10 آذر روش‌های تنظیم نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند فرایند تردد کارمندان را ساده‌تر سازد، به‌گونه‌ای که شما قادرید، ساعات کاری دقیق را ثبت، برگه‌های زمانی را بررسی و درخواست‌های مرخصی را مدیریت کنید و همه‌چیز را برای حقوق و دستمزد آماده سازید.
ردیابی دستی حضور و غیاب کارمندان اغلب؛ استرس‌زا، درهم و برهم و بسیار وقت‌گیر است و ممکن است؛ موجب ترددهای وقت‌گیر بین شما و پرسنل‌تان شود. از سوی دیگر ثبت ورود و خروج کارمندان به‌صورت دستی، فضایی را برای اشتباهات پرهزینه در حقوق و دستمزد و … فراهم می‌کند.
ما در مجله انیگما، می‌خواهیم به شما کمک کنیم تا ضمن توجه به ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب، نکاتی را پیرامون تنظیم نرم افزار حضور و غیاب در نظر بگیرید. پس همچنان همراه ما باشید.
چگونه یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد انتخاب کنید؟
همانطور که اشاره شد، بررسی تردد کارمندان به‌صورت دستی، اغلب استرس‌زا و وقت‌گیر است و موجب تعامل‌های غیرضروری میان کارمندان و مدیران می‌شود. از سوی دیگر، این روش، ممکن است؛ موجب اشتباهات پرهزینه در حقوق و دستمزد شود.
خوشبختانه، شما میتوانید این رویکرد غیرحرفه‌ای و ناکارآمد را به‌راحتی با نرم افزار حضور و غیاب کارکنان جایگزین کرده و کل فرآیند را از ثبت ساعات کاری و مدیریت مرخصی‌ها گرفته تا بررسی برگه‌های زمانی دقیق و پردازش حقوق و دستمزد، بهینه سازید و بهترین قسمت این است که لازم نیست؛ هزینه گزافی نیز بابت آن‌ها پرداخت کنید! در ادامه ما برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب را با شما در میان می‌گذاریم:
۱- سهولت استفاده
به دنبال انتخاب نرم افزار حضور و غیاب، با راه‌اندازی آسان و تجربه کاربری راحت باشید.
۲- انعطاف‌پذیری
نرم افزار حضور و غیابی را انتخاب کنید که انعطاف‌پذیر و قابل سفارش برای تطابق با ساختارهای تیمی سازمان شما باشد.
۳- ساعت کاری
دسترسی به ساعت ورود و خروج کارکنان در پلتفرم راحت باشد.
۴- ردیابی مکان GPS
امکان ردیابی محل حضور کارمندان در حین کار را داشته‌باشد.
۵- مدیریت مرخصی
امکان مدیریت غیبت‌ها و ثبت درخواست‌های مرخصی از طریق نرم افزار حضور و غیاب داشته‌باشد.
۶- مدیریت حقوق و دستمزد
نرم افزار حضور و غیابی را انتخاب کنید که، مناسب پردازش حقوق و دستمزد کارکنان و مدیریت آن‌ها باشد.
۷- گزارش‌دهی و تحلیل
نرم افزار حضور و غیابی را انتخاب کنید که قابلیت گزارش‌گیری و تحلیل داشته‌باشد.
۸- قیمت
نرم افزار حضور و غیابی را انتخاب کنید که، از لحاظ هزینه به‌صرفه باشد.
۹- پشتیبانی
نرم افزار حضور و غیابی را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی باشد و در صورت بروز هرگونه مشکل، آن را برطرف سازد.
نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب، یکی از روش‌های متنوعی است که شرکت‌ها برای مدیریت تردد پرسنل خود، از آن استفاده می‌کنند.
چگونه نرم افزار حضور و غیاب را تنظیم کنید؟
تنظیم نرم افزار حضور و غیاب اغلب؛ در 2 مرحله انجام می‌شود که عبارتند از:
* نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب
نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب، اغلب؛ توسط کارشناسان فنی انجام می‌شود. در این مرحله، ابتدا، دستگاه حضور و غیاب در محل مناسب نصب شده و با شبکه داخلی یا اینترنت ارتباط برقرار می‌کند. همچنین، تنظیمات اولیه دستگاه مانند ساعت، تاریخ، زبان و … انجام می‌شود.
* تنظیمات نرم افزار
پس از نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب، نوبت به تنظیمات نرم‌افزار می‌رسد. تنظیمات نرم افزار توسط مسئول حضور و غیاب انجام می‌شود. در این مرحله، موارد زیر باید تنظیم شوند:
۱- اطلاعات شرکت و سازمان
در این بخش، اطلاعات اولیه شرکت و سازمان مانند نام، آدرس، شماره تلفن، کد اقتصادی و سایر موارد وارد می‌شود.
۲- اطلاعات پرسنل
اطلاعات پرسنل همچون: نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی، سمت، حقوق و … را وارد می‌کنید.
۳- شیفت‌های کاری
در این بخش، شیفت‌های کاری شرکت و سازمان تعریف می‌شود. برای هر شیفت کاری، باید ساعت شروع، پایان، مدت زمان کار و سایر موارد مشخص گردد.
۴- مرخصی‌ها و مأموریت‌ها
در این بخش، انواع مرخصی‌ها و مأموریت‌ها تعریف می‌شود. همچنین، مشخص می‌گردد، هر پرسنل در چه شرایطی می‌تواند از مرخصی یا مأموریت استفاده کند.
۵- گزارشات
در این بخش، گزارشات مورد نیاز شرکت و سازمان تعریف می‌شود. برای هر گزارش، باید مشخص گردد که چه اطلاعاتی باید در آن نمایش داده شوند.
نکات مهم در تنظیم نرم افزار حضور و غیاب
در هنگام تنظیم نرم افزار حضور و غیاب، به نکات زیر توجه کنید:
- اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار باید دقیق و صحیح باشند.
- تنظیمات نرم‌افزار باید متناسب با نیازهای شرکت و سازمان باشد.
- در صورت بروز هرگونه مشکل در تنظیمات نرم‌افزار، باید از کارشناسان فنی کمک بگیرید.
ارتباط بین دستگاه‌های حضور و غیاب و نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا به سرعت و با دقت به اطلاعات حضور و غیاب پرسنل دسترسی داشته باشند و گزارشات تردد را استخراج کنند.
و اما سخن آخر
در این مطلب سعی کردیم؛ درباره نرم افزار حضور و غیاب، ویژگی‌های مهم و کلیدی و مراحل تنظیم آن با شما سخن بگوییم. اگر به دنبال خرید یک نرم‌افزار جامع، به‌صرفه با کارایی بالا و راحت هستید، (PAS ) گزینه مناسبی است.
PAS یکی از 2 محصول شرکت «انیگما» است که می‌توان آن را به دستگاه حضور و غیاب سازمان متصل و برای تردد پرسنل از آن استفاده کرد. البته این تنها ویژگی این محصول کارآمد نیست و این پلتفرم منحصربه‌فرد، قابلیت نصب روی گوشی را نیز دارد و با نصب آن، می‌توان تردد خود و پرسنل را با آن مدیریت کرد. از سوی دیگر، ویژگی نهایی و جالب این اپلیکیشن، قابلیت استفاده آن به هر دو صورت و همزمان، یعنی اتصال به دستگاه و استفاده روی گوشی همراه است.
منابع: connecteam/ linkedin
