21 بهمن طراحی و سازماندهی پرونده‌های پرسنلی در اکسل اصول و مثا‌ل‌ها
اکسل از کاربردی‌ترین نرم افزارهای کامپیوتری می‌باشد که هم به صورت روزمره و هم در موارد تخصصی بسیار مفید و کمک کننده است. در واقع اکسل ابزاری برای سازماندهی و انجام محاسبات روی داده‌ها است از این رو کابردهای متعددی در بخش مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها نیز دارد. پرونده‌های پرسنلی در واحد منابع انسانی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و یکی از ارکان اساسی برای مدیریت و سازماندهی هرچه بهتر کارکنان،می‌باشند. ما می‌خواهیم در این مطلب به بررسی اصول و مثال‌های کاربرد اکسل در سازماندهی پرونده‌های پرسنلی بپردازیم، برای کسب اطلاعات مربوطه با ما در مجله‌ی انیگما همراه باشد.
طراحی پرونده‌های پرسنلی در اکسل
سازماندهی پرونده پرسنلی در اکسل به مدیران در تحلیل گزاراش‌ها و تهیه آمارهای مورد نیاز، یاری می‌رساند. این امر به بهبود عملکرد و افزایش بهره وری منجر می‌شود؛ از این رو ساخت پرونده‌های پرسنلی اصولی و استاندارد در اکسل از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. اطلاعات موجود در این پرونده‌ها مهم بوده و برای دسترسی راحت به آن‌ها، باید مرتب و سازمان یافته باشند. در بخش زیر تعدادی اصول طراحی برای سازماندهی پرونده‌های پرسنلی در اکسل را بررسی می‌کنیم:
* ایجاد یک ساختار منطقی:
اصل اول در ساخت پرونده‌های پرسنلی به صورت اکسل، استفاده از ساختار منطقی است. این به معنای این است که اطلاعات مرتبط با هر کارمند باید در یک ساختار منطقی و قابل فهم قرار گیرد. به عنوان مثال، میتوانید یک برگه (Sheet) برای هر کارمند ایجاد و اطلاعات مرتبط با او را در آن قرار دهید.
* شخصی سازی و استفاده از فرمت‌های استاندارد:
استفاده از فرمت‌های استاندارد برای ورود و شخصی‌سازی اطلاعات از مهم‌ترین اصول در ساخت پرونده‌های پرسنلی است. مثلا، از فرمت‌های تاریخ، عدد، متن و … استفاده کنید تا اطلاعات به درستی طبقه بندی و نمایش داده شوند. یا به طور مثال، میتوانید رنگ‌ها و آیکون‌ها را برای نمایش وضعیت مختلفی مانند وضعیت تاهل، جنسیت و وضعیت استخدامی، بهره ببرید.
* استفاده از فرمول‌ها و عملیات محاسباتی:
برای افزایش کارایی و دقت، میتوانید از فرمول‌ها و عملیات محاسباتی موجود در اکسل استفاده کنید. به عنوان مثال، میتوانید محاسبات مربوط به حقوق و مزایا، تاریخچه حضور و غیاب و سایر موارد را با استفاده از این فرمول‌ها به خوبی و به صورت خودکار محاسبه نمایید.
* استفاده از فیلترها و جداول برای مرتب سازی:
اکسل امکان فیلترگذاری و مرتب سازی اطلاعات را بر اساس معیارهای مختلف را برای شما فراهم می‌کند. برای دسترسی آسان‌تر به اطلاعات، میتوانید از این فیلترها برای سازماندهی اطلاعات را بر اساس نام، شغل، تاریخ تولد و غیره استفاده نمایید و به راحتی به آن‌ها اشراف داشته باشید. همچنین با بکارگیری جداول مرتبطی مانند جدول حضور و غیاب، جدول ارزیابی عملکرد و یا جدول مشخصات فنی کارکنان میتوانید پرونده‌های پرسنلی خود را به صورت سازمان‌یافته طبقه‌بندی کنید.
استفاده از فیلترها و جداول برای پرونده‌های پرسنلی در اکسل
* نام‌گذاری و محدوده بندی مناسب:
برای ساده‌تر کردن دسترسی به اطلاعات، میتوانید از نام‌گذاری سلول‌ها و محدوده‌ها در اکسل استفاده کنید. این کار به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا سریعا به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
* امنیت و حفاظت از اطلاعات:
امنیت اطلاعات یکی از اصول مهم در ساخت پرونده‌های پرسنلی است. مطمئن شوید که اطلاعات حساس مانند اطلاعات مالی، اطلاعات پزشکی و سایر، به خوبی مورد حفاظت قرار گیرند. برای این منظور، میتوانید از رمزگذاری فایل‌ها یا محدود کردن دسترسی به برخی بخش‌های پرونده استفاده کنید.
* به‌روزرسانی مداوم:
پرونده‌های پرسنلی باید با توجه به تغییراتی که به مرور زمان صورت می‌گیرند، به‌روز رسانی شوند. مثلا اطلاعات مربوط به تغییرات حقوقی، شغلی، تحصیلات و مهارت‌ها و سایر تغییرات مرتبط با هر کارمند باید به‌روز رسانی شود؛ واحد منابع انسانی می‌تواند متناسب با این تغییرات، برای بهبود شرایط کارمندان و سازمان، اقدامات و تصمیمات لازم را اتخاذ نماید.
* استفاده از گزارش‌ها و آمارها:
ایجاد گزارش‌ها و آمارهای مرتبط با پرونده‌های پرسنلی می‌تواند به مدیران و تصمیم‌گیران کمک کند تا با بهره‌گیری از آمارهای کمی و کیفی، تصمیمات بهتری بگیرند. قابلیت‌های گزارش‌دهی و آمارگیری اکسل، بستر مناسبی برای تهیه‌ی گزارش‌های مربوطه می‌باشند. مثلا میتوانید آماری از کارکنان بر اساس شغل، سن، جنسیت و غیره ایجاد نموده و از عملکرد آن‌ها با در نظر گرفتن آیتم‌های مذکور، گزارش تهیه کنید.
گزارش گیری از پرونده پرسنلی در اکسل
* حفظ حریم شخصی کارکنان:
در ساخت پرونده‌های پرسنلی، حتماً باید قوانین و مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی، حقوق کارمندان و سایر مقررات مرتبط با مدیریت منابع انسانی را رعایت کنید.
سخن آخر
در این مطلب متوجه شدیم ساخت و سازماندهی پرونده های پرسنلی به صورت اکسل اهمیت بسیاری دارد. موارد قید شده در این پرونده‌ها شامل اطلاعات شخصی، تحصیلی، حضور و غیاب و تمامی اطلاعات مربوط به پرسنل یا فعالیت‌های آن‌ها در محل کار، می‌باشند.
طبقه بندی پرونده‌های پرسنلی به صورت درست و اصولی به مدیران کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کرده و از آن‌ها جهت خط مشی گذاری و اتخاذ تصمیمات استراتژیک در سازمان بهره ببرند. علاوه بر آن ثبت پرونده‌های پرسنلی به صورت اکسل شرایط مناسبی برای مدیران فراهم می‌کند تا به بهبود فرآیندهای انسانی و روابط کاری در سازمان بپردازند؛ چرا که با استفاده از تحلیل‌های موجود عملکرد کارکنان خود را بررسی و می‌توانند متناسب با آن، به طور عادلانه تغییراتی در وضعیت حقوق و یا پاداش‌های پرسنل خود ایجاد نمایند. در نهایت این عمل منجر به ایجاد یک محیط کاری سالم و افزایش رضایت در کارکنان خواهد شد.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم‌افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
منبع: Linkedin
