بهترین راه برای مدیریت مرخصی کارکنان چیست؟

14 مرداد بهترین راه برای مدیریت مرخصی کارکنان چیست؟

مدیریت مرخصی (Leave Management) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مطمئن شوند، پرسنل خود از مرخصی‌های استحقاقی‌شان استفاده می‌کنند. زمانی‌که کارکنان از مرخصی‌های استحقاقی استفاده می‌کنند، با روحیه شادتر و بشاش‌تر در محیط کار حاضر می‌شوند.

از سوی دیگر مدیریت مرخصی، موجب می‌شود تا مدیران متوجه این مسئله نیز باشند که چند نفر از نیروهای خود در سر کار حاضرند.

امروز در مجله انیگما، قصد داریم درباره مدیریت مرخصی کارکنان با شما صحبت کنیم. پس همچنان همراه ما باشید.

منظور از مدیریت مرخصی چیست؟

مدیریت درخواست مرخصی یک فرآیند مهم در مدیریت منابع انسانی است که به کارکنان اجازه می‌دهدT درخواست مرخصی خود را برای مدیر یا سرپرست بالاترشان ارسال کنند و به درخواست‌شان با توجه به مدیریت این امر پاسخ داده‌شود.

این فرآیند شامل ایجاد سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به مرخصی، پذیرش و تأیید درخواست‌ها، بررسی موجودی مرخصی کارکنان و به‌روزرسانی موجودی مرخصی است.

مدیریت درخواست مرخصی، یک فرآیند ساده، شفاف و موثر برای اجازه دادن به کارکنان است که ضمن استفاده از مرخصی‌های‌شان، بین کار-زندگی کارمندان تعادل ایجاد می‌شود و کارکنان از محیط کارشان رضایت بیشتری خواهند داشت. این فرآیند  به کمک نرم‌افزار مدیریت مرخصی پرسنل به‌صورت خودکار و مؤثرتر اجرا می‌شود.

معرفی 6 راهکار متنوع برای مدیریت مرخصی پرسنل

در این قسمت به ارائه چند راهکار برای مدیریت مرخصی کارمندان می‌پردازیم که عبارتند از:

1. روش درخواست مرخصی را مشخص کنید؛

با پرسنل‌هایی که به‌تازگی وارد مجموعه شما شده‌اند، صحبت کنید و از همان ابتدا، روش درخواست مرخصی و قوانین مربوط به آن را با آن‌ها در میان بگذارید. به‌طورمثال، با آن‌ها صحبت کنید که چه موقع می‌توانند مرخصی بگیرند، اگر قوانینی در رابطه با آن وجود دارد، با آن‌ها در میان بگذارید و ….

افزون‌براین، با کارمندان خود هماهنگ کنید که هرچند وقت می‌توانند درخواست مرخصی بدهند. محدودیت‌های شما هرآنچه که هست، باید برای همه کارمندان به‌طور یکسان اجرا شود.

به‌یاد داشته باشید، قوانینی که برای مدیریت مرخصی پرسنل خود در شرکت وضع می‌کنید با قوانین کار هم‌پوشانی داشته‌باشد.

مدیریت درخواست مرخصی، به کارکنان اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی بهتری برای استفاده از مرخصی‌ها خود داشته‌باشند. از سوی دیگر، به سازمان نیر این اجازه را می‌دهد تا بهتر منابع انسانی خود را مدیریت کند.

2.تعیین بازه‌های زمانی که کارمندان نمی‌توانند مرخصی بگیرند؛

مشخص است؛ در بازه‌های زمانی همچون تعطیلات نوروز، بیشتر کارمندان می‌خواهند به مرخصی بروند. طبیعی است که در چنین روزهایی، شما با کمبود نیرو مواجه می‌شوید.

در چنین مواقعی؛ از قبل باید با پرسنل خود هماهنگ کنید که چند نفر باید در شرکت حضور داشته باشند و چه تعداد افراد می‌توانند به مرخصی بروند.

3. تعیین استراتژی برای زمان‌هایی که درخواست‌های مرخصی با هم هم‌پوشانی دارند؛

گاهی اوقات هست که برای روزهای خاص چندین کارمند با هم درخواست مرخصی می‌دهند. برای مدیرت مرخصی کارمندان در چنین شرایطی می‌توانید کارهای زیر  را انجام دهید:

· اولویت‌بندی براساس زمان درخواست

ساده‌ترین روش مدیریت درخواست مرخصی پرسنل، این است که به زمان درخواست کارمندان توجه کنید و هرکسی زودتر درخواست داده، با آن موافقت کنید. این سیاست موجب می‌شود تا کارکنان درخواست مرخصی خود را زودتر برای شما ارسال کنند.

· علت درخواست مرخصی

یکی دیگر از شیوه‌های مدیریت مرخصی کارمندان، بررسی علت مرخصی افرادی است که همزمان با هم درخواست داده‌اند. به‌طور مثال یک نفر برای شرکت در مراسم عروسی یا فوت و … می‌خواهد به مرخصی برود، درحالی‌که دیگری، به قصد تفریح در همین تاریخ، درخواست مرخصی داده‌است.

· تعداد درخواست‌های مرخصی قبلی

بعضی مواقع دو یا چند کارمند همزمان با هم می‌خواهند به مرخصی بروند. در چنین شرایطی، به تاریخ و تعداد دفعاتی که هر دو کارمند به مرخصی رفته‌اند، توجه کنید. به‌طور مثال، اگر یکی از آن‌ها در طی 3 ماه گذشته، 3 بار مرخصی رفته و دیگری اصلا به مرخصی نرفته‌است، پس اولویت را به فردی بدهید که به مرخصی نرفته‌است.

4. تعیین پاداش برای کارمندانی که در مدت زمان مشخص، کمتر به مرخصی رفته‌اند؛

حواس‌تان به کارمندان وفاداری که کمتر به مرخصی می‌روند، نیز باشد. کارمندان ثابت‌قدم و متعهدی که همواره در شیفت‌های کاری خود به‌طور مرتب و بی‌حاشیه حاضر می‌شوند و کارشان را باکیفیت انجام می‌دهند.

به کارمندانی این چنینی پاداش دهید و به آن‌ها نشان دهید که حواس‌تان به کیفیت و انضباط‌شان هست.

5. از یک سیستم استاندارد برای ثبت درخواست مرخصی استفاده کنید؛

بهترین شیوه برای مدیریت مرخصی کارمندان استفاده از یک سیستم استاندارد در این رابطه است. زمانی‌که، افراد برای درخواست مرخصی به‌صورت شفاهی پیش شما می‌آیند، امکان فراموش کردن آن وجود دارد.

اما؛ وقتی در یک سیستم استاندارد، درخواست مرخصی را ثبت می‌کنند، احتمال فراموشی روز و ساعت آن وجود ندارد و از طرفی دیگر عملکردی کاملا شفاف برای سایر پرسنل نیز هست.

بنابراین، از پلتفرم‌های حضور و غیاب، همچون نرم‌افزار انیگما برای مدیریت مرخصی کارمندان خود استفاده کنید و درخواست‌های مرخصی پرسنل خود را مرتب کرده و به قول معروف سر‌و‌سامان دهید.

6. مرخصی را به‌صورت چرخشی تعیین کنید.

به‌منظور رعایت حق تمامی کارمندان پیشنهاد می‌شود، مرخصی را به‌صورت چرخشی تعیین کنید. به‌طورمثال، افراد در مواقع مشخص می‌توانند به مرخصی بروند و به غیر از مواقع مشخص شده، باید کارمند خودش با همکارانش به توافق برسد و به شما، فرد جایگزین را معرفی کند.

با کمک نرم‌افزارهای حضور و غیاب می‌توانید با دقت بیشتر مرخصی پرسنل خود را مدیریت کنید.

و اما سخن آخر…

در این مقاله سعی کردیم شما را با 6 راهکار مختلف مدیریت مرخصی کارکنان آشنا سازیم. همانطور که اشاره شد، با استفاده از پلتفرم انیگما، به‌راحتی می‌توانید مرخصی‌های کارمندان‌تان را مدیریت کنید و حتی متوجه غیبت‌های آن‌ها شوید.

انیگما نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم قابلیت سفارش‌سازی داشته و می‌توانید آن را بدون مرز و محدودیت با قیمتی مناسب و ارزان از سرتاسر جهان تهیه کنید و به محیط کاری خود نظم بخشید.

کار با انیگما بسیار ساده و آسان است و آموزش کار با آن، به شیوه‌های مختلف حضوری، آنلاین یا آفلاین در دسترس شماست. ما با کمک تیم پشتیبانی‌مان به شیوه‌های مختلف تلفن ویژه، ایمیل، ارسال تیکت و حضور فعال در تمامی شبکه‌های اجتماعی با کاربران‌مان ارتباط داریم تا در صورت بروز مشکل، در کمترین زمان ممکن، پاسخ‌گوی نیاز شما باشیم.

منبع: getsling