنها در مدیریت دقیق‌تر زمان، حضور و غیاب کارکنان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. پیشنهاد ما به شما مراجعه به شرکت معتبر «انیگما» است تا در بررسی و حل مشکلات مربوط به مدیریت منابع انسانی، معرفی نرم افزارهای حضورو غیاب و پشتیبانی‌های مرتبط با آن، راهنمایی‌تان کنند.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع: teamsense
