24 مهر 10 ویژگی برتر، بهترین نرم افزارهای مدیریت دورکاری
پس از بیماری همه‌گیر کرونا، حضور نرم افزارهای مدیریت دورکاری در سازمان‌ها بیشتر رایج شد. نرم‌افزارهای دورکاری یک فضای کاری انعطاف‌پذیر و کارآمد برای شما فراهم می‌کنند. این نرم‌افزارها؛ به کارکنان، این فرصت را می‌دهند تا بدون محدودیت در موقعیت جغرافیایی، به‌راحتی با بقیه همکاری کرده و کارشان را به اشتراک بگذارند. در این مطلب از مجله انیگما، می‌خواهیم، درباره مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای دورکاری با شما صحبت کنیم. پس همراه‌مان باشید.
1- امکان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی
اغلب نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری، کارآمد و حرفه‌ای هستند، قابلیت زمان‌بندی و برنامه‌ریزی دارند و در بهبود بهره‌وری و ارتباط درون تیم‌های کاری بسیار موثرند. رابط کاربری باید به گونه‌ای باشد که کاربران بتوانند به آسانی با آن کار کنند و فراگیری آن نیز نیاز به زمان و هزینه زیاد نداشته‌باشد.
بهترین نرم‌افزارهای دورکاری، به سازمان‌ها، این فرصت را می‌دهند تا پروژه‌های مختلفی را درون سیستم تعریف و مدیریت کنند. این نرم‌افزارها، امکان تخصیص وظایف به اعضای مختلف تیم و تعیین اطلاعات مربوط به هر پروژه، از قبیل اولویت‌ها، زمان‌بندی و موعد تحویل را فراهم می‌کنند. از جمله قابلیت‌هایی که این نرم‌افزارها، برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دارند، عبارتند از:
- تقویم مشترک برای سازمان‌دهی جلسه‌ها با بخش‌های مختلف.
- ابزارهای بصری برای ارائه گزارش وضعیت پروژه، به‌صورت واضح.
- جداول زمانی که نمایش‌دهنده زمان‌های مختلف انجام وظایف و … .
- نمودارهای ستونی و خطی برای تحلیل پیشرفت یا تاخیر پروژه.
- تابلوهای متنوع درحال انتظار، در حال انجام یا انجام شده و … در حین انجام پروژه.
با افزایش تمایل به دورکاری، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با ویژگی‌های متنوع و کاربردی به بازار عرضه شده‌اند. این برنامه‌ها، دسترسی آنلاین و همزمان به پروژه‌ها دارند و به صورت نسخه‌های دسک‌تاپ یا موبایلی عرضه می‌شوند.
2- تعامل و همکاری بهینه گروهی به صورت آنلاین و همزمان
نرم‌افزارهای برتر دورکاری اغلب؛ یک داشبورد مشترک برای اعضای تیم فراهم می‌کنند. این داشبوردها به اعضای تیم اجازه می‌دهند تا فایل‌ها و اطلاعات خود را در فرمت‌های متنوع با دیگران به اشتراک بگذارند و ارتباطات فردی و گروهی را ساده‌تر مدیریت کنند. برخی از این نرم‌افزارها؛ قابلیت ادغام با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری مانند گوگل درایو نیز دارند.
افزون‌براین، نرم افزارهای مدیریت دورکاری، قابلیت چت و پیام‌رسانی درون برنامه نیز دارند و حتی می‌توان برای ویدیو کنفرانس و تماس صوتی نیز از آن‌ها استفاده کرد.
3- دسترسی امن
یکی دیگر از قابلیت‌های نرم افزارهای مدیریت دورکاری، رمزنگاری اطلاعات و ارتباطات در آن‌هاست. این نرم‌افزارها با وجود تأیید اعتبار چند مرحله‌ای و پشتیبانی از استانداردهای امنیتی، برای مدیریت دورکاری ایمن، بسیار کارآمد و مطمئن هستند.
4- سازگاری
از ویژگی‌های بارز و مهم نرم افزارهای مدیریت دورکاری، سازگاری آن‌ها با سیستم‌عامل‌های مختلف (ویندوز، مک، لینوکس و ..) است. همچنین، این نرم‌افزارها از اپلیکیشن‌های مخصوص موبایل برای iOS و Android نیز پشتیبانی می‌کنند.
5- پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم افزار مدیریت دورکاری
یکی از جنبه‌های کلیدی در نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری، پشتیبانی و به‌روزرسانی منظم آن‌هاست. برای اینکه این نرم‌افزارها به‌صورت فعال و بدون مشکل در محیط‌های کاری پویا و متغیر به کار گرفته شوند، باید به‌طور منظم و با کیفیت بالا به‌روزرسانی شوند. همچنین، دسترسی به تیم پشتیبانی فنی که سوالات و مشکلات کاربران را حل کند، از اهمیت بالایی برخوردار است.
6- مدیریت پروژه و وظایف با نرم افزار مدیریت دورکاری
نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا در مدیریت پروژه‌ها و وظایف تیم‌ها موثر باشند، به‌خصوص، زمانی‌که، اعضای تیم در مکان‌های مختلف و گاهی در نقاط مختلف جهان قرار دارند. این نرم‌افزارها با وجود امکانات متنوعی که دارند، می‌توانند:
- پروژه‌ها را تعریف و طبقه‌بندی کنند.
- وظایف و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم تخصیص دهند.
- زمان‌بندی، موعدهای مهم و سررسیدها را مشخص کنند.
- پیشرفت پروژه و وضعیت وظایف را رصد و گزارش کنند.
- تغییرات و تاخیرات احتمالی را اطلاع‌رسانی کنند.
7- سفارشی‌سازی در نرم افزارهای مدیریت دورکاری
یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد و مهم نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری، قابلیت سفارشی‌سازی آن‌هاست. تیم‌ها و سازمان‌ها، نیازها، چالش‌ها و فرآیندهای متفاوتی دارند و یک راه‌حل یکپارچه نمی‌تواند به همه نیازها پاسخ دهد. از جمله، امکانات سفارشی‌سازی در نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری، عبارتند از:
- رابط کاربری: امکان تغییر طراحی و تنظیم رابط کاربری براساس نیاز و ترجیحات کاربران.
- گزارش‌ها و داشبوردها: ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی براساس داده‌ها و اطلاعاتی که تیم‌ها می‌خواهند رصد کنند.
- فرآیندها و جریان کار: قابلیت تعریف فرآیندهای کاری مختلف و تنظیم جریان وظایف بر اساس نیازهای سازمان.
8- قابلیت آرشیو و پشتیبانی در نرم افزارهای مدیریت دورکاری
نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری نه تنها امکاناتی برای مدیریت کارهای جاری و زمان‌بندی وظایف دارند، بلکه امکاناتی مرتبط با آرشیو و پشتیبانی از اطلاعات نیز به صورت جامع ارائه می‌دهند. ویژگی‌های این بخش عبارتند از:
- حفظ اطلاعات: امکان ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به پروژه‌ها، حتی؛ پس از پایان آن‌ها برای استفاده‌های آتی و بررسی‌های مختلف در گذر زمان.
- جست‌وجو: امکان جست‌وجوی پیشرفته در اطلاعات آرشیو شده برای بازیابی اطلاعات سریع و دقیق.
- گزارش‌دهی: توانایی تولید گزارش، براساس داده‌های آرشیو شده برای بررسی عملکرد تیم و پروژه در طول زمان.
- امنیت در پشتیبانی: اطلاعات پشتیبان باید در مکان‌های امن و محافظت شده ذخیره شوند، همچنین از رمزنگاری‌های استاندارد برای جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز استفاده می‌شود.
9- امکان گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها در نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری
نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری، به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند تا با کمک قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها، به مدیران و تیم‌ها، در فهم عمیق و دقیق پیشرفت پروژه‌ها و عملکرد افراد، کمک کنند. از جمله قابلیت‌هایی که این نرم‌افزارها دارند، عبارتند از:
- گزارش‌های تفصیلی: امکان ارائه داده‌ها در قالب‌های مختلف مانند نمودارها، جداول و گزارش‌های متنی.
- دیدگاه‌های مختلف: توانایی نمایش اطلاعات از دیدگاه‌های مختلف مانند گزارش‌های فردی، تیمی یا پروژه‌ای.
- فیلترها: امکان فیلترکردن اطلاعات براساس تاریخ، وظیفه، مسئولیت یا هر معیار دیگری.
- تجزیه و تحلیل: امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها برای بررسی الگوها، چالش‌ها و فرصت‌ها.
- همگام‌سازی: امکان همگام‌سازی داده‌ها با ابزارهای دیگر برای گزارش‌دهی ترکیبی.
- یادآورها: ارائه یادآورها و هشدارها برای موارد مهم یا مشکلات پیش آمده.
- تاریخچه: ثبت و نگهداری تاریخچه کامل تغییرات و فعالیت‌ها برای مرور و بازنگری.
- امنیت: حفظ اطلاعات و گزارشات در محیطی امن با دسترسی‌های محدود و مشخص.
- صدور گزارش: امکان صدور گزارش‌ها در فرمت‌های مختلف برای استفاده خارج از نرم‌افزار.
10- اتوماسیون و فرایندها در نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری
نرم‌افزارهای مدیریت دورکاری با خودکار‌کردن فرایندها به بهره‌وری تیم‌ها کمک می‌کنند. اتوماسیون در این نرم‌افزارها، موجب می‌شود که فرایندهای تکراری به‌صورت خودکار انجام شوند، و بدین ترتیب زمان و هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کنند.
توسط اتوماسیون، می‌توان نظارت هوشمندانه روی وظایف و پروژه‌ها داشت، هشدارها و پیام‌های یادآوری را به صورت خودکار ارسال کرد و فرآیندهای تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر نمود. این فرآیند به مدیران دورکاری اجازه می‌دهد تا تمرکز بیشتری روی استراتژی‌ها و تصمیمهای مهم داشته باشد، در‌حالی‌که، سیستم به‌صورت خودکار امور روزمره را مدیریت می‌کند.
مدیران با استفاده از نرم افزارهای مدیریت دورکاری، می‌توانند روی روند پروژه‌ها نظارت و آگاهی کامل داشته‌باشند، اعضای تیم نیز می‌توانند با هم تعامل داشته باشند و درنهایت؛ تیم‌ها به بهره‌وری بالاتری می‌رسند.
و اما در آخر
نرم افزارهای مدیریت دورکاری، در صورتی‌که کارآمد و حرفه‌ای باشند، قادرند امکان ارتباط و همکاری را با سایر شرکت‌ها و یا افراد فراهم کنند و به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کارکنان بتوانند به صورت کارآمد و با امنیت بالا از آن‌ها استفاده کنند.
سازمان‌ها در انتخاب نرم افزار مدیریت دورکاری، باید در ابتدای امر، به دقت؛ نیازهای خود را بررسی کنند و درنهایت؛ نرم‌افزار مناسب را با توجه به ویژگی‌های فوق انتخاب کنند.
اگر به دنبال خرید نرم‌افزار مدیریت دورکاری هستید، «نرم افزار مدیریت منابع انسانی انیگما» می‌توانند در این رابطه به شما کمک کنند.
انیگما نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و میتوانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.
