مزایای سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان

16 مرداد مزایای سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان

اغلب ما در سازمان‌ها و یا شرکت‌هایی که کار می‌کنیم، از نابسامانی و عدم مدیریت منابع انسانی شاکی هستیم. اگر شما مدیریت منابع انسانی سازمانی را به عهده دارید و یا خودتان مدیرعامل مجموعه هستید، هم با این مشکلات دست‌و‌پنجه نرم می‌کنید. سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان یکی از بهترین شیوه‌ها و کارآمدترین آن‌ها برای نظم بخشیدن به این بهم ریختگی‌هاست.

اگر دوست دارید با این مفهوم، اهداف سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان و مراحل استقرارش در سازمان و کاربردهای آن، بیشتر آشنا شوید، با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.

سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان چیست؟

وقتی صحبت از سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان (Human Resource Management System) می‌شود، منظور سیستمی است که برای جمع‌آوری، ذخیره و مدیریت داده‌های مربوط به کارکنان استفاده می‌شود.

این داده‌ها شامل اطلاعات شخصی مانند نام، آدرس و شماره تماس، تاریخ استخدام، سوابق عملکرد، آموزش و توسعه و حقوق و دستمزد، آموزش، ارزیابی عملکرد و سایر جنبه‌های منابع انسانی است.

سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان چه اهدافی دارد؟

اهداف سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان (HRMS) به بهبود مدیریت و استفاده از منابع انسانی در سازمان‌ها می‌پردازد. برخی از اهداف اصلی سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان عبارتند از:

· بهبود مدیریت منابع انسانی؛

سیستم HRMS به مدیران و تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا اطلاعات کارکنان را بهبود بخشند و به‌صورت بهینه منابع انسانی را مدیریت کنند.

· زیبایی‌سازی فرآیندهای کاری؛

سیستم HRMS فرآیندهای کاری مرتبط با منابع انسانی را بهتر می‌کند. خطاها را در مسیر اتوماسیون کاهش داده و دقت و سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد.

· بهبود ارتباطات؛

HRMS، ایجاد پورتال کارکنان و ارائه اطلاعات مرتبط با منابع انسانی به کارکنان را راحت‌تر می‌کند، وضعیت ارتباطات داخلی را بهبود می‌بخشد.

· ارتقاء تصمیم‌گیری استراتژیک؛

با ارائه آمارها، گزارش‌ها و تحلیل‌های مرتبط با منابع انسانی، سیستم HRMS به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مرتبط با منابع انسانی را بهتر، دقیق‌تر و کارآمدتر انجام دهند.

· مدیریت عملکرد بهتر؛

امکان انجام ارزیابی‌های عملکرد و تعیین اهداف با استفاده از سیستم HRMS به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را پیگیری کنند.

· ارتقاء رضایت کارکنان؛

با دسترسی به اطلاعات شخصی، اطلاعات مالی و دستمزد و مزایا، سیستم HRMS در جلب رضایت و اعتماد بیشتر کارکنان بسیار موثر است.

· مدیریت برنامه‌های آموزشی؛

امکان برنامه‌ریزی، ثبت‌نام و پیگیری دوره‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای با کمک سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان وجود دارد و این امر، موجب بهبود عملکرد کارکنان می‌شود.

· پیشگیری از تضادها و خطاها.

سیستم HRMS با تسهیل ارتباط بین تیم‌های مختلف و دسترسی به اطلاعات به‌موقع، به کاهش احتمال تضادها و خطاها در فرآیندهای منابع انسانی کمک می‌کند.

سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان، چه کاربردی دارد؟

سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان یا (HRMS) ابزار قدرتمندی است که برای انجام وظایف زیر از آن استفاده می‌شود:

1. مدیریت استخدام و پیمانکاران؛

از انتخاب و استخدام کارکنان جدید و پیمانکاران گرفته تا تعیین وظایف و مسئولیت‌ها، این سیستم به مدیران کمک می‌کند تا فرآیند استخدام را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.

2. حضور و غیاب؛

از ثبت حضور و غیاب کارکنان تا مدیریت مرخصی‌ها و تأخیرها، HRMS به‌صورت دقیق، رصد و مدیریت حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد.

3. مدیریت حقوق و دستمزد؛

با محاسبه دقیق حقوق، دستمزد و مزایای مختلف کارکنان بر مبنای قوانین و مقررات، این سیستم در بهینه‌سازی فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد بسیار موثر است.

4. توسعه حرفه‌ای و آموزش؛

HRMS به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای را برنامه‌ریزی و پیگیری کنند.

5. ارزیابی عملکرد؛

با امکان انجام ارزیابی‌های عملکرد کارکنان و تعیین اهداف، سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کنند.

6. مدیریت اطلاعات شخصی؛

ثبت و مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان از جمله اطلاعات تماس، تاریخ تولد و سوابق کاری، کمک می‌کند تا اطلاعات مرتبط به کارکنان به صورت منظم و مرتب نگهداری شوند.

7. گزارش‌گیری و آمار؛

تولید گزارش‌ها و آمار مرتبط با منابع انسانی به منظور تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و مدیریتی بهتر.

8. پورتال کارکنان.

ایجاد یک پورتال کارکنان برای دسترسی به اطلاعات مرتبط با حقوق، حضور و غیاب، اطلاعات شخصی و ارتباط با تیم و مدیران.

چطور سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان را در سازمان اجرا کنیم؟

استقرار سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان یک فرآیند جامع است که به برنامه‌ریزی دقیق، همکاری تیم‌های مختلف و رهبری مؤثر نیاز دارد. در زیر، مراحل اصلی استقرار یک سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان را با شما در میان می‌گذاریم:

· تعیین نیازها و اهداف؛

در این مرحله، باید نیازها و اهداف سازمان برای استقرار سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان شناسایی شوند.

·  انتخاب سیستم مناسب؛

پس از شناسایی نیازها، باید یک سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان مناسب، بر اساس نیازمندی‌ها و بودجه سازمان انتخاب شود.

· طراحی و تنظیم سیستم؛

در این مرحله، سیستمی طراحی می‌شود که با نیازها و فرآیندهای سازمان سازگار باشد.

· تهیه داده‌ها؛

داده‌های مورد نیاز برای سیستم تهیه می‌شوند و اطلاعات موجود در سیستم‌های قدیمی به سیستم جدید منتقل می‌گردند.

· آموزش کاربران؛

کاربران سیستم، از جمله مدیران، تیم‌های منابع انسانی و کارکنان، باید در مورد استفاده از سیستم، آموزش ببینند. آموزش‌ها می‌توانند حضوری، آنلاین و با مستندات آموزشی باشد.

· آزمایش‌ها و تست‌ها؛

پیش از انتشار عمومی، سیستم باید توسط تیم‌های تخصصی آزمایش و تست شود.

· اجرا و انتشار؛

پس از تست‌ها و آزمایش‌ها و اطمینان از عملکرد صحیح، سیستم به محیط تولیدی منتقل می‌شود.

· پشتیبانی و نگهداری؛

پس از استقرار، سیستم نیاز به پشتیبانی و نگهداری دارد. تعمیر و نگهداری مرتب، انجام به‌روزرسانی‌ها، رفع اشکالات و تضمین بهره‌وری مداوم سیستم، از جمله وظایف این مرحله هستند.

· ارزیابی و بهبود.

پس از استقرار سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان باید عملکرد سیستم و تأثیر آن بر فرآیندها و کسب‌وکار ارزیابی شوند. این ارزیابی به تشخیص نقاط ضعف و بهبودهای ممکن در سیستم بسیار کمک می‌کند.

 

چگونه نرم‌افزار انیگما می‌تواند در مدیریت یکپارچه کارکنان موثر باشد؟

«نرم‌افزار انیگما» نخستین پلتفرم ارتقای کارایی سازمانی است که قابلیت نصب روی سرور داخل سازمان یا روی ابر دارد. این پلتفرم یک محیط امن، ساده و کارآمد برای یکپارچه‌سازی است و از آن برای برقراری ارتباط کارآمد و تبادل اطلاعات کارکنان با هم به سادگی می‌توان استفاده کرد.

امکانات این پلتفرم جامع بسیار متنوع است و قابلیت سفارشی‌سازی نیز دارد. اپلیکیشن انیگما یک راه مطمئن برای مدیریت جذب و استخدام نیروهای جدید، صدرور احکام پرسنلی براساس قوانین سازمان، مدیریت حضور و غیاب و شیفت‌های کاری، حقوق و دستمزد و مدیریت مسائل مالی، ارزیابی عملکرد پرسنل، مدیریت وام‌ها و انواع بیمه و مسائل رفاهی پرسنل، مدیریت آموزش کارکنان و شرح وظایف پرسنل، مدیریت جلسات و امور داخلی است.

همانطور که متوجه شده‌اید، این نرم افزار مدیریت منابع انسانی، یک ابزار قدرتمند، دقیق و کامل است که برای سیستم مدیریت یکپارچه کارکنان بسیار کارآمد است و می‌توانید آن را با قیمت مناسبی در سرتاسر جهان تهیه کرده و از قابلیت‌های گوناگونش به‌راحتی استفاده کنید.

افزون‌براین، نگران پشتیبانی و یا آموزش نحوه استفاده از آن نیز نباشید. ما در مجموعه انیگما آماده‌ایم، تا نحوه کار با آن را به شیوه‌های مختلف حضوری، آنلاین یا آفلاین با شما در میان بگذاریم.

چنانچه در کار با نرم افزار مدیریت منابع انسانی انیگما، دچار مشکل شدید، همکاران ما در تیم پشتیبانی آماده‌اند، تا به شیوه‌های مختلف تلفن ویژه، ایمیل، ارسال تیکت و حضوری فعال در تمامی شبکه‌های اجتماعی، در کمترین زمان ممکن، پاسخ‌گوی نیاز شما باشند. پس با ما همراه باشید و منابع انسانی خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.