ثبت ورود و خروج پرسنل مهمترین عملیاتی است که باید در تمامی سازمانها انجام شود تا بتوان هر ماه به طور دقیق نحوه دستمزد کارکنان را بر اساس ساعات حضور آنها درون سازمان محاسبه نمود. بنابراین اگر شما مدیر یک شرکت یا سازمان هستید، این طبیعی است که به دنبال دستگاه یا نرم افزاری عالی برای کنترل ورود و خروج پرسنل باشید. در ادامه مطلب با انیگما همراه باشید تا هر چیزی که لازم است در ارتباط با ورود و خروج پرسنل و بهترین نرم افزار برای این کار بدانید را به شما معرفی نمایید.
ثبت ورود و خروج پرسنل شامل فرایندی است که در آن زمانی که کارمندان وارد سازمان میشوند و زمانی که از سازمان خارج میشوند به صورت خودکار توسط یک نرم افزار ثبت شود تا دیگر نیازی به ثبت دستی و نوشتن ساعات ورود و خروج توسط هر کارمند نباشد.
سیستمهای ثبت و کنترل ورود و خروج پرسنل که به نام سیستم حضور و غیاب پرسنل نیز شناخته میشوند، سیستمی است که کارفرمایان ورود و خروج کارکنان خود را بررسی میکنند، علاوه بر این مرخصی و اضافه کاری آنها را محاسبه میکنند، حقوق و دستمزد دریافت میکنند و در صورت تمایل اطلاعات حقوق و دستمزد دریافتی را به هر سیستم حسابداری ی حسابدار سازمان منتقل میکنند. در نتیجه انتقال زمان ورود و خروج به نرم افزار حضور و غیاب، پیگیری روزانه، هفتگی و ماهانه پرسنل به راحتی قابل انجام است.
امروزه علاقه و نیاز به سیستمهای ردیابی پرسنل به میزان قابل توجهی افزایش یافته است و استفاده از آن تقریباً در هر بخش و مؤسسهای اجتناب ناپذیر شده است.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی، نرم افزارهای گوناگونی برای ثبت ورود و خروج پرسنل ساخته شدهاند؛ در حالی که در گذشته برای ثبت ورود و خروج کارکنان به صورت دستی هر فردی که وارد سازمان میشد باید زمان ورود و خروج خود را یادداشت میکرد. معایب روشهای قدیمی امکان تقلب، دقیق نبودن زمان ورود و خروج و سختی در محاسبه حضور کارکنان در سازمان و در نتیجه دشواری محاسبه دستمزد آنها بود. اما امروزه با دستگاههای جدید که ساخته شدهاند دیگر این دشواریها وجود ندارد.
انواع دستگاههای ورود و خروج پرشنل عبارتند از:
نرم افزار PAS یک تحول در ثبت روند ورود و خروج و بهترین جایگزین دستگاه های کارت ساعت است چرا که در این مجموعه نرم افزاری تمام روند تردد به صورت تمام و کمال همراه با گزارشات متنوع دیده شده است.
دیگر نیاز نیست دستگاه خاصی برای ثبت ورود و خروج خریداری کنید. فرقی نمیکند با موبایل و تبلت یا لپتاپ و کامپیوتر میتوانید فرایند تردد را یا نرم افزار PAS انیگما انجام دهید.
برای اینکه از روند ورود و خروج پرسنل آگاه شوید لازم نیست تا پایان ماه صبر کنید که گزارش مالی آماده شود. با چند کلیک روازنه از تمام تردد پرسنل خود مطلع شوید.
مدیریت حضور و غیاب کارکنان نقش بسیار مهمی در بهرهوری و نظم سازمانی دارد. با استفاده از سیستمهای حضور و غیاب جدید، میتوان از زمان ورود و خروج دقیق کارکنان مطلع شد و بر این اساس، حقوق و دستمزد آنان را بهطور منظم و عادلانه محاسبه کرد. در گذشته، روشهای حضور غیاب قدیمی با مشکلاتی مانند تقلب و دقت پایین مواجه بودند که موجب ایجاد نارضایتی و بینظمی در سازمان میشد. امروزه، استفاده از نرمافزارهای پیشرفته مدیریت حضور و غیاب این مشکلات را به حداقل رساندهاست.
بسیاری از سازمانها هنوز از روشهای حضور و غیاب بدون دستگاه استفاده میکنند، که این روشها نیز معایب خاص خود را دارند. با این حال، پیادهسازی یک سیستم حضور و غیاب جدید میتواند باعث افزایش بهرهوری، کاهش زمانهای تلف شده و بهبود کلی عملکرد سازمان شود. به این ترتیب، مدیریت حضور و غیاب به عنوان یکی از اصول مهم مدیریت منابع انسانی، نقش کلیدی در موفقیت و رشد سازمانها ایفا میکند.
نرمافزارهای حضور و غیاب جدید با امکانات پیشرفتهای طراحی شدهاند و به مدیران سازمانها کمک میکنند تا به طور موثرتری بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند. این نرمافزارها نه تنها فرآیند حضور و غیاب را سادهتر کردهاند، بلکه امکانات متعددی نیز به آن افزودهاند. از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
نرمافزارهای حضور و غیاب جدید امکان تهیه گزارشهای دقیق از ساعات کاری، تاخیرها، و غیبتهای کارکنان را فراهم میکنند. این گزارشها به مدیران کمک میکنند تا با تحلیل دقیق دادهها، تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرند.
با استفاده از این نرمافزارها، نظارت بر زمانهای استراحت و صرف غذا آسانتر شدهاست. این ویژگی به مدیران کمک میکند تا از بهینهبودن استفاده از زمان کارکنان اطمینان حاصل کنند.
یکی از قابلیتهای مهم نرمافزار حضور و غیاب، کنترل دسترسی به بخشهای مختلف سازمان است. این ویژگی امنیت سازمان را افزایش داده و از ورود افراد غیرمجاز جلوگیری میکند.
این نرمافزارها با استفاده از فناوریهای ابری، امکان ثبت حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاههای فیزیکی را فراهم کردهاند. این ویژگی به ویژه در محیطهای کاری مختلف و شعبههای پراکنده بسیار کاربردی است.
نرمافزارهای حضور و غیاب پیشرفته قابلیت یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی مانند سیستمهای حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و حسابداری را دارند. این یکپارچگی، موجب تسهیل در فرآیندهای مختلف سازمان و کاهش خطاهای انسانی میشود.
با توجه به اهمیت روز افزون ثبت ورود و خروج پرسنل در سازمانها نیاز است تا هر شرکت اعم از کوچک و بزرگ دارای یک نرم افزار کنترل و ثبت ورود و خروج پرسنل باشند اما در عین حال باید بهترین آن را برای سازمان خود خریداری نمایند. نرم افزار PAS انیگما یکی از بهترین نرم افزارهای موجود برای ثبت ورود و خروج کارکنان سازمان شما میباشد که تمامی نیازهایتان را برآورده خواهد کرد.
یک نرم افزار ورود و خروج پرسنل مناسب سازمانها باید دارای امکانات زیر باشد:
بله در دستگاههای خوب ورود و خروج پرسنل مانند نرم افزار PAS انیگما میتوان مرخصی کارکنان را ثبت نمود.
معمولا دستگاههای ثبت اثر انگشت انتخابی درست برای سازمانها هستند.
دستگاههای ثبت ورود و خروج پرسنل در کنار تمامی مزایایی که دارند، ممکن است معایبی مانند هزینه بالا، نصب و نگهداری دشوار و در برخی از آنها دقیق نبودن ساعت نیز داشته باشند.
برای آنکه نحوه محسابه حقوق و دستمزد کارکنان در هر ماه به راحتی انجام شود نیاز است تا شرکتها از یک دستگاه کنترل و ثبت ورود و خروج کارکنان خود استفاده نمایند. در غیر اینصورت ممکن است با دشواری نحوه محاسبه حقوقها و عدم نظم در سازمان مواجه شوند.
بله، نرم افزارهای کنترل و ثب ورود و خروج پرسنل دارای قابلیت ویرایش، افزودن و حذف هستند که میتوانید اطلاعات کارمندانی که از سازمان شما خارج میشوند را از درون نرم افزار حذف نمایید.
دستگاههای تشخیص چهره در مکانهای کاری یا مؤسسات در برخی بخشهایی که به دلیل تغییر شکل انگشت نمیتوانند از خوانندگان اثر انگشت استفاده کنند، ترجیح داده میشوند.