16 بهمن تاثیر نرم‌افزار حضور و غیاب بر بهره‌وری کارکنان
ارتقا و بهبود بهره‌وری کارکنان از گذشته تا کنون از مسائل مهم و مطرح در مدیریت منابع انسانی بوده است. متخصصان همواره به دنبال پیدا کردن راهکارهای جدید و اثربخش جهت افزایش بهره‌وری بوده‌اند چرا که بقای سازمان‌ها تا حد زیادی به این فاکتور مهم بستگی دارد. امروزه در جوامع مدرن و پیشرفته روشهای سنتی حضور و غیاب منسوخ و استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط رواج پیدا کرده است؛ نرم افزار‌های حضور و غیاب مزایا و فواید متعددی دارند که یکی از این موارد می‌تواند افزایش بهره‌وری کارکنان باشد. برای مطالعه‌ی بیشتر در این مورد در مجله‌ی انیگما همراه ما باشید.
نرم‌افزار حضور و غیاب چگونه باعث افزایش بهره‌وری می‌شود؟
در ابتدا برای درک بهتر مطالب، به تشریح بهره‌وری می‌پردازیم. بهره‌وری ترکیبی از کارایی و اثربخشی است که چنین تعریف می‌شود:”حداکثرسازی سودِ ممکن با بهره‌گیری و استفاده بهینه از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان، مکان و…”. با توجه به این تعریف متوجه می‌شویم افزایش بهره‌وری کارکنان، یکی از ارکان اساسی برای موفقیت و ماندگاری کسب و کارها می‌باشد.
استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به سازمان‌ها امکان مدیریت بهتر برای حقوق و دستمزد کارکنان خود می‌دهد. این سیستم‌ها تمامی داده‌های حضور و غیاب را به صورت دقیق و قابل اطمینان ذخیره کرده و به مدیران امکان مشاهده و مدیریت این داده‌ها را می‌دهند. این باعث افزایش نظم و انضباط در سازمان شده و بهبود کارایی و بهروری کلی سازمان را به دنبال دارد.
برخی از آثار نرم‌افزار حضور و غیاب بر بهره‌وری کارکنان، عبارت‌اند از:
1. جلوگیری از اتلاف وقت
موضوع اتلاف وقت در محل کار یکی از مسائل تاثیرگذار بر میزان بهره‌وری می‌باشد. این اتفاق هنگامی رخ می‌دهد که کارمندان برای زمانی که کار نکرده‌اند، حقوق و دستمزد دریافت می‌کنند. برخی از کارکنان به‌دلایل مختلفی مانند حواس‌پرتی یا تقلب و یا به اشتباه زمان خود را در محل کار تلف می‌کنند. روشهای متداول اتلاف زمان عبارت‌اند از:
-
- ورود به محل کار بعد از زمان مقرر
- صرف زمان برای استراحت یا ناهار بیش از حد مجاز
- انجام کارهای شخصی در طول ساعات کاری
- استفاده از زمان کاری برای تماس تلفنی شخصی
وجود یک سیستم جهت پیگیری ورود و خروج پرسنل و ساعات کاری کارکنان در حل این چالش و افزایش بهره‌وری کارکنان نقش مهمی دارد. نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند زمان ورود و خروج کارکنان را به‌طور خودکار و منظم، بررسی و مدیریت کند.
چگونگی تاثیر این نرم‌افزارها بر میزان بهره‌وری در سازمان‌ها
2. افزایش حس مسئولیت پذیری در کارکنان
نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند بر عملکرد کارکنان نظارت و آن را اندازه‌گیری کنند. با پیگیری حضور و غیاب کارکنان به صورت سیستمی ، میتوانید به نحوه ورود و خروج، غیبت‌ها و مرخصی کارکنان نظارت بهتری انجام دهید. کاهش غیبت‌های بی‌دلیل و هماهنگ نشده باعث می‌شود کارکنان وظایف خود را به‌درستی انجام دهند.همچنین استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند به شما کمک کند تا کارمندانی که به‌موقع حاضر نمی‌شوند را شناسایی و برای بهبود عملکرد آن‌ها اقدامات موثری انجام دهید.
3. حذف فرایند حضور و غیاب به شیوه‌ی سنتی
حتی در مجموعه های کوچک ثبت دستی حضور و غیاب کارکنان پاسخگو نیست و امکان خطا در حد زیادی وجود دارد دارد علاوه بر این موجب اتلاف وقت و بی نظمی نیز می شود. نصب و پیاده‌سازی نرم‌افزار حضور و غیاب در سازمان احتمال خطای انسانی در زمان ثبت داده‌های ورود و خروج را کاهش می‌دهد و در زمان کارشناس واحد منابع انسانی صرفه‌جویی می‌کند. بنابراین، آن‌ها می‌توانند به وظایف مهم‌تری مانند برنامه‌های آموزشی، پیشرفت و توسعه و ایجاد محیط کار ایمن تمرکز کنند.
4. مدیریت غیبت‌ها
علاوه بر ساعات حضور کارکنان یک نرم‌افزار حضور وغیاب باید امکان مشخص کردن و نظارت بر غیبت‌های کارکنان به دلایل مختلف را هم فراهم کند.
5. برنامه ریزی بهینه برای کارکنان
برخی از کارمندان برای روزها و یا زمان‌های خاصی به‌طور مرتب غیبت دارند. نرم‌افزار حضور و غیاب با توجه به داده‌های موجود در سیستم گزارش و تجزیه و تحلیل کاملی از اطلاعات در اختیار شما قرار می دهد و با استفاده از این گزارشات می توان برنامه و تغییراتی برای بهبود عملکرد پرسنل در قالب ساعت کاری در نظر گرفت. سامانه‌های پیگیری حضور و غیاب می‌توانند به شناسایی کارمندانی که نیاز به برنامه‌ریزی منعطف دارند، کمک کنند. شناسایی این کارمندان در زمان مناسب می‌تواند باعث ایجاد شرایط مناسب مانند کار از راه دور شود که در نهایت بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد.
6. افزایش سطح رضایت کارمندان
مدیریت و کنترل درخواست مرخصی کارمندان، بخش مهمی از فرایند مدیریت به منظور حفظ یک محیط کاری رضایت بخش است. وقتی رضایت کارمندان افزایش پیدا کند مسائلی مانند ترک از کار به میزان قابل کاهش، و بهروه‌وری کارکنان بهبود می‌یابد. علاوه بر این موضوع به علت عدم وجود خطا در نرم‌افزار حضور غیاب و ثبت دقیق داده‌های مربوطه، در حق هیچ یک از کارمندان از جهت اضافه کاری، حضور یا غیبت آن‌ها اجحافی صورت نمیگیرد و کارکنان با توجه به حضور به موقع یا تاخیر در ساعت مقرر، انتظار دریافت پاداش یا تنبیه، بسته به نوع عملکرد خود را دارند.
آثار نرم‌افزار حضور و غیاب در جهت بهبود بهره‌وری کارکنان
سخن پایانی
در دنیای کسب و کارهای امروزی، مدیریت حضور و غیاب کارکنان یکی از مسائل اساسی و بحرانی است که تأثیر چشمگیری بر عملکرد و بهروری سازمان‌ها دارد. نرم‌افزار حضور و غیاب یکی از ابزارهای موثر و نوین است که می‌توان از آن در جهت افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کرد. ما در این مقاله به چگونگی تاثیر این نرم‌افزارها بر میزان بهره‌وری در سازمان‌ها پرداخته و از ابعاد مختلف این مساله را بررسی نمودیم.
«انیگما» یک شرکت معتبر در راستای مدیریت منابع انسانی است که شما میتوانید برای نظم‌دهی به ساختارهای اداری شرکت‌تان، جلوگیری از انجام یک سری کارهای تکراری و کلافه‌کننده، افزایش رضایت شغلی، بهبود کارایی سازمانی و مدیریت زمان و کار، از آن کمک بگیرید.
این شرکت، دو نرم افزار مشهور به نام‌های «نرم افزار حضور و غیاب PAS» و «نرم افزار منابع انسانی HR» دارد که هر دو با قیمت مناسبی، برای تمامی مشتریان در سرتاسر جهان، قابل عرضه هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، کافی است، با ما تماس بگیرید.
